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Der Transformationsprozess: Erkenntnisse

Einblicke und Fragen & Antworten aus dem CITF-Partner-Webinar „Von oben betrachtet: Steuern einer agilen Transformation“ von Tony Gilling

Veröffentlicht Von Esther Porter-Quinn

Die meisten Unternehmen befinden sich auf irgendeiner Art von Transformationsreise, so auch Planview. Es kann eine Herausforderung sein, agile Praktiken über IT- und Entwicklungsteams hinaus auszuweiten. Planview hat es sich zur Aufgabe gemacht, seine Kunden bei dieser Umstellung zu unterstützen. Zu diesem Zweck haben Chief Product Officer Patrick Tickle und ich vor kurzem ein Webinar zum Thema "Leading an Agile Transformation präsentiert."

Das Webinar wird von CITF, der führenden britischen Mitgliederorganisation für Technologieexperten, veranstaltet und enthält unsere Erkenntnisse und Empfehlungen zur Erweiterung agiler Praktiken. Diese basieren nicht nur auf unserer fachlichen Expertise, sondern auch auf unseren Erfahrungen mit einer eigenen agilen Transformation bei Planview.

Hier fasse ich einige unserer Gedanken und Tipps zusammen, die wir mit Hilfe einiger großartiger Fragen der Teilnehmer formuliert haben. Das Webinar ist auf Abruf verfügbar, so dass ich Ihnen empfehle, es sich anzusehen, um alle Einzelheiten zu erfahren.

Erstens: Warum sollte man Agile überhaupt skalieren?

Warum die Reise zur Transformation?

Während des Webinars bemerkte Patrick, dass fast jedes Unternehmen, mit dem er spricht, die Agilität im gesamten Unternehmen fördern möchte. Führungsteams haben gesehen, wie agile Praktiken Unternehmen dabei helfen können, schneller zu werden, bei Bedarf schnell und effektiv umzuschwenken und qualitativ hochwertige Ergebnisse in Bezug auf die Strategie zu erzielen.

Die Notwendigkeit, sich schneller zu bewegen, wird durch mehrere konvergierende Faktoren verursacht: Unternehmen haben es mit einem rasanten Geschäftstempo zu tun, das von scheinbar ständigen Unterbrechungen, Wettbewerbsbedrohungen, sich ändernden Kundenwünschen und vielem mehr unterbrochen wird.

Ein weiterer Faktor ist die Umstellung von Projekten auf Produkte, wobei Schwerpunkt darauf liegt, den Kundennutzen schrittweise, schneller und in höherer Qualität zu liefern. Die anhaltenden Auswirkungen der Pandemie, wie z.B. die Arbeit von zu Hause aus, haben die Notwendigkeit, anders zu arbeiten, ebenfalls beschleunigt. Gleichzeitig können unsere traditionellen Planungsprozesse nicht mehr mithalten oder uns unterstützen: Der Jahresplan ist an dem Tag, an dem Sie ihn fertigstellen, am strategischsten. Patrick hat dieses Phänomen als "Strategieatrophie" bezeichnet. Mit jedem Quartal, das vergeht, wird der Plan weniger relevant.

Es ist schwierig, schnell auf Veränderungen zu reagieren, wenn Ihre Pläne und Budgets in Stein gemeißelt sind. Dann hat das vergangene Jahr alle aus der Bahn geworfen. Wir fragen uns, ob viele Unternehmen überhaupt eine Jahresplanung für 2021 gemacht haben: Wie viele Unternehmen arbeiten noch mit dem Plan, den sie in 2019 erstellt haben?

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich auf den Weg zur Agilität machen.

Wie Sie Ihre eigene Transformationsreise beginnen können - Fragen und Antworten aus dem Webinar

Wo fangen Sie an? Was muss sich ändern? Auf einer hohen Ebene ist es wichtig, dass wir als Unternehmen häufiger mit der Planung beginnen. Ein kontinuierlicher Planungsrhythmus - vierteljährlich, monatlich oder sogar wöchentlich - versetzt Unternehmen in die Lage, schnell zu reagieren, wenn sich Veränderungen ergeben oder neue Chancen am Horizont auftauchen.

Mehr Agilität ergibt sich aus einer häufigeren Planung. Lesen Sie weiter, um einige Antworten auf Fragen, die während des Webinars gestellt wurden, sowie einige unserer anderen Empfehlungen zu lesen.

F: Wenn Sie beginnen, Agile zu skalieren, werden einige seiner Bausteine - Transparenz, Zusammenarbeit, kontinuierliche Verbesserung - viel schwieriger. Wie halten Sie eine gemeinsame Vision aufrecht und wie halten Sie diese bei der Skalierung aufrecht?

Nutzen Sie diese vorgeschlagenen Schritte, um mit Ihrer Transformationsreise zu beginnen.

A: Eine Sache, die bei uns gut funktioniert hat, ist, außerhalb der IT klein anzufangen. Wir begannen mit unseren Go-to-Market-Teams und entschieden uns für Praktiken aus dem Scaled Agile Framework (SAFe), das sich in allen Branchen zum Standard entwickelt. SAFe verfügt über einen Mechanismus zur kontinuierlichen Planung, der Program Increment oder PI-Planung genannt wird.

Alle 10 Wochen machen wir PI Planung für das nächste Quartal. Die PI-Planung schafft mehr Synergie und Transparenz darüber, wo wir hinwollen und warum wir etwas tun. Diese Transparenz erreichen wir mit unserer eigenen Enterprise Kanban Software, Planview AgilePlaceTM .

Wenn Sie agile Praktiken mit der Transparenz von Arbeit, Ressourcen, Finanzen, Status und mehr kombinieren, beschleunigt der Prozess die strategiekonforme Bereitstellung von Geschäftsergebnissen. Die Erstellung einer Kanban-Tafel auf Portfolio-Ebene bietet Ihnen diese Möglichkeit, indem sie die epischen Arbeitsmengen visualisiert, die von den Teams zu liefern sind. Patrick sagte, dies sei die Zukunft des Portfoliomanagements und der Dreh- und Angelpunkt einer Transformationsreise.

F: Wie strukturieren Sie die großen Planungsbesprechungen für Programmsteigerungen - virtuell?

A: Es ist wichtig, dass Sie sich diesbezüglich beraten lassen, vor allem da wir über Zoom und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Ursprünglich hatten wir einen Agile-Coach als Auftragnehmer eingestellt, der schließlich zu einem internen Agile-Coach in Vollzeit wurde. Er ist nicht nur für den Prozess der PI-Planung zuständig, sondern auch für die Logistik, die Werkzeuge und die Agenda.

Seine Führung hat unseren Prozess nahtlos gemacht. Jedes Mal, wenn wir jetzt die PI-Planung durchgehen, gehen mehr Glühbirnen an. Die Menschen werden mit dem Prozess immer vertrauter und sehen den Nutzen.

Wir begannen mit diesem Prozess vor der Pandemie, so dass wir den Vorteil hatten, unsere ersten PI-Planungssitzungen persönlich abzuhalten. Die Umstellung auf Zoom war eine Herausforderung, aber unser Trainer hat uns sehr geholfen. Wir planen die Breakout-Meetings auch nach den lokalen Zeitzonen, damit niemand zu ungeraden Zeiten auf Zoom sein muss.

F: Wenn ich ehrlich bin, finde ich die SAFe-Struktur etwas zu präskriptiv, so dass wir Schwierigkeiten hatten, sie auf unsere Verhältnisse zu übertragen. Ich frage mich, ob jemand Erfahrungen damit hat.

A: Um den britischen Statistiker George E. P. Box zu zitieren, "Alle Rahmen sind falsch, aber einige sind nützlich." Es ist nicht verkehrt, nur bestimmte Elemente von SAFe in Ihrem Unternehmen zu implementieren, und es gibt auch viele andere agile Frameworks, von denen Sie lernen können. Das wichtigste Element, das wir von SAFe verwenden, ist die PI-Planung, zusammen mit einigen agilen Zeremoniepraktiken und Teamwork-Prinzipien, und das hat unsere Transformationsreise dramatisch beschleunigt.

F: Woran scheitern Unternehmen bei dieser Transformation am häufigsten? Worauf sollten wir achten?

Es gibt einige Fallstricke, die Sie auf Ihrer Transformationsreise vermeiden sollten. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Denkweise zu ändern und agilen Praktiken zu folgen - und nicht nur dem PI-Planungsprozess und den Ritualen.

Es kann für PMOs verlockend sein, an traditionellen PPM-Ansätzen festzuhalten, die Befehl und Kontrolle über alles andere stellen. Wenn Sie sich jedoch nicht an die unterschiedlichen Arbeitsweisen von Teams anpassen und diese unterstützen, wird die von Ihnen angestrebte Agilität eingeschränkt. PMOs müssen in einer hybriden Umgebung operieren und Teams in verschiedenen Arbeitsmethoden wie traditionellen Projekten, hybriden oder iterativen Projekten, Lean-Agile und kollaborativen Projekten befähigen.

In diesem Sinne sollten auch Ihre Retrospektiven oder Post-Mortems zum Handeln führen. Der Prozess wird beeinträchtigt, wenn Verbesserungsvorschläge ignoriert werden. Außerdem verfehlt der Rückgriff auf Metriken wie "pünktlich" und "im Budget" den Zweck von Agile.

Skalierbare Geschäftsflexibilität kultivieren

Beginnen Sie Ihre Reise mit uns. Patrick und ich gehen in dem Webinar noch viel weiter ins Detail, z.B. wie wir Planview für die agile Planung und Bereitstellung organisiert haben, die Rolle des PMO bei der Skalierung von Agile und die Entwicklung zu lean portfolio management. Bonus: Sie können uns auf Video sehen!

Sehen Sie sich das vollständige Webinar hier an:

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Geschrieben von Esther Porter-Quinn

Esther Porter-Quinn ist die Field Marketing Managerin für Nordeuropa bei Planview. Sie ist eine erfahrene Marketingexpertin in den Bereichen B2B/B2C in den Bereichen Technologie, Medien, Finanzen und professionelle Dienstleistungen. Sie verfügt über umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Marketingstrategie, Planung, Entwicklung von Markenbewusstsein und Kommunikation in einem internationalen Umfeld.