Eine effektive Verfolgung des Projektbudgets ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Projektkosten nicht außer Kontrolle geraten - und möglicherweise den Projekterfolg gefährden. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel befasst sich mit den Grundlagen der Projektbudgetverfolgung, einschließlich bewährter Verfahren und einer 7-Phasenmethodik.
Eine der schwierigsten Aufgaben im Projektmanagement ist es, die Kosten zu verfolgen und den Überblick über die Projektausgaben zu behalten. Die Verfolgung der Kosten beinhaltet die Schätzung von Budgets, die Einrichtung von Kontrollen, die Messung von Ergebnissen, die Aktualisierung von Prognosen und eine kontinuierliche Kommunikation. Es handelt sich um einen fortlaufenden Prozess, der zu Beginn der Planung beginnen und während der gesamten Dauer des Projekts bestehen bleiben muss. den Projektlebenszyklus.
Erfolgreich Kosten verfolgen beinhaltet ein Planungssystem, das bereits in den frühen Phasen der Entwicklung beginnt. Im Folgenden finden Sie Tipps für die Schätzung und Verfolgung von Kosten. Beachten Sie jedoch, dass es eine bestimmte Reihenfolge gibt, in der Sie die Kosten genau verfolgen müssen:
- Vorplanung
- Budgets abschätzen
- Kostenkontrollen einrichten
- Kosten nachverfolgen
- Ergebnisse messen
- Aktualisierung der Prognosen
- Kontinuierliche Optimierung
Vorplanung
Der erste Schritt besteht darin, dass Sie sich mit Ihrem Team zusammensetzen und eine eine realistische Schätzung des Projektbudgets. Bei der Kostenverfolgung werden alle Phasen und die dafür erforderlichen Ressourcen untersucht. Der Plan sollte alle Aktivitäten im Rahmen des Projekts abdecken und genügend Reserven enthalten. Zu diesem Zeitpunkt sollte alles verbucht sein. Dies umfasst alle Hardware, Software und Materialien. Außerdem sollte ein Projektmanager alle Arbeitskosten mit einbeziehen, um eine umfassende Vorstellung vom voraussichtlichen Budget zu erhalten.
Budgets abschätzen
Sobald der Kostenvoranschlag von den Beteiligten formell abgesegnet ist, wird das erste Geld investiert. Dies gilt als das Basisbudget. Was ein Projektmanager zu Beginn des Projekts in der Hand hat, ist der Ausgangspunkt für die gesamte Planung.
Bestimmen Sie anhand Ihres Projektressourcenplans und Ihres Zeitplans die monatlichen Kosten für die Durchführung des Projekts. Die voraussichtlichen monatlichen Ausgaben sollten für Ihr Team offen dokumentiert werden, damit jeder den Überblick behält.
Kostenkontrollen einrichten
Jetzt, wo Sie wissen, wo das Geld hingehört, ist es an der Zeit, es zu schützen und dafür zu sorgen, dass es mit den richtigen Mitteln ausgestattet ist. Einrichtung von Kostenkontrollen bedeutet, dass Sie Teammitgliedern die Möglichkeit geben, bestimmte Dinge zu genehmigen und abzuzeichnen. Für verschiedene Arten von Ausgaben sind unterschiedliche Unterschriften erforderlich, aber die Idee ist, dass sie nie vollständig auf den Schultern einer Person lastet. Kostenkontrollen können z.B. für folgende Posten festgelegt werden:
- Stundenzettel und Arbeitsgenehmigung
- Rechnungen der Lieferanten
- Materialien
- Hardware und Software
- Zusätzliche Kosten
Delegation ist der Schlüssel zur Kostenverfolgung. Sie können nicht alles selbst machen und Sie sollten es auch nicht versuchen. Wenn Sie bei einer Sache den Ball fallen lassen, könnte Ihr Budget außer Kontrolle geraten.
Kosten nachverfolgen
Um etwas zu verfolgen, muss es aufgezeichnet werden. Notieren Sie am Ende des Monats, wie Sie Ihr Budget eingehalten haben. Nichts ist jemals perfekt und manchmal sind Sie vielleicht zu viel oder zu wenig, aber die Idee ist, dass Sie es im Auge behalten. Die monatliche Überprüfung ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Anpassungen des Budgets oder der Ressourcen vorzunehmen, um weiter voranzukommen. Im Wesentlichen können Sie damit ein Projekt besser verwalten.
In der Regel hat die Finanzabteilung diese monatliche Zahl für Sie und sie sollte verfolgt, aufgezeichnet und dem Team mitgeteilt werden. Geben Sie Lob, wenn es angebracht ist, und Motivation, wenn es wichtig ist, um das Team voranzubringen.
Ergebnisse messen
Am Ende eines jeden Berichtszeitraums ist es wichtig, dass Sie Ihre Kennzahlen berechnen. Messen Sie, wie viel Geld das Projekt im Vergleich zu den erwarteten Ausgaben ausgegeben hat. Die Zahlen sollten nahe beieinander liegen, wenn Sie ausreichend vorgesorgt haben. Projektberichte sollten immer Kostenmetriken und alle anderen Analysen enthalten, die zur Erläuterung Ihrer Kostenverfolgung notwendig sind.
Aktualisierung der Prognosen
Dies ist ein entscheidender Schritt, denn wir alle wissen, dass alles passieren kann. Projekte verlaufen nicht immer wie geplant und manchmal entziehen sie sich völlig Ihrer Kontrolle. Worauf Sie jedoch Einfluss haben, ist Ihre Berichterstattung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre monatliche Budgetprognose aktualisieren, um alle Änderungen zu berücksichtigen, die sich ergeben haben.
Die Notwendigkeit einer Aktualisierung kann aus einer Vielzahl von Gründen entstehen. Die laufenden Kosten können höher oder niedriger sein, als Sie erwartet haben. Ihre Prognosen könnten auch von Beginn des Projekts an ungenau gewesen sein. Vielleicht haben Sie festgestellt, dass eine Ressource nicht mehr verfügbar oder teurer geworden ist, als Sie es sich vorgestellt hatten. Solange Sie Ihre Prognosen aktualisieren und Änderungen dokumentieren, haben Sie Ihren Teil der Abmachung erfüllt.
Kontinuierliche Optimierung
Keine Veränderung kann jemals bestehen bleiben ohne Kontinuierliche Verbesserung und Kommunikation. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, werden die Beteiligten es nie erfahren, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Wenn Sie für die Geschäftsleitung Transparenz bei der Kostenverfolgung schaffen, haben Sie etwas mehr Spielraum, falls die Dinge schief laufen.
Die Verfolgung von Kosten und die Budgetierung von Projekten ist keine exakte Wissenschaft und nichts ist jemals garantiert. Dennoch haben Projektmanager oft das Gefühl, dass das Scheitern ganz auf ihren Schultern lastet. Wenn Sie sich stets um eine ordnungsgemäße Kostenverfolgung bemühen, indem Sie Ihr monatliches Budget im Voraus planen, Kostenkontrollen einrichten, Ihre Ergebnisse messen, die Prognosen anpassen und mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, werden Sie sich in einer viel sichereren Position befinden.
