It may sound hard to believe, but multitasking is an effective way to get less done. Juggling multiple tasks at once interrupts your focus, which can cause you to spend more time on each task than if you had completed them one at a time.
Obwohl Untersuchungen die schädlichen Auswirkungen von Multitasking auf die Produktivität belegen, gehen viele von uns immer noch mit der Einstellung an ihre Arbeit heran, "alles zu tun, und zwar sofort". Dies gilt insbesondere für IT-Betriebsteams, die mit der Bearbeitung neuer Anfragen und der Aufrechterhaltung der Produktion überlastet sind. Unserer Erfahrung nach trifft das auf jedes IT-Betriebsteam zu, mit dem wir je gearbeitet haben.
Kanban versucht, Multitasking zu minimieren, indem es an strategischen Punkten im Prozess oder Arbeitsablauf eines Teams Grenzen für die in Arbeit befindliche Ware (WIP) setzt. Wie der Name schon sagt, ist ein WIP-Limit ein Werkzeug, mit dem Sie die Menge der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Arbeit begrenzen können, um Engpässe aufzudecken und den Arbeitsfluss zu verbessern. Hier erfahren Sie, was IT-Operations-Teams über die Verwendung von WIP-Limits lernen können, um mehr von der richtigen Arbeit zur richtigen Zeit zu erledigen.
Der Bottleneck-Effekt: Eine Fallstudie
Ein IT-Betriebsteam in einem Unternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, hatte einen Arbeitsablauf, bei dem der letzte Schritt des Prozesses (vor Done) Validate war. Damals gab es keinen Prozess, der eine rechtzeitige Rückmeldung ermöglichte, so dass die Arbeitsaufgaben nach ihrer Übergabe in Validate verblieben. In der Regel ging man davon aus, dass alles in Ordnung war, solange sich niemand beschwerte.
Während die Arbeit in Validate brach lag, haben die Mitarbeiter weitere Arbeit aus dem Rückstand in Implement abgezogen. Die Validate-Warteschlange wuchs und wuchs, bis sie fast 100 Workitems enthielt. Die Kanban-Tafel unten zeigt, wie dies aussah, wobei sich der Engpass in der Validate-Warteschlange stapelte.
Oben: Eine physische Kanban-Tafel zeigt einen Engpass in der Validate-Warteschlange
Viele der gelieferten Artikel waren tatsächlich zufriedenstellend, einige jedoch nicht, was die nachgelagerten Kunden unzufrieden machte. Als sie erwähnten, dass die Arbeit nicht so geliefert wurde, wie sie es erwartet hatten, brauchte das IT-Operations-Team lange, um zu reagieren, da sie bereits mit der nächsten Aufgabe beschäftigt waren.
Je mehr Zeit zwischen dem Kundenfeedback und der Antwort von IT Operations verging, desto unzufriedener wurden die Kunden und gaben schließlich auf, zu kommunizieren. Sie beschwerten sich untereinander und bei anderen Abteilungen: "Ops reagiert nie", "Sie sind wie ein großes schwarzes Loch" und "Was für ein wertloses Team".
Schließlich begann der Ruf des IT-Operations-Teams den Bach hinunter zu gehen. Sie versuchten, so viele Dinge auf einmal zu tun, dass sie nichts richtig machen konnten. Wie Steve Uzzell in dem Buch von Gary Keller The ONE Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results sagt: "Multitasking ist lediglich die Möglichkeit, mehr als eine Sache auf einmal zu vermasseln."
Wie viel WIP hat Ihr Team?
Hier ist eine Übung, die Sie ausprobieren können: Fragen Sie Ihr Ticketingsystem (ITSM-Tool o.ä.) ab, um die Arbeitsaufgaben zu ermitteln, die über einen bestimmten Zeitraum (z.B. 60 Tage) nicht angefasst wurden. Vergleichen Sie dieses Ergebnis mit der Arbeit, die gerade fertiggestellt wird. Ist das Ergebnis entmutigend? Wenn ja, führen Sie ein gutes, altmodisches Gespräch mit dem Team über die Beendigung der Arbeit, bevor Sie mit neuer Arbeit beginnen. Versuchen Sie, dies nach Ticketart zu tun, damit Sie sehen können, welche Tickets reibungslos funktionieren und welche unterwegs stecken bleiben.
Oben: Ein Planview AgilePlace-Board mit WIP-Limits in Plan, Develop:Done und Deploy
In einem effektiven Pull-System erleichtern WIP-Grenzen Gespräche, die das Unternehmen von einem autoritätsorientierten Ansatz, der alles tun muss, zu einem Dialog darüber führen können, was das Beste ist, was man jetzt tun kann. Dies basiert auf einer kollektiven Vereinbarung über die tatsächlichen geschäftlichen und wirtschaftlichen Ziele und die Fähigkeit des Teams, die Arbeit zu erledigen.
Probleme, die durch zu viel WIP verursacht werden
Zu viel unfertige Arbeit führt nicht nur zu Verzögerungen bei der Bereitstellung von Geschäftswerten, sondern birgt auch zwei weitere große Probleme:
- Geschäftigkeit wird fälschlicherweise für Produktivität gehalten.
- Eine schnelle Rückmeldung wird vereitelt.
Wenn Geschäftigkeit mit Produktivität verwechselt wird, sieht es so aus, als wären alle fleißig, aber es fehlt an greifbaren Ergebnissen, um den Kunden einen Mehrwert zu bieten. Das ist kein guter Ort, wenn Sie wirklich erfolgreich sein wollen. Zu viel Arbeit ist gleichbedeutend damit, zu vielen Dingen "ja" zu sagen. Wenn Sie dazu neigen, sich mehr Arbeit aufzuladen, als Sie bewältigen können, ist das Festlegen und Einhalten von WIP-Limits eine Möglichkeit, das Chaos zu stoppen und sich (und Ihren Mitarbeitern) die Erlaubnis zu geben, zu sagen: "Tut mir leid, heute nicht".
Wenn Menschen zu lange warten müssen, bis sie Feedback erhalten, sinkt der Wert des Feedbacks. Sie gehen zur nächsten Sache über und haben keine Zeit mehr, das Feedback zu berücksichtigen. Dadurch verlieren sie die Möglichkeit, ihre Arbeit zu verbessern. Die Lean-Philosophie legt großen Wert auf die Beseitigung von Verschwendung, aber es ist schwer, Verschwendung zu erkennen, wenn Sie etwas nicht geliefert und kein Feedback dazu erhalten haben. In der Kanban-Welt übertrumpft die Wertschöpfung die Reduzierung der Verschwendung, und schnelles Feedback ist ein großartiger Weg, Wertschöpfung zu erzielen.
Das Fazit
Es ist leicht, eine veraltete Anfrage beiseite zu schieben, wenn eine glänzende neue Anfrage in der Warteschlange auftaucht. Aber die Kosten, die entstehen, wenn Sie neue Aufgaben beginnen, bevor Sie die alten abgeschlossen haben, können hoch sein. Wenn zu viel Arbeit im Gange ist, treten negative Probleme auf: Multitasking nimmt zu, Engpässe entstehen, Abhängigkeiten nehmen zu, Zeitfenster gehen verloren, und es gibt Urlaub. Und weil sich der Fortschritt verzögert, stapeln die Leute noch mehr Arbeit an. Dies führt dazu, dass die Arbeit länger dauert als sie sollte und die Wertschöpfung für das Unternehmen verzögert wird. Die Verwendung von WIP-Limits kann Ihrem Team helfen, Multitasking zu reduzieren und sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist.
WIP-Grenzen: Wie man sicher ins Unbekannte reist
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