Mach Platz, E-Mail. Treten Sie zur Seite, Kabinen. Machen Sie eine Wanderung, der Parkplatz ist zu klein. Es gibt einen verachteten Neuzugang auf der ENTERPRISE LEAST WANTED LIST, und es bedurfte einer Planview AdaptiveWork Umfrage um ihn aus dem Schatten ins Rampenlicht zu drängen: Telefonkonferenzen.
Über die Umfrage
Die oben erwähnte Umfrage, die von Harris Poll online durchgeführt wurde, ist vor allem dafür bekannt, dass Angestellte bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitswoche in Statusbesprechungen verschwenden.
Die Umfrage hat jedoch auch eine Geißel aufgedeckt, die seit Jahrzehnten die Bemühungen um effektive Meetings behindert: exzessive, unnötige und oft schlichtweg unorganisierte Telefonkonferenzen. Hier sind die erschreckenden Zahlen für Arbeitnehmer in den USA (die Zahlen für Großbritannien und Australien liegen in der gleichen Größenordnung):
- Die durchschnittliche Wartezeit für die Teilnahme aller eingeladenen Kollegen an einer Telefonkonferenz beträgt 6.5 Minuten.
- Von denjenigen, die an Telefonkonferenzen teilnehmen, warten 32% in der Regel mehr als 5 Minuten, bis alle Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen, und 15% warten im Durchschnitt mehr als 10 Minuten.
- 74% der Teilnehmer gehen anderen Aktivitäten nach, während sie während der Telefonkonferenz stumm geschaltet sind, z.B. E-Mails beantworten, mit jemandem im Büro sprechen, zu Mittag essen und sogar die Toilette benutzen.
Verwandeln Sie Konferenzanrufe in effektive Meetings
Die Umfrageergebnisse deuten nicht darauf hin, dass Telefonkonferenzen aus der Arbeitslandschaft verbannt werden sollten. Sie haben ihren Platz, und es braucht nicht viel, um sie in effektive Meetings zu verwandeln. Damit dies gelingt, finden Sie hier die 5 wichtigsten Ratschläge für Organisatoren von Telefonkonferenzen:
1. Stellen Sie eine realistische Tagesordnung auf, teilen Sie diese im Voraus mit und bitten Sie die Teilnehmer, bis zu einer bestimmten Frist private Änderungsvorschläge zu machen. Verteilen Sie gegebenenfalls eine endgültige Tagesordnung mindestens einen Tag (idealerweise aber ein paar Tage) vor der Telefonkonferenz.
2. Beginnen Sie die Telefonkonferenz pünktlich und legen Sie innerhalb von drei Minuten los. Leute, die aus Gewohnheit zu spät kommen - vor allem, wenn sie zu den Hauptteilnehmern gehören und ohne sie nichts wirklich beginnen kann - sollten nach dem Gespräch unter vier Augen angesprochen und gebeten werden, in Zukunft pünktlich zu sein. Helfen Sie diesen oft wohlmeinenden, aber wenig zeitbewussten Leuten zu verstehen, dass die ersten Minuten einer Telefonkonferenz entscheidend sind, um den Ton anzugeben, und dass sie sich selbst einen schlechten Dienst erweisen, wenn sie zu spät einsteigen, da die Leute, mit denen sie sprechen wollen, bereits etwas ungeduldig und aufgeregt sind.
3. Halten Sie sich so genau wie möglich an die Tagesordnung. Das bedeutet nicht, dass die Organisatoren genau zur 10 Minute ein Horn ertönen lassen sollten, wenn das die Zeit ist, die für ein bestimmtes Thema vorgesehen ist (obwohl das die Aufmerksamkeit der Leute wecken würde!). Aber es bedeutet, dass ein entschlossenes "Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen" erforderlich sein kann, um zu verhindern, dass eine 30-minütige Telefonkonferenz in der 26-ten Minute kaum in Gang kommt. Niemand gewinnt, wenn das passiert.
4. Sparen Sie sich am Ende ein paar Minuten für Zusammenfassungen, die Erledigung loser Aufgaben und die Klärung von Aktionspunkten und Verantwortlichkeiten. Jeder sollte wissen, was die nächsten Schritte sind und wer für was verantwortlich ist.
5. Versenden Sie am Ende des nächsten Arbeitstages eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Beschlüsse und Maßnahmen. Wenn die Telefonkonferenz aufgezeichnet wurde, senden Sie den Link für diejenigen, die sie noch einmal anhören möchten (hoffentlich nicht, weil sie gerade gegessen, E-Mails gelesen oder die Toilette benutzt haben) oder die nicht teilnehmen konnten.
Das Fazit
Wird das Befolgen der oben genannten Punkte Ihre Telefonkonferenzen ansprechender, interessanter und - sagen wir es ruhig - unterhaltsamer machen? Das könnten sie sicherlich, aber vielleicht auch nicht. Einige Anrufe sind aufgrund ihres Themas auf der Skala der Aufregung und des Enthusiasmus sehr viel höher als andere.
Mit den oben genannten Tipps und Tricks können Sie jedoch sicherstellen, dass Telefonkonferenzen als das angesehen werden, worauf es wirklich ankommt: effektive Meetings. Und im Vergleich zu dem, was jetzt geschieht - mit im Grunde 3 von 4 Teilnehmern, die etwas anderes tun als zuzuhören und aufzupassen - ist die Umwandlung von Telefonkonferenzen in effektive Meetings mehr als nur ein großes Upgrade. Es grenzt ans Wunderbare.
