Die grundlegenden Projektplanung Schritte, die jeder Projektmanager kennen muss, können als Teile der ersten beiden Phasen des Projektmanagements aufgegliedert werden: Initiierung und Planung. Diese Phasen geben zwar einen groben Überblick darüber, was in den verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Projekts geschehen sollte, aber sie vermitteln kein klares Bild davon, wie Sie Ihre Projektplanung angehen sollten.
Wenn Sie auf der Suche nach einer leichter zu befolgenden Roadmap sind, sollten Sie sich die folgenden Projektplanungsschritte zu Gemüte führen:
Schritte der Projektplanung
- Business Case erstellen und analysieren
- Identifizieren und Treffen mit Interessenvertretern zur Genehmigung
- Definieren Sie den Projektumfang
- Projektziele und -vorgaben festlegen
- Bestimmen Sie Projektleistungen
- Projektzeitplan und Meilensteine erstellen
- Zuweisung von Aufgaben
- Führen Sie Risikobewertung durch
Die Projektplanung muss nicht schwierig sein oder nervlichen Stress verursachen, denn der Beginn eines jeden Projekts ist im Grunde genommen gleich. Sie können die gleichen Projektplanungsschritte befolgen und sie durch die Erfahrung bei jedem Projekt, an dem Sie beteiligt sind, verfeinern.
Aufschlüsseln der Schritte
- Wie erstellt und analysiert man einen Business Case?
Der Geschäftsfall ist den Grund, warum Ihre Organisation das Projekt durchführen muss. Es sollte das Problem umreißen, z.B. einen Mangel an Stammkunden oder eine um einen Tag längere Lieferzeit als die Konkurrenz, und beschreiben, wie dieses Problem gelöst werden soll und wie viel monetärer Nutzen dem Unternehmen nach Abschluss des Projekts erwachsen soll.
- Wie identifiziert man relevante Stakeholder und trifft sich mit ihnen, um eine Genehmigung zu erhalten?
Die Identifizierung von Projektbeteiligten bedeutet, dass Sie alle Personen auflisten, die von Ihrem Projekt betroffen sind, also auch die Öffentlichkeit und die staatlichen Aufsichtsbehörden. Für die Projektplanungsphase sollte es jedoch nur notwendig sein, diejenigen zu treffen, die direkt darüber entscheiden, ob das Projekt zustande kommt oder nicht.
- Definieren Sie den Projektumfang?
Der Umfang Ihres Projekts ist eine Skizze was sie erreichen will und was nicht. Es ist notwendig, die Grenzen Ihres Projekts abzustecken, um zu verhindern, dass sich der Projektumfang vergrößert, d.h. dass Ihre Ressourcen für etwas verwendet werden, das nicht zu den Zielen Ihres Projekts gehört.
- Setzen Sie Ziele und Zielvorgaben
Die Ziele für Ihr Projekt bauen auf den anfänglichen Zielen auf, die im Geschäftsplan festgelegt wurden. In diesem Schritt werden Sie die anfänglichen groben Ideen weiter detaillieren und in einer Projektcharta als Bezugspunkte für den weiteren Verlauf Ihres Projekts festlegen.
Es handelt sich jedoch um eine Zweibahnstraße, denn angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und der wahrscheinlichen Abwanderung von Hunderttausenden von EU-Bürgern, die in der britischen Wirtschaft und im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, wird das Land in naher Zukunft wahrscheinlich mit einem enormen Arbeitskräftemangel konfrontiert sein, der die derzeitige hohe Wirtschaftsleistung des Landes zunichte zu machen droht.
- Deliverables bestimmen
Deliverables sind die konkreten Ergebnisse, die Ihr Projekt hervorbringt. Einer der wichtigsten Projektplanungsschritte besteht darin, zu entscheiden, welche Leistungen erbracht werden sollen und wer für die Erstellung und den Erhalt dieser Leistungen verantwortlich ist.
- Projektzeitplan und Meilensteine erstellen
Ihr Projektplan ist ein sehr wichtiges Dokument, das festlegt, wann die verschiedenen Aufgaben eines Projekts beginnen und enden sollen, zusammen mit wichtigen Meilensteinen der Messung. Sie wird bei der Messung des Projektfortschritts herangezogen. Es wird allen Beteiligten zur Verfügung stehen und sollte so genau wie möglich eingehalten werden.
- Zuweisung von Aufgaben
Innerhalb Ihres Teams sollte jeder wissen, welche Rolle er spielt und wer für die verschiedenen Elemente des Projekts verantwortlich ist. Eine klare Aufgabenzuweisung sollte jede Unsicherheit über die Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Team beseitigen.
- Durchführen einer Risikobewertung
Einen funktionierenden Plan zum Risikomanagement haben bedeutet, dass Sie bereits in der Planungsphase des Projekts eine gründliche Bewertung vornehmen. Alle potenziellen Risiken sollten zusammen mit ihren möglichen Auswirkungen auf das Projekt und der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens identifiziert werden.
