Ein Arbeitspaket ist ein wesentliches Konzept des Projektmanagements - aber auch eines, das häufig missverstanden wird. In diesem informativen und leicht verständlichen Artikel erfahren Sie, was ein Arbeitspaket ist und wie Sie es nutzen können, um die Projektplanung, den Zeitplan, die Leistung und die Ergebnisse zu verbessern.
Sie haben den Begriff vielleicht schon oft gehört, vor allem wenn über eine Work Breakdown Structure (WBS) sprechenund haben sich gefragt, was ein Arbeitspaket überhaupt ist? Nun, ein Arbeitspaket ist eine Sammlung ähnlicher Aufgaben, die gebündelt werden, um eine Art Miniprojekt innerhalb eines Projekts zu schaffen. Was ein Arbeitspaket ausmacht, ist der Zusammenhang zwischen den beteiligten Aufgaben, denn sie müssen Elemente enthalten, die sie miteinander verbinden.
Für ein Arbeitspaket entscheidet man sich in der Regel aufgrund der folgenden Gemeinsamkeiten:
- Art der Arbeit (z.B. Marketing, Programmierung, usw.)
- Ergebnisse der Aufgaben
- Geografischer Ort, an dem die Aufgaben ausgeführt werden
- Zeitpunkt, zu dem die Aufgaben abgeschlossen sein werden
- Technologie oder Materialien, die verwendet werden sollen
- Verantwortliche Teamleiter
- Besondere Interessengruppen
Indem Sie zusammenhängende Aufgaben zusammenfassen, wird ein Arbeitspaket für das zuständige Projektteam leichter verständlich. Die Teammitglieder sind in der Lage, den Zusammenhang zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen zu erkennen und sich auf diejenigen zu konzentrieren, die auf sie zutreffen. Als Teil eines Projektstrukturplans bietet die Verwendung von Arbeitspaketen ein höheres Maß an Klarheit, da jeder Block miteinander verbundener Aufgaben leicht visualisiert werden kann.
Um ein Arbeitspaket von einem eigenständigen Projekt zu unterscheiden, muss man sich die Ergebnisse ansehen. Jedes Arbeitspaket ist immer nur ein Element eines größeren Ganzen, so dass seine Ergebnisse in direktem Zusammenhang mit der Förderung der Ziele des Gesamtprojekts stehen werden. Betrachten wir ein Beispiel: Wenn Sie einem Technologieprodukt eine neue Funktion hinzufügen, wie z.B. einige großartige Projektmanagement-Softwarekann es mehrere Arbeitspakete geben, die mit seiner Entwicklung zusammenhängen, wie z.B.:
- Entwurf
- Entwicklung
- Testing
- Integration
- Markteinführung
In jedem dieser Bereiche gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Wenn Sie jedoch zusammenhängende Aufgaben zusammenfassen, wird es einfacher, mit den verantwortlichen Teams zu kommunizieren und Meilensteine und Fristen festzulegen, um die eine bessere Vorstellung vom kritischen Pfad Ihres Projekts.
Die effektive Nutzung von Arbeitspaketen bedeutet, dass Ihr Team nicht mit Informationen überhäuft wird oder sich in E-Mail-Themen verstrickt, die für seine Abteilung nicht relevant sind. Sie bieten auch einen einfachen Bezugspunkt für die Beschreibung einer Vielzahl von Metriken innerhalb des Projekts, wie z.B.:
- Budget : Wissen, wie viel für jeden Bereich vorgesehen ist und wie gut er eingehalten wird
- Fristen : Wie gut sie eingehalten werden und ob bestimmte Bereiche mehr Verzögerungen verursachen als andere
- Die Risiken: Worauf Sie achten müssen und wie wahrscheinlich es ist, dass Probleme auftreten
- Vorrangig: Die Bedeutung der verschiedenen Bereiche und worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen
- Stakeholder: Wissen, wer für die verschiedenen Aufgabenbereiche auf dem Laufenden gehalten werden muss
Für Projektmanager ist der effektive Einsatz von Arbeitspaketen von entscheidender Bedeutung, da sie so die notwendigen Aufgaben leicht differenzieren und delegieren können. Sie bieten auch anderen Interessengruppen außerhalb des Projektteams eine bessere Sichtbarkeit, so dass es einfacher ist, Budget- und Zeitplanprobleme aus einer breiteren Perspektive zu erläutern, anstatt auf spezifische Aufgaben im Detail eingehen zu müssen. Der wichtigste Vorteil ist jedoch, dass ein großes Projekt in überschaubare Teile zerlegt werden kann, so dass weder Sie noch Ihr Team von der Größe des Projekts überfordert werden.
