Komplexität ist das A und O des Projektmanagements. Für Serviceorganisationen auf Unternehmensebene kommen die Herausforderungen sowohl von innerhalb als auch von außerhalb des Unternehmens. Bestimmte Projekte sind von Natur aus komplex, und durch die Weiterentwicklung des Projektmanagements werden die Methoden, Techniken und Werkzeuge, die den Managern zur Verfügung stehen, ständig erweitert.
Wie können Projektmanager also Projekte auf Kurs halten, während sie gleichzeitig die Interessengruppen auf dem Laufenden halten und den Kunden weiterhin zur Verfügung stehen? Werfen wir einen Blick auf einige häufige Ursachen für die Komplexität von Unternehmen und erörtern wir einige Lösungen für deren Bewältigung.
Das (erwartete) Unerwartete
Die größte Hürde bei Projekten ist heute der Mangel an Transparenz und Vorhersehbarkeit. Ohne ein klares Verständnis der potenziellen Risiken und Rückschläge, die vor Ihnen liegen, ist es schwierig, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie vorgehen müssen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Es ist wichtig, dass PMs erkennen, dass eine gewisse Unvorhersehbarkeit unvermeidlich ist. Während Risikomanagement und Ressourcenmanagement dazu dienen, Probleme so gut wie möglich abzumildern - und Sie sollten in beiden Bereichen bewährte Verfahren anwenden -, können diese Ansätze die Zukunft nicht vorhersagen.
Der beste Weg, mit Ungewissheit umzugehen, ist, sie von Anfang an zu akzeptieren. Wenn Sie die Erwartungen der Beteiligten festlegen, sollten Sie so klar wie möglich sagen, in welchen Bereichen das Unerwartete eintreten könnte. Erkennen Sie die Grenzen des Teams oder Projekts und kommunizieren Sie darüber, und integrieren Sie Flexibilität in Ihre Prozesse.
Methodik ist wichtig
Projektmanagement ist ein wachsender Bereich mit einer Reihe von Methoden, die immer weiter verfeinert werden. Einige gängige Methoden umfassen:
- Wasserfall - Die älteste Projektmanagement-Methode, der Wasserfall-Ansatz, besteht aus einer einzigen Abfolge von Aufgaben, die jeweils vom vorherigen Schritt abhängig sind. Wasserfallmanagement funktioniert gut bei Projekten mit bekannten Schritten, Anforderungen und Lösungen.
- Agile - Im Gegensatz zur Wasserfallmethode werden beim agilen Management Projekte in "Sprints" oder Projektzyklen abgeschlossen, wobei in jedem Zyklus eine kleine Teilmenge von Ergebnissen produziert wird. Dies kann zu mehr Flexibilität führen und dem Team ermöglichen, während des Projekts Anpassungen vorzunehmen.
- Kritischer Pfad und Critical Chain - Diese beiden verwandten Methoden konzentrieren sich auf die Menge oder Abfolge von Aufgaben, die für die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts am wichtigsten sind.
- Lean - Diese prozessbasierte Methodik konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und die Verbesserung der Effizienz.
Da jede Methode ihre Stärken, Schwächen und Prioritäten hat, ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen verschiedene Methoden für verschiedene Projekte - oder sogar für ein einziges Projekt - einsetzt, je nach Projektthema, Projektumfang, Anforderungen der Stakeholder, Ressourcen und Erfahrung des Managers. Das Navigieren zwischen verschiedenen Methoden kann für PMs und Projektteams enorme operative Herausforderungen mit sich bringen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie sich in den einzelnen Methoden zurechtfinden, lesen Sie unseren Blog unter How to Manage Multiple Project Management Methodologies.
Dezentralisierung erhöht die Komplexität
Erfolgreiches Projektmanagement hängt von einer effektiven Zusammenarbeit ab. Die Teammitglieder müssen in der Lage sein, miteinander, mit Interessengruppen und/oder mit Beratern zu kommunizieren. Verteilte oder entfernte Arbeitsgruppen können diese Zusammenarbeit untergraben, was zu Verwirrung und letztlich zu Projektverzögerungen führt. Aber die Lösung ist nicht unbedingt die Abschaffung verteilter Belegschaften. Stattdessen können Unternehmen Projektmanagement-Tools einsetzen, die die Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit und Effizienz erleichtern.
Projektverfolgung und Feedback
Selbst wenn Ihr gesamtes Team an einem Ort versammelt ist, kann es im heutigen komplexen Projektmanagement-Klima schwierig sein, den Projektfortschritt und das Feedback zu verfolgen. Unternehmen müssen Prozesse für die Integration von Teilsystemen während des gesamten Projektlebenszyklus schaffen. Eine kluge Wahl der Methoden kann dabei helfen, ebenso wie der Einsatz von Technologien, die die Verfolgung des Arbeitsablaufs erleichtern.
Ebenso sollten Unternehmen die Sammlung und Umsetzung von Feedback in ihre Prozesse einbetten - andernfalls gehen Lehren aus früheren Misserfolgen verloren.
Komplexität mit guten Tools bekämpfen
Kein Tool kann Ihnen helfen, die Zukunft vorherzusagen oder die Zeit zurückzudrehen, aber Software kann Ihnen helfen, den Stürmen zu trotzen, indem sie die Prozesse standardisiert und die Zusammenarbeit verbessert. Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork wurde entwickelt, um Teammitglieder und Stakeholder auf einer Plattform zusammenzubringen und gleichzeitig Arbeitsabläufe und Feedback zu verfolgen, was die Komplexität durch verbesserte Kommunikation und Effizienz reduziert. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich noch heute eine Demo an.
