Den banbrytande gurun för kvalitetskontroll W. Edwards Deming skrev en gång att "om du inte kan beskriva det du gör som en process vet du inte vad du gör". Även om det är troligt att Deming inte specifikt eller uteslutande syftade på den övergripande projektledningsprocessen, gäller hans kloka råd - eller om du vill, hans starka varning - verkligen.
Processgrupper för projektledning
I PMBOK (Project Management Body of Knowledge) anges följande Project management Institute (PMI) beskriver fem processgrupper för projektledning:
- InledningProcesser som krävs för att definiera och godkänna ett nytt projekt eller en ny fas av ett befintligt projekt.
- Planering: processer som krävs för att skapa projektets omfattning, utvärdera mål och upprätta en plan för att uppnå dessa mål.
- Utförande: processer som krävs för att genomföra planen på ett sätt som uppfyller alla projektkrav.
- Övervakning & Kontrollera: Processer som krävs för att spåra, bedöma och reglera projektets resultat och framsteg samt identifiera och initiera förändringar vid behov.
- Avslutning: processer som krävs för att formellt avsluta ett projekt eller en fas av ett projekt.
Processflöde för projektledning
Följande diagram illustrerar den integrerade karaktären hos alla fem processgrupper för projektledning:
Källa: PMI: Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
Projektledningsprocessens steg
Nedan följer en förenklad översikt över de fem processgrupperna för projektledning:
Inledning
Processgruppen för initiering av projektledning reglerar de uppgifter och steg som behövs för att definiera och formellt godkänna ett nytt projekt eller en ny större fas av ett befintligt projekt. Det säkerställer också att projektvalet är förenligt med den övergripande organisationsstrategin. Vanligtvis finns det två viktiga resultat av denna process: projektstadgan och intressentregistret.
- Projektstadgan godkänner formellt ett projekt och innehåller delar som en översiktlig beskrivning av omfattningen, en tidsplan och en kostnadsberäkning samt en lista över viktiga risker, möjligheter och intressenter. När projektstadgan väl är formellt accepterad av alla berörda parter ger den projektledaren de nödvändiga befogenheterna att skaffa och fördela organisatoriska resurser (personal, utrustning och kapital) för att i slutändan genomföra projektaktiviteterna.
- Intressentregistret identifierar förväntningarna hos varje intressent/intressentgrupp och används av projektledaren (tillsammans med andra medlemmar i den verkställande projektgruppen) för att anpassa förväntningarna. Detta kan vara en svår och tidskrävande uppgift, men den är absolut nödvändig för att säkerställa långsiktigt stöd till projekt när de väl har inletts.
Planering
Processgruppen för planering av projektledning reglerar de uppgifter och steg som är nödvändiga för att fastställa projektets fullständiga omfattning (insatser, resurser och mål) och de åtgärder som krävs för att genomföra omfattningen.
Planering är den mest detaljerade och största processgruppen och leder vanligtvis till flera viktiga resultat:
- Plan för hantering av omfattningen
- Plan för hantering av krav
- Plan för hantering av tidsplanen
- Plan för kostnadsförvaltning
- Plan för kvalitetsstyrning
- Plan för förvaltning av resurser
- Plan för hantering av kommunikation
- Plan för riskhantering
- Förvaltningsplan för upphandling
- Plan för engagemang av intressenter
- Plan för hantering av förändringar
- Plan för konfigurationshantering
- Utgångspunkt för räckvidden
- Baslinje för tidsplanen
- Grundläggande kostnader
- Baslinje för prestationsmätning
- Beskrivning av projektets livscykel
- Utvecklingsstrategi
Var och en av dessa planeringsrelaterade dokument bör utvecklas i samarbete med alla relevanta intressenter. Den tid och ansträngning som investerats i att utveckla projektstadgan och registret över intressenter kommer att ge stor utdelning här.
När den övergripande projektledningsplanen har godkänts (som som nämnts ovan består av flera delplaner, baslinjer och andra dokument) får projektet formellt tillstånd att starta.
Utförande
Den verkställande processgruppen för projektledning reglerar de uppgifter och steg som krävs för att utföra det arbete som definieras i projektledningsplanen. Med andra ord är det här som "gummit slår i väg" och projektet tar fart.
De viktigaste resultaten som vanligtvis skapas under den verkställande processen är bland annat:
- Deliverables
- Uppgifter om arbetsprestationer
- Iloggar
- Change requests
- Uppdateringar av projektledningsplanen.
- Uppdatering av projektdokumenten
- Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar
- Uppdatering av miljöfaktorer
- Lärdomar som dragits av registret
- Kvalitetsrapporter
- Test- och utvärderingsdokument
- Uppdrag till projektgrupper
- Resurskalendrar
- Bedömning av gruppens prestationer
- Utvalda leverantörslistor
- Leverantörsavtal
Som nämnts ovan är ändringsförfrågningar ett viktigt resultat av den verkställande processgruppen. Att avgöra hur, vad och när man ska ändra någon aspekt av projektplanen kan vara (och är oftast) svårt och utmanande. Detta beror på att projektplanen inte är modulär. Om en aspekt ändras kan det leda till förändringar i en annan aspekt - som i vissa fall kan vara positiva och i andra fall negativa. För att göra situationen ännu mer komplicerad är det ibland oklart om de föreslagna förändringarna kommer att vara positiva eller negativa. Alternativt kan en förändring som förväntades ha en positiv effekt visa sig ha en negativ konsekvens.
Den dåliga nyheten för projektledare och andra medlemmar av projektledningen är att det inte finns någon kristallkula, magisk spegel eller annan praktisk anordning som avslöjar om en föreslagen förändring kommer att vara givande eller beklaglig. Den goda nyheten är dock att avancerade programvara för projekthantering stöder scenariot (dvs. "Planering som belyser de sannolika konsekvenserna av beslut, t.ex. en eventuell omfördelning av resurser.
Övervakning & Kontroll
Processgruppen för övervakning & kontroll av projektledning reglerar uppgifter och steg inom tre nyckelområden: att spåra, granska och optimera projektets framsteg och resultat, att identifiera områden där det är fördelaktigt eller nödvändigt att ändra projektplanen och att genomföra godkända ändringar.
De viktigaste resultaten som vanligtvis skapas under övervakningsprocessen & kontrollprocessen är bland annat:
- Uppdateringar av projektledningsplanen
- Godkända ändringsansökningar
- Accepterade leveranser
- Uppdaterade tidtabellsprognoser
- Uppdaterade kostnadsprognoser
- Mätningar för kvalitetskontroll
- Avslutade upphandlingar
Innan vi går vidare till nästa och sista processgrupp (avslutande) är det bra att stanna upp och fokusera på en fråga som kan förvirra och frustrera nya projektledare, liksom de som inte tillhör den formella projektledaryrket men som ändå arbetar med projekt.
Projektkontroll i samband med projektledning innebär inte att man strikt följer projektplanen. Det handlar snarare om att kontinuerligt mäta projektets faktiska framsteg i förhållande till planerade uppskattningar och förväntningar. Det är en självklarhet att det kommer att finnas en avvikelse mellan den faktiska och den planerade prestationen, och det är den verkställande projektledningsgruppens ansvar (ledd av projektledaren) att avgöra om korrigerande åtgärder är nödvändiga. Denna analys och detta beslutsfattande bör dokumenteras så att det kan vara vägledande för det aktuella projektet och eventuellt förbättra framtida projektplanering och genomförande.
Avslutning
Processgruppen för avslutande projektledning reglerar de uppgifter och steg som krävs för att formellt avsluta ett projekt eller avsluta en större fas av ett befintligt projekt.
De viktigaste resultaten som vanligtvis skapas under avslutsprocessen är bland annat:
- Fslutprodukt, -tjänst eller -resultat övergång
- Slutrapport
Denna processgrupp bör också omfatta dokumentation och andra projekttillgångar som behandlar tidig avbrytning eller avbrytande av ett projekt (som kanske inte har något väsentligt att göra med själva projektet, t.ex. stora förändringar på marknaden, nya bestämmelser osv.)
Processkarta för projektledning
Projektgrupper använder vanligtvis en mängd olika diagram för att kartlägga och hantera processgrupper. Dessa inkluderar (men är inte begränsade till):
Projektledningsprocess på hög nivå
Sammanfattningsvis bör du komma ihåg att allt ovanstående är en hög nivå av projektledningsprocessen. Det är upp till varje organisation att bestämma vilken metod och konfiguration som hjälper dem att driva mer framgångsrika projekt, sundare portföljer och nöjdare kunder och andra viktiga intressenter.
