Das Ziel eines Projekts, d.h. sein Gesamtzweck, wird durch das Erreichen bestimmter Zielsetzungen erreicht. Für einen Projektmanager ist es also wichtig zu wissen, wie er die Projektziele identifizieren und für sein Team anwendbar machen kann, um das Projekt auf Kurs zu halten und schließlich ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.
Zu Beginn oder in der Planungsphase eines Projekts muss der Projektmanager mehrere Dokumente erstellen, in denen er darlegt, was das Projekt erreichen möchte, wie es dies tun wird und in welchem Zeitraum. Dieser Projektplan dient als Fahrplan, der das Team durch den Projektverlauf führt. Hier werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie die Projektziele identifizieren können, um sicherzustellen, dass Sie den am besten geeigneten Schwerpunkt für Ihr Projekt wählen.
Dies sind fünf allgemeine Kategorien, in die Projektziele fallen:
- Performance-Ziele
- Geschäftsziele
- Finanzielle Ziele
- Regulatorische Ziele
- Effektivität Ziele
Wie man Projektziele identifiziert
- Strategische Ziele
Diese sind der Hauptfokus des jeweiligen Projekts und geben Ihrem Team ein Ziel vor, auf das es hinarbeiten soll. Diese strategischen Ziele sind darauf ausgerichtet, das Gesamtziel zu erreichen, das sich die relevanten Interessengruppen für das Projekt gesetzt haben. Im Allgemeinen obliegt es dem Projektmanager und den Teamleitern, diese spezifischeren Ziele zu definieren, sobald das Ziel festgelegt ist. Einige Beispiele für strategische Ziele wären:
- Steigern Sie Ihren Umsatz bis März um 20%.
- Verringern Sie die Reaktionszeit für Kunden um eine halbe Stunde
- Verbessern Sie den NPS innerhalb von sechs Monaten um 0,5
- Steigern Sie den Umsatz pro Verkauf um $200
- Performance-Ziele
Dies sind Projektziele, die auf die Messung der Prozesse und der Funktion Ihres Teams ausgerichtet sind. Oft handelt es sich um fortlaufende Ziele, die für alle Projekte gelten, und die gesammelten Daten können zur Verbesserung der Produktivität des gesamten Unternehmens genutzt werden. Sie ermöglichen es, dass Ihre Projekte immer eine sekundäre, aber sehr wichtige Funktion haben, nämlich die Verfolgung des Fortschritts Ihrer Organisation in Bezug auf die Art und Weise, wie sie ihre Arbeit erledigt. Einige Beispiele hierfür wären:
- Messung der Gesamtkohärenz des Projekts mit dem ursprünglichen Plan
- Messung der Genauigkeit von Budgetprognosen
- Messung der Effizienz der Zeitleiste
- Messung der individuellen Aufgabenleistung
- Finanzielle Ziele
Projekte kosten Geld, aber es geht in der Regel auch darum, Geld zu verdienen. Finanzielle Ziele sind also solche, die sich mit den monetären Vor- und Nachteilen eines bestimmten Projekts befassen. Dabei geht es um die grundlegende Leistung eines Budgets, d.h. wie viel ausgegeben wurde, aber auch um die zugrunde liegenden finanziellen Details sowohl des Projekts als auch der Organisation als Ganzes. Beispiele könnten sein:
- Schaffen Sie Einsparungen von $30 pro Einheit
- Beibehaltung oder Senkung der Lieferantenkosten über 12 Monate
- Halten Sie Projektüberstunden unter 2 Stunden/Person/Woche
- Sicherstellen, dass das Budget innerhalb von 10% der geplanten Summe bleibt
- Regulatorische Ziele
Je nach Branche ist ein Projekt mit unterschiedlich hohen regulatorischen Anforderungen konfrontiert. Diese können auf staatlicher Ebene festgelegt werden, aber auch Dinge wie oder die gewünschten Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens beinhalten. Die Auswirkungen eines Projekts in Bezug auf diese Anforderungen werden oft übersehen, sind aber dennoch ein wichtiger Faktor für einen Projektmanager.
- Halten Sie das Projekt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften
- Unterstützung von externen Interessengruppen erhalten
- Verabschiedung und Befolgung einer nachhaltigen Arbeitspolitik
- Effektivität Ziele
Eine Organisation wird immer versuchen, ihre Prozesse und die Art und Weise, wie sie ihre Aufgaben erfüllt, zu verbessern. In jedem einzelnen Projekt sollte der PM die Wirksamkeit der eingesetzten Methoden kennen und verfolgen. Durch die Festlegung spezifischer Ziele zu diesem Zweck erhält das Unternehmen die Möglichkeit, seine Prozesse zu überwachen und Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung zu erkennen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Projektmanagement-Software von höchster Qualität verwenden.
- Verbessern Sie die Produktivität der Mitarbeiter pro Stunde
- Anwenden und Überwachen der Richtlinien für Fernarbeit
Es ist wichtig, diese Kategorien zu erkennen und Projektziele zu wählen, die zum Fokus des Projektziels passen. Wenn Sie Ihre Projektziele finden, sollten sie zu dem Ethos passen, auf das sich die Beteiligten geeinigt haben, um sie so klar und leicht kommunizierbar wie möglich zu machen.
