Die Fähigkeit, Prioritäten bei der Arbeit zu erkennen und Projektressourcen so einzusetzen, dass sie erfüllt werden, ist für jeden Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Diese Priorisierung der Arbeitslast kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projekts ausmachen, wobei die Geschwindigkeit, mit der Informationen in den Entscheidungsprozess einfließen und diese Entscheidungen ausgeführt werden, ein entscheidender Faktor ist.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie lernen können, Prioritäten zu setzen und den Fokus zu verlagern, um Ihre Zeit und die Ihres Teams so effektiv wie möglich zu nutzen. Hier sind ein paar von ihnen:
- Stellen Sie eine umfassende Liste zusammen. Sammeln Sie alle Aufgaben, die Sie vor sich haben, ob groß oder klein, an einem Ort.. Solange sie nicht alle auf derselben Seite stehen, ist es nicht möglich, den Arbeitsaufwand vollständig zu verstehen. Wenn man mit verschiedenen Aufgabenplänen arbeitet, kann man sich zwischen den verschiedenen Zielen, auf die man hinarbeitet, verlieren.
- Identifizieren Sie Prioritäten durch Zuweisung von Werten. Nicht alle Aufgaben sind gleich. Einige sind weniger wichtig als andere, nehmen aber vielleicht weniger Zeit in Anspruch. Das Wichtigste ist, dass Sie lernen, Prioritäten zu setzen und an Ihren wichtigsten Aufgaben zu arbeiten, wenn Sie am produktivsten sind. Einige Punkte, wie z.B. die Einhaltung von Kundenfristen oder die Beantragung von Fördermitteln, können äußerst negative Folgen für Ihr Projekt haben, wenn ihnen nicht die gebührende Priorität eingeräumt wird.
- Seien Sie sich über Ihre Fähigkeiten im Klaren. Es hat keinen Sinn, eine umfangreiche und ausgefeilte To-Do-Liste zu erstellen, wenn Sie tief in Ihrem Inneren wissen, dass Sie nicht in der Lage sein werden, die Liste tatsächlich zu "erledigen". Die Priorisierung der Arbeitsbelastung bedeutet, dass Sie wissen, was Sie und Ihr Team leisten können und wie lange die Aufgaben dauern werden. Wenn die Ziele nicht erreicht werden oder die Teammitglieder gestresst sind oder zu lange arbeiten, um einen unrealistischen Zeitplan einzuhalten, könnte Ihr Projekt sonst entgleisen, weil das Team zusammenbricht oder der Kunde enttäuscht ist. Versuchen Sie nicht, andere Beteiligte zu beeindrucken. Der Projekterfolg ist wichtiger, als kurzzeitig den Eindruck zu erwecken, dass Sie viel schneller sind als andere Projektmanager.
- Seien Sie auf Veränderungen vorbereitet.. Flexibilität ist etwas, das sich nur schwer in die Priorisierung Ihres Arbeitspensums einbauen lässt. Es bedeutet im Wesentlichen, dass etwas eingetreten ist, das nicht vorhergesehen oder zumindest nicht vollständig berücksichtigt wurde, und dass die Richtung geändert werden muss. Manche mögen es nicht, mitten im Projekt die Richtung zu ändern, weil sie das als Eingeständnis eines Fehlers sehen. Manche würden sogar lieber sehen, dass ein Projekt weiter scheitert, als den Kurs zu ändern, den sie in der Planungsphase festgelegt hatten. Flexibel zu sein sollte jedoch so verstanden werden als das, was es ist: eine mutige Fähigkeit zu erkennen, aus welcher Richtung der Wind weht, und den Kurs so zu ändern, dass das gesamte Projekt davon profitiert.
- Aufgaben losschneiden. Zur Anpassungsfähigkeit an die aktuellen Bedürfnisse eines Projekts gehört auch die Stärke, Aufgaben oder Arbeiten zu verwerfen, die das Projekt verlangsamen oder deren Wert nicht mit dem der Projektressourcen übereinstimmt. Ein guter Projektmanager muss in der Lage sein, Prioritäten zu erkennen und zu lernen, wie er die Prioritäten so setzt, dass sie zum Erfolg führen. Er muss auch in der Lage sein, diejenigen zu erkennen, die unnötig oder für die gesetzten Ziele von geringem Wert sind.
Wenn Sie lernen wollen, wie Sie bei der Vielzahl der verschiedenen Aufgaben, die ein Projekt beinhaltet, Prioritäten setzen können, müssen Sie die Bedürfnisse und verfügbaren Ressourcen Ihres Projekts einschätzen und berücksichtigen. Obwohl viele von uns immer gerne mehr Zeit und Ressourcen hätten, um unsere Projekte "perfekt" abzuschließen, sind diese Dinge nur begrenzt vorhanden. Daher ist es für jeden Projektmanager eine wertvolle Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen und Ressourcen auf die am besten geeignete Weise einzusetzen.
