Wenn ein Problem oder eine Chance identifiziert ist, wird ein Business Case erstellt, in dem dargelegt wird, wie das Problem gelöst oder genutzt werden kann, wie viel es kosten wird, wie es durchgeführt wird und was die wahrscheinlichen Ergebnisse sein werden. Eine Information, die oft in den Hintergrund gedrängt wird, ist die Risikobewertung. Dieser Ansatz ist an sich schon ein Risiko, da die Anerkennung, Bewertung und Planung von Eventualitäten für die Risiken, mit denen das Projekt konfrontiert ist, der Schlüssel zu seinem Erfolg oder Misserfolg sind.
Die Erstellung einer Risikobewertung ist ein ungeliebter Teil des Business Case, denn in dieser Phase des Projekts möchte man vor allem die positiven Aspekte hervorheben, z. B. wie großartig die Veränderungen sein werden, und darüber nachdenken, was der Erfolg für das Unternehmen und für einen selbst bedeuten wird. Aber wir wollen Ihnen helfen zu erkennen, dass eine Risikobewertung Ihr Geschäft stärken kann, anstatt ihm zu schaden.
Das Risikoprotokoll
Um sicherzustellen, dass Ihre Risikobewertung einem Standard entspricht, der sowohl potenzielle Risiken berücksichtigt und plant als auch das Vertrauen und die Unterstützung der Projektbeteiligten gewinnt, ist ein hochwertiges und umfassendes Risikoprotokoll (auch bekannt als Risikoregister) unerlässlich. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie ein effektives Risikoprotokoll genau aussehen sollte, gehen wir hier mit Ihnen die Kernelemente durch.
Merkmale eines Risikoprotokolls
- Referenznummer: Diese Spalte wird für die Nachverfolgung des Risikos und für Verweise darauf verwendet.
- Risikobeschreibung: Hier finden Sie eine kurze Beschreibung des Risikos. Es wird empfohlen, ein Standardformat wie z.B. zu verwenden: X kann aufgrund von Y auftreten und Z verursachen. z.B. Das Testen der API kann sich aufgrund mangelnder Verfügbarkeit verzögern, so dass der Liefertermin nicht eingehalten werden kann.
- Datum der Erhebung: Wann das Risiko identifiziert wurde, ein notwendiges Detail für spätere Projektnachbesprechungen und sogar rechtliche Schritte.
- Status: Dies beschreibt, in welchem Zustand sich das Risiko befindet, z.B. Offen, Abgeschlossen, In Bearbeitung oder In Prüfung.
- Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass das Risiko eintritt. Es sollte eine Standardskala verwendet werden, z.B. Niedrig - Hoch oder 1 - 10.
- Schweregrad: Wie groß das Risiko ist, wird in der Regel durch Multiplikation der Wahrscheinlichkeit mit der Auswirkung berechnet (was bedeutet, dass eine 1 - 10 Skala in beiden Fällen einen ordentlichen 'Schweregrad %' ergibt).
- Auswirkung: Wie schädlich das Ergebnis sein wird, wenn es eintritt.
- Abschwächende Maßnahmen: Was kann getan werden, um den Eintritt des Risikos zu verhindern. Dies kann die Übertragung von Risiken beinhalten, z.B. Aufnahme von Vertragsstrafenklauseln in den Vertrag eines Verkäufers oder Abschluss einer Versicherung. Im Beispiel der API-Tests wäre eine Abhilfemaßnahme die Einstellung von Zeitarbeitskräften oder die Neuzuweisung von Ressourcen.
- Kontingenz: Wie mit dem Risiko umgegangen wird, wenn es eintritt. Wenn sich zum Beispiel die bereits erwähnten API-Tests verzögern, muss der Kunde informiert und der Projektplan geändert werden.
- Eigentümer: Die Person, die die Gesamtverantwortung für den Risikobereich trägt.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wichtige Projektdokumente wie das Risikoprotokoll weit verbreitet, zugänglich und von den relevanten Teammitgliedern und Interessengruppen aktualisierbar sind. Mit einer cloudbasierten Projektmanagement-Software für mehrere Benutzer wie Planview AdaptiveWork ist dies ganz einfach möglich. Um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen bei der Risikoplanung und -bewältigung helfen können, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie eine kostenlose Demonstration.
