Der bahnbrechende Guru der Qualitätskontrolle, W. Edwards Deming, schrieb einmal: "Wenn Sie das, was Sie tun, nicht als Prozess beschreiben können, wissen Sie nicht, was Sie tun." Es ist zwar sicher, dass sich Herr Deming nicht speziell oder ausschließlich auf den gesamten Projektmanagementprozess bezog, aber sein weiser Rat - oder wenn Sie wollen, seine deutliche Warnung - trifft sicherlich zu.
Projektmanagement-Prozessgruppen
Im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) wird die Projekt Management Institut (PMI) skizziert fünf Projektmanagement-Prozessgruppen:
- InitiierungProzesse, die erforderlich sind, um ein neues Projekt oder eine neue Phase eines bestehenden Projekts zu definieren und zu genehmigen.
- PlanungProjektplanung: Prozesse, die erforderlich sind, um den Projektumfang zu erstellen, die Ziele zu bewerten und den Plan zur Erreichung dieser Ziele zu erstellen.
- AusführungProzesse, die für die Durchführung des Plans erforderlich sind, in einer Weise, die allen Projektanforderungen gerecht wird.
- Überwachung & KontrolleProzesse, die erforderlich sind, um die Projektleistung und den Projektfortschritt zu verfolgen, zu bewerten und zu regulieren sowie gegebenenfalls Änderungen zu identifizieren und einzuleiten.
- AbschlussProzesse, die erforderlich sind, um ein Projekt oder eine Phase eines Projekts formal zu beenden.
Projektmanagement Prozessablauf
Das folgende Diagramm veranschaulicht den integrierten Charakter aller fünf Projektmanagement-Prozessgruppen:
Quelle: PMI: Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Projektmanagement Prozessschritte
Im Folgenden finden Sie einen stark vereinfachten Überblick über die fünf Prozessgruppen des Projektmanagements:
Initiierung
Die Prozessgruppe für die Initiierung von Projekten regelt die Aufgaben und Schritte, die erforderlich sind, um ein neues Projekt oder eine wichtige neue Phase eines bestehenden Projekts zu definieren und formell zu genehmigen. Es stellt auch sicher, dass die Projektauswahl mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmt. In der Regel gibt es zwei wichtige Ergebnisse dieses Prozesses: die Projektcharta und das Stakeholder-Register.
- Die Projektcharta autorisiert ein Projekt formell und enthält Elemente wie eine Übersicht über den Umfang, den Zeitplan und die Kostenschätzung sowie eine Liste der wichtigsten Risiken, Chancen und Interessengruppen. Sobald die Projektcharta von allen erforderlichen Interessengruppen formell akzeptiert wurde, erhält der Projektmanager die notwendigen Befugnisse, um organisatorische Ressourcen (Personal, Ausrüstung und Kapital) zu beschaffen und zuzuweisen, damit die Projektaktivitäten letztendlich durchgeführt werden können.
- Das Stakeholder-Register identifiziert die Erwartungen jedes Stakeholders/jeder Stakeholder-Gruppe und wird vom Projektmanager (zusammen mit anderen Mitgliedern des leitenden Projektteams) verwendet, um die Erwartungen abzustimmen. Dies kann eine schwierige und zeitaufwändige Aufgabe sein, aber sie ist absolut notwendig, um die langfristige Unterstützung von Projekten zu gewährleisten, sobald sie begonnen haben.
Planung
Die Prozessgruppe Planung des Projektmanagements regelt die Aufgaben und Schritte, die erforderlich sind, um den gesamten Umfang des Projekts (Aufwand, Ressourcen und Ziele) festzulegen, sowie die zur Ausführung des Umfangs erforderlichen Maßnahmen.
Die Planung ist die detaillierteste und größte Prozessgruppe und führt in der Regel zu mehreren wichtigen Ergebnissen:
- Plan zur Verwaltung des Umfangs
- Plan zur Verwaltung der Anforderungen
- Zeitplan-Management-Plan
- Plan zur Kostenverwaltung
- Qualitätsmanagement-Plan
- Plan zur Ressourcenverwaltung
- Plan für das Kommunikationsmanagement
- Plan zum Risikomanagement
- Managementplan für die Beschaffung
- Plan zur Einbeziehung von Interessengruppen
- Plan für das Änderungsmanagement
- Plan zur Konfigurationsverwaltung
- Umfang Baseline
- Zeitplan Baseline
- Kostenbasis
- Baseline der Leistungsmessung
- Beschreibung des Projektlebenszyklus
- Entwicklungsansatz
Jedes dieser planungsbezogenen Dokumente sollte in Zusammenarbeit mit allen relevanten Interessengruppen entwickelt werden. Die Zeit und Mühe, die Sie in die Entwicklung der Projektcharta und des Stakeholder-Registers investiert haben, wird sich hier in hohem Maße auszahlen.
Sobald der gesamte Projektmanagementplan genehmigt ist (der sich, wie oben erwähnt, aus mehreren Teilplänen, Baselines und anderen Dokumenten zusammensetzt), wird das Projekt formell zum Start freigegeben.
Ausführung
Die Prozessgruppe Ausführendes Projektmanagement regelt die Aufgaben und Schritte, die für die Durchführung der im Projektmanagementplan definierten Arbeiten erforderlich sind. Mit anderen Worten: Hier kommt der "Gummi auf die Straße" und das Projekt nimmt Fahrt auf.
Zu den wichtigsten Ergebnissen, die während des Ausführungsprozesses entstehen, gehören:
- Ergebnisse
- Daten zur Arbeitsleistung
- Isue logs
- Änderungsanfragen
- Aktualisierungen des Projektmanagementplans
- Aktualisierungen der Projektdokumente
- Aktualisierungen der organisatorischen Prozess-Assets
- Aktualisierungen der Umweltfaktoren
- Register der gelernten Lektionen
- Qualitätsberichte
- Test- und Bewertungsdokumente
- Zuweisung von Projektteams
- Ressourcen-Kalender
- Bewertungen der Teamleistung
- Ausgewählte Anbieterlisten
- Vereinbarungen mit Lieferanten
Wie bereits erwähnt, sind Änderungsanträge ein wichtiger Output der ausführenden Prozessgruppe. Zu bestimmen, wie, was und wann ein Aspekt des Projektplans geändert werden soll, kann schwierig und herausfordernd sein (und ist es meistens auch). Das liegt daran, dass der Projektplan nicht modular aufgebaut ist. Die Veränderung eines Aspekts kann Veränderungen in einem anderen auslösen - die in manchen Fällen positiv und in anderen negativ sein können. Um die Situation noch komplizierter zu machen, ist es manchmal nicht klar, ob die vorgeschlagenen Änderungen positiv oder negativ sein werden. Oder aber eine Änderung, von der man sich positive Auswirkungen versprach, entpuppt sich als negative Konsequenz.
Die schlechte Nachricht für Projektmanager und andere Mitglieder des Projektleitungsteams ist, dass es keine Kristallkugel, keinen magischen Spiegel oder ein anderes praktisches Hilfsmittel gibt, das Aufschluss darüber gibt, ob eine vorgeschlagene Änderung lohnend oder bedauerlich sein wird. Die gute Nachricht ist jedoch, dass fortschrittliche Projektmanagementsoftware unterstützt das Szenario (d.h. "Was wäre wenn?"-Planung, die die wahrscheinlichen Auswirkungen von Entscheidungen wie z.B. einer möglichen Umverteilung von Ressourcen aufzeigt.
Überwachung & Controlling
Die Projektmanagement-Prozessgruppe Monitoring & Controlling regelt die Aufgaben und Schritte in drei Schlüsselbereichen: Verfolgen, Überprüfen und Optimieren des Projektfortschritts und der Projektleistung; Identifizieren von Bereichen, in denen Änderungen am Projektplan vorteilhaft oder notwendig sind; und Ausführen genehmigter Änderungen.
Zu den wichtigsten Ergebnissen, die typischerweise während des Überwachungsprozesses & erstellt werden, gehören:
- Aktualisierungen des Projektmanagementplans
- Genehmigte Änderungswünsche
- Akzeptierte Leistungen
- Aktualisierte Zeitplanvorhersagen
- Aktualisierte Kostenprognosen
- Messungen zur Qualitätskontrolle
- Abgeschlossene Beschaffungen
Bevor wir zur nächsten und letzten Prozessgruppe (Abschluss) übergehen, ist es hilfreich, innezuhalten und sich auf ein Problem zu konzentrieren, das einige neue Projektmanager verwirren und frustrieren kann, ebenso wie diejenigen, die nicht zu den offiziellen Projektmanagern gehören, aber dennoch an Projekten arbeiten.
Projektkontrolle" bedeutet im Kontext des Projektmanagements nicht die starre Ausführung des Projektplans. Vielmehr geht es darum, den tatsächlichen Projektfortschritt kontinuierlich mit den geplanten Schätzungen und Erwartungen zu vergleichen. Es steht von vornherein fest, dass es eine Abweichung zwischen tatsächlicher und geplanter Leistung geben wird, und es liegt in der Verantwortung des leitenden Projektmanagementteams (unter der Leitung des Projektmanagers) zu bestimmen, ob Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Diese Analyse und Entscheidungsfindung sollte dokumentiert werden, damit sie als Leitfaden für das aktuelle Projekt dienen und möglicherweise die zukünftige Projektplanung und Ausführung verbessern kann.
Abschluss
Die Prozessgruppe Projektabschluss regelt die Aufgaben und Schritte, die notwendig sind, um ein Projekt oder eine wichtige Phase eines bestehenden Projekts formell abzuschließen.
Zu den wichtigsten Ergebnissen, die typischerweise während des Abschlusses erstellt werden, gehören:
- FEndprodukt, Dienstleistung oder Übergangsergebnis
- Abschlussbericht
Diese Prozessgruppe sollte auch die Dokumentation und alle anderen Projektressourcen umfassen, die sich mit der vorzeitigen Beendigung oder Aussetzung eines Projekts befassen (was mit dem Projekt selbst zu tun haben kann oder auch nicht; z.B. größere Veränderungen auf dem Markt, neue Vorschriften usw.).
Projektmanagement-Prozessdiagramm
Projektteams verwenden in der Regel eine Vielzahl von Diagrammen, um Prozessgruppen abzubilden und zu verwalten. Diese umfassen (sind aber nicht beschränkt auf):
Hochrangiger Projektmanagement-Prozess
Abschließend sollten Sie bedenken, dass die obigen Ausführungen nur einen groben Überblick über den Projektmanagementprozess geben. Es liegt an jedem Unternehmen, den Ansatz und die Konfiguration zu bestimmen, die ihnen helfen, erfolgreichere Projekte, gesündere Portfolios und zufriedenere Kunden und andere wichtige Stakeholder zu erreichen.
