Unternehmen entdecken schnell die Vorteile virtueller Teams, d.h. von Teams, in denen fast jedes Mitglied von einem anderen Standort aus arbeitet. Diese Teams senken die Kosten, schaffen einen viel größeren Pool an potenziellen Bewerbern und ermöglichen eine Flexibilität, die anderswo nur schwer zu finden ist. Außerdem gibt es virtuelle Teams in vielen Formen und Größen.
In vielen Fällen gibt es nie einen endgültigen Bürostandort, da viele Teammitglieder umziehen und auf der ganzen Welt leben. Dieses nicht-traditionelle Umfeld bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, und die Leitung eines Teams in einem solchen Umfeld erfordert ein spezifisches Verständnis der Arbeitsabläufe, das sich von dem unterscheidet, was in einer normalen Büroumgebung üblich ist. Von der Bedeutung von Videoanrufen bis zum Einsatz eines Projektmanagement-Tools finden Sie hier einige Tipps für die erfolgreiche Leitung eines virtuellen Teams.
Routinemäßige Besprechungen sind ein Muss
Stellen Sie sicher, dass alle koordinierten Meetings und Telefonkonferenzen zur gleichen Zeit und an den gleichen Tagen stattfinden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team mit dem Arbeitsablauf vertraut wird und seine Arbeit sinnvoller und mit weniger Stress angeht. Eine gute Möglichkeit, das Ziel von Routinebesprechungen zu erreichen, ist der Videochat, der auch eine gute Möglichkeit ist, Ihren entfernten Mitarbeiter auf einer persönlicheren Ebene kennen zu lernen. Und da wir gerade von Videoanrufen sprechen...
Videoanrufe sind wichtig
E-Mails und Chatrooms können mehr Missverständnisse verursachen, als sie verhindern können, und eine virtuelle Atmosphäre kann eine einfache Nachricht in ein katastrophales Telefonspiel verwandeln. Videoanrufe eignen sich hervorragend für virtuelle Teams, da sie die Gefahr von Missverständnissen minimieren und eine persönlichere Verbindung zwischen den Teammitgliedern ermöglichen. Wie im vorherigen Punkt erwähnt, sollten Sie sicherstellen, dass Videoanrufe zu einer Zeit stattfinden, die für alle Beteiligten geeignet ist - das Letzte, was Sie tun möchten, ist, einen entfernten Mitarbeiter mitten in der Nacht per Video anzurufen.
Projektmanagement-Tools sind unverzichtbar
Projektmanagement-Tools sind für eine effektive Bürofunktionalität unerlässlich, insbesondere an entfernten Arbeitsplätzen. Eine Anwendung ist die Überwachung anstehender Fristen, eine andere das Versenden von Erinnerungen an wichtige Aufgaben an die Teammitglieder, denen diese Aufgaben zugewiesen wurden, und eine weitere Anwendung ist die Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass jeder Remote-Mitarbeiter seine Zeit sinnvoll nutzt.
Zusammenarbeit ist der Schlüssel
Da zu vielen Teams auch Interessengruppen außerhalb des Unternehmens gehören, wie z.B. Lieferanten und Führungskräfte, ist eine effiziente Art der Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. In einer Zeit, in der das Konzept der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Kunden immer beliebter wird, sollten Unternehmen und Projektmanager in der Lage sein, relevante Informationen zu teilen und gleichzeitig ihr geistiges Eigentum zu schützen. Hier kommt Planview AdaptiveWork ins Spiel - ganz gleich, ob Sie mit Kunden oder einem externen Anbieter zusammenarbeiten, Planview AdaptiveWork macht es Ihnen leicht, bei der Zusammenarbeit nur das Nötigste zu teilen.
Haben Sie klare Ziele und definierte Arbeitssysteme
Bei so vielen verschiedenen Menschen können die Dinge leicht durcheinander geraten. Deshalb ist es wichtig, klare Ziele mit definierten Parametern zu haben. Durch die Festlegung und Einhaltung dieser Standards werden die Teams besser darauf vorbereitet, Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen. Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, sollten Sie es standardisieren, da dies die Produktivität fördert. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass das System auf die Bedürfnisse Ihrer virtuellen Mitarbeiter zugeschnitten ist, da diese täglich mit dem System arbeiten werden.
Professionalität sicherstellen
Sorgen Sie dafür, dass Ihr virtueller Arbeitsplatz frei von Ablenkungen ist und verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern, dass sie angemessene Kleidung tragen - kein Arbeiten von zu Hause aus im Schlafanzug! Diese Standards tragen zu einer Kultur der Professionalität und Effizienz bei und machen es Ihren Teammitgliedern leicht, sich auf die richtige Einstellung einzustellen.
Überschneidende Stunden
Wahrscheinlich werden Sie mehrere Teammitglieder haben, die in verschiedenen Zeitzonen stationiert sind. Unabhängig davon sollten Sie dafür sorgen, dass es mindestens drei Stunden im Zeitplan gibt, in denen alle zur gleichen Zeit anwesend sind. Dies fördert den Zusammenhalt des Teams, ermutigt sie, zusammenzuarbeiten und bringt ihnen wahrscheinlich einige Dinge bei, die sie noch nicht über verschiedene Aspekte ihrer täglichen Aufgaben wussten.
