Die Initiierungsphase eines Projekts kann eine chaotische Zeit für einen Projektmanager sein. Die Projektziele und die zu erbringenden Leistungen werden definiert, die Ressourcenmanager arbeiten an der Zuweisung von Teammitgliedern für das Projekt und die Budgets werden ausgearbeitet. All diese ungelösten Details können zu Unsicherheit und Unruhe bei den Beteiligten führen, die sich unbedingt an die Arbeit machen wollen. Viele Projektmanager in Unternehmen nutzen diese Zeit, um Treffen mit den Projektbeteiligten zu vereinbaren, in denen sie ihr Verständnis des Projekts, ihre persönlichen Ziele und etwaige Bedenken, die sie zu Beginn des Projekts haben, besprechen.
Es hat mehrere Vorteile, sich mit den Projektbeteiligten zusammenzusetzen, bevor ein Projekt beginnt. Am wichtigsten ist vielleicht die Tatsache, dass Sie in persönlichen Gesprächen oft Details erfahren, die in den Dokumenten (z. B. Kaufverträgen oder Umfangsdokumenten), die Sie zur Erstellung Ihres Projektplans verwenden, nicht enthalten sind. Stakeholder meetings helfen Ihnen auch dabei, ein Gefühl für die verschiedenen Persönlichkeiten und Arbeitsstile zu bekommen, mit denen Sie es bei dem Projekt zu tun haben werden, was Ihnen helfen kann, effektivere Aufgabenzuweisungen und Kommunikationspläne zu erstellen.
Durch die Beratung im Vorfeld wird auch das Stakeholder-Management während der gesamten Projektlaufzeit einfacher, da Ihre Stakeholder eher das Gefühl haben, dass sie an der Strukturierung und Durchführung des Projekts beteiligt waren. Dadurch fühlen sie sich stärker in das Projekt eingebunden, was wiederum dazu führt, dass sie sich mehr engagieren und konzentrieren, selbst wenn es schwierig wird. An verschiedenen Projekten sind natürlich unterschiedliche Arten von Stakeholdern beteiligt, aber in den meisten Fällen sollten die Projektmanager versuchen, sich vor jedem Projekt mit den unten aufgeführten Gruppen zu beraten.
Senior Leaders/Executive Sponsors
Es ist eine gute Idee, zunächst Zeit mit den übergeordneten Interessengruppen einzuplanen, die dafür verantwortlich sind, das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Wenn Sie Fragen dazu haben, was das Projekt erreichen soll, sind dies die Beteiligten, die Ihnen den nötigen Einblick geben können. Außerdem werden sie in der Lage sein, dem Rest des Unternehmens die Bedeutung Ihres Projekts effektiv zu vermitteln.
Fachexperten
Bei den meisten Projekten wird der Großteil der eigentlichen Arbeit von Fachexperten-Teammitglieder, die über umfassende Erfahrung in einer oder mehreren der zu erledigenden praktischen Aufgaben verfügen. Ein Treffen mit diesen Beteiligten kann Ihnen helfen, deren Arbeitsstil zu verstehen, und gibt Ihnen auch die Möglichkeit, sich zu vergewissern, dass Ihr Team aus Personen mit den richtigen Fähigkeiten besteht, um die Aufgaben zu erfüllen.
Anbieter
Nur wenige Unternehmensprojekte werden ausschließlich mit internen Ressourcen durchgeführt. Lieferanten und andere Drittparteien machen oft einen großen Teil der Aufgaben und des Budgets eines Projekts aus. Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit wichtigen Anbietern und Beratern zu treffen, um stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind, wenn es Zeit ist, mit ihrer Arbeit zu beginnen.
Projektleiter Gegenstücke
Projektmanager in Unternehmen verbringen einen großen Teil ihrer Zeit damit, ihre Arbeit mit anderen PMs zu koordinieren, die das andere Ende desselben Projekts für einen Kunden oder Lieferanten leiten. Wenn Sie zum ersten Mal mit einem bestimmten Projektmanager zusammenarbeiten, sollten Sie sich ein oder zwei Stunden Zeit nehmen, um die von Ihnen bevorzugten Methoden der Kommunikation und Zusammenarbeit zu besprechen. Je mehr Sie den Stil des anderen verstehen und bevorzugte Projektmanagement-Methodik bevor die Arbeit beginnt, desto einfacher wird es sein, während des gesamten Projekts auf derselben Seite zu bleiben.
