Der Projektzeitplan ist das schlagende Herz eines jeden Projekts. Das Gebiet von Projektmanagement ist enorm vielfältig und umfasst Dutzende von Methoden in Hunderten von Branchen rund um den Globus. Projektmanager verwenden eine Vielzahl von Tools und Prozessen, um ihre Arbeit zu erledigen, von denen viele spezifisch für ein bestimmtes Unternehmen oder Produkt sind.
Trotz der fast grenzenlosen Vielfalt an Projektmanagementtechniken gibt es zumindest ein Element, das in jedem Projekt, in jedem Unternehmen und in jeder Branche vorkommt: die Projektzeitleiste.
Er fasst das Wesentliche dessen zusammen, was das Projekt erreichen soll und wie es durchgeführt werden soll. Die Kenntnis von , wie man einen Projektzeitplan erstellt, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Projektmanager in den ersten Phasen seiner Karriere entwickeln muss. Die Erstellung umfassender, genauer Zeitpläne wird Ihnen helfen, jedes Projekt auf den richtigen Weg zu bringen.
Elemente der Zeitleiste
Der Umfang und die Struktur eines Projektzeitplans hängt natürlich von dem Projekt ab, das er beschreibt. Ein Projektzeitplan kann sehr detailliert sein, mit Hunderten von Aufgaben und Teilaufgaben, oder sehr einfach, mit nur wenigen Leistungen und Terminen. Unabhängig davon, wie er aufgebaut ist, muss ein Projektzeitplan die folgenden wichtigen Informationen enthalten:
- Die Liste der zu erledigenden Aufgaben
- Die Termine, an denen die Aufgaben erledigt werden müssen
- Die voraussichtliche Dauer der einzelnen Aufgaben
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Projektzeitpläne können viele Formen annehmen, aber das Standardformat ist seit Jahrzehnten das Gantt-Diagramm. Ein Gantt-Diagramm bietet eine leicht verständliche visuelle Darstellung des Projekts, wobei horizontale Balken die Dauer der einzelnen Aufgaben im Projekt darstellen. Moderne Projektmanagement-Lösungen wie Planview AdaptiveWork ermöglichen es Projektmanagern, interaktive Gantt-Diagramme zu erstellen, die zur Verfeinerung des Projektplans in Echtzeit verwendet werden können.
Erstellen einer Zeitleiste
Die meisten Projektmanager, insbesondere in größeren Unternehmen, verwenden spezielle Projektmanagement-Software, um ihre Projektzeitpläne zu erstellen. Die derzeit beste Projektmanagement-Software enthält Standardvorlagen und Arbeitsabläufe, die den Aufwand für die Erstellung und Pflege von Projektplänen drastisch reduzieren können.
Im Allgemeinen werden Projektzeitpläne auf der Grundlage eines Projektstrukturplans (PSP) erstellt, einem Dokument, das die Projektanforderungen klar definiert. Der Projektstrukturplan listet in der Regel alle zu erbringenden Leistungen und Produkte auf, die fertiggestellt werden müssen, aber er beschreibt nicht genau, wie und wann die Arbeit erledigt wird.
Ausgehend von der Liste der Aufgaben und Ergebnisse im Projektstrukturplan unterteilt der Projektmanager die Aufgaben in Teilaufgaben und schätzt die dafür benötigte Zeit. Der PM identifiziert auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die Fähigkeiten, die die Mitglieder des Projektteams benötigen, um die Aufgaben zu erledigen.
Wenn alle Aufgaben, Unteraufgaben, Fristen und Ressourcenanforderungen definiert sind, vervollständigt der Projektmanager den Zeitplan und verteilt ihn an die einzelnen Mitglieder des Projektteams.
In den meisten Fällen wird der Zeitplan während der Laufzeit eines Projekts mehrmals überarbeitet, da sich die Prioritäten ändern und neue Anforderungen zum Umfang hinzukommen. Auch hier sind fortschrittliche Projektmanagement-Tools wie Planview AdaptiveWork unverzichtbar, denn sie ermöglichen es den Managern, den Zeitplan zu aktualisieren und die Änderungen problemlos zu kommunizieren.
Steigen Sie gerade in Ihre neue Karriere im Projektmanagement ein? Wenn Sie einen Einblick in das erfolgreiche Projektmanagement mit Planview AdaptiveWork erhalten möchten, sehen Sie sich unsere branchenführenden Projektmanagementlösungen an.
