Die Grundlage des Projektmanagements ist die Anpassung. Die Fähigkeit, sich anzupassen, erfordert eine raffinierte und geschickte Art der Bewältigung. Ein Projekt effektiv zu managen bedeutet, sich an Projektbeschränkungen anzupassen und den Prozess zu Ende zu führen. Die Fähigkeit, mit Herausforderungen umzugehen, ist das, was einen erfolgreichen Projektmanager ausmacht.
Was sind Projektbeschränkungen?
Projekte sind vollständig ressourcenabhängig und wenn eine Komponente in einem Projekt fehlt, wird sie als "Einschränkung" betrachtet. Um ein Projekt rechtzeitig abzuschließen, im Rahmen des Budgets und nach Bedarf, müssen die Einschränkungen des Projektmanagements angegangen werden, bevor sie zu einem Problem werden.
Um eventuelle Engpässe in der Pipeline zu erkennen, sollte ein Projektmanager jederzeit über die folgenden Ressourcen verfügen. Wenn eines davon fehlt, dann ist der Zwang ein Problem geworden:
- Zeit
- Geld
- Arbeit
- Materialien
- Ausrüstung
- Tools
- Fachwissen
- Fertigkeiten
- Commitment
- Alle damit verbundenen Anforderungen
Das Schlimmste, was ein Projektmanager tun kann, ist, Einschränkungen zu ignorieren, denn der Verlust einer dieser Ressourcen kann zum völligen Scheitern des Projekts führen. Um diese Einschränkungen zu beheben, muss ein PM über die richtigen Fähigkeiten und die richtige Ausbildung verfügen, um zu wissen, was zu tun ist.
Die richtigen Werkzeuge
Wie bei jeder anderen Aufgabe bedeutet die Bewältigung von Projektbeschränkungen, dass Sie sich frühzeitig einen Werkzeugkasten zulegen müssen. Wenn Sie die besten Tipps und Tricks kennen, wie Sie einer Katastrophe ausweichen können, sind Sie als Projektmanager auf alle Situationen vorbereitet. Nachfolgend finden Sie einige der besten und bewährten Methoden, mit denen PMs ihren Kampf gegen Projektbeschränkungen gewinnen können:
Definieren Sie das Problem
Ein PM kann keinen weiteren Schritt unternehmen, solange er nicht wirklich versteht, welcher Mangel an Ressourcen die Ursache für die Einschränkung ist. Es gibt viele verschiedene Faktoren, die eine Einschränkung verursachen können, aber hier sind die drei häufigsten:
- Zeit: Wann immer ein Projekt eine erzwungene Frist hat, wie z.B. ein geplantes Ereignis, kann dies als Zeitbeschränkung betrachtet werden. Aufgaben können innerhalb eines Projekts verschoben werden, aber das Fälligkeitsdatum ist entscheidend und muss eingehalten werden, damit das Projekt als erfolgreich gilt.
- Budget: Eine Geldbeschränkung hindert das Team daran, zusätzliche Ressourcen zu beschaffen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Auch das Budget kann den Umfang des Projekts einschränken.
- Qualität: Dies ist eine Einschränkung, die durch die Spezifikationen des Produkts/der Dienstleistung entsteht. Wenn die Qualität als Einschränkung betrachtet wird, ist in der Regel eine der beiden anderen (Zeit oder Budget) bereits ein Problem.
Sobald alle Einschränkungen in einem Projekt identifiziert wurden, kann ein Projektmanager die besten Methoden anwenden, um sie zu beseitigen. Einige Sachzwänge lassen sich vielleicht nicht vollständig ausarbeiten, aber wenn sie zuerst identifiziert werden, können die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden , um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan (PSP) gehört zu den Best Practices des Projektmanagements und ist so etwas wie ein Projektfahrplan für den Projektmanager. Der Projektstrukturplan organisiert und listet die Projektaufgaben im Detail auf, ebenso wie die Zeitpläne und die Teammitglieder. Die Genauigkeit des Projektstrukturplans und die Art und Weise, wie der Projektmanager die darin enthaltenen Aktivitäten verwaltet, sind ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts.
Aktivitäten, die im Rahmen eines Projekts anfallen und nicht auf dem Projektstrukturplan aufgeführt sind, können als "außerhalb des Umfangs" und als Projektbeschränkung betrachtet werden. Daher ist es am besten, für jedes Projekt einen eigenen Projektstrukturplan zu erstellen, anstatt eine Vorlage zu verwenden. Das macht es einfacher, projektspezifische Einschränkungen zu erkennen.
Leistung messen
Während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts sollte der Projektmanager den Horizont kontinuierlich nach Einschränkungen absuchen, indem er die Leistung seiner Ressourcen misst. Die beste Methode zur Messung der Effizienz ist die Erstellung eines so genannten Key Performance Indicators (KPI). KPIs können die Messung eines der folgenden Punkte innerhalb eines Projekts umfassen:
- Zeitplan
- Projektabschluss
- Entwicklungsrückstand
- Arbeitskosten
- Ressourcenzuteilung
Die Liste der KPIs sollte letztendlich durch die Bedürfnisse des Projekts definiert werden und kann sich auch während des Lebenszyklus ändern. Sobald die Leistungskennzahlen festgelegt sind und die tatsächliche Effizienz dokumentiert ist, kann der Projektmanager das Problem beheben.
Kontrollen implementieren
Die Implementierung von Kontrollen ist der letzte Schritt bei der Bewältigung der Zwänge des Projektmanagements. Die Festlegung von Standards und bewährten Verfahren, die projektspezifisch sind, ist der beste Weg, die Teammitglieder engagiert und an Bord zu halten. Dies kann alles umfassen, von der Festlegung von Fristen bis hin zur Entwicklung von Budgets und der Neuzuweisung von Ressourcen. Die Art und Weise, wie ein Projektmanager mit schlechten Leistungen umgeht, wird über den Erfolg des Projekts entscheiden.
Die Branche des Projektmanagements besteht aus vielen Elementen, aber der Schlüsselbegriff ist "Management". Ein professioneller PM sollte nicht nur in der Lage sein, Probleme vorherzusehen, bevor sie entstehen, sondern auch die Fähigkeit besitzen, sie direkt anzugehen und Standards festzulegen, die sicherstellen, dass sie nicht wieder auftreten. Das ist es, was letztendlich zu einem erfolgreichen Projektergebnis und einem hochqualifizierten Projektmanager führt.
