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Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation im gesamten Unternehmen [Interview]

Veröffentlicht am Von Leyna O'Quinn
Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation im gesamten Unternehmen [Interview]

Wie gut kommunizieren Sie innerhalb Ihres Teams und mit anderen Bereichen der Organisation über die Projektarbeit? Wenn die abteilungsübergreifende Kommunikation leidet, werden Projekttermine oft nicht eingehalten oder scheitern. Sie können sich also vorstellen, dass die Herausforderungen noch größer werden, wenn die Menschen, mit denen Sie bei Projekten kommunizieren müssen, auch noch geografisch verstreut sind. Kollaboratives Arbeitsmanagement kann Teams aus verschiedenen Abteilungen helfen, in Verbindung zu bleiben.

Ich habe mich kürzlich mit Nikki Glaser, Enterprise Demand Generation Manager, zusammengesetzt, um zu erfahren, wie sie und andere in ihrem Team ProjectPlace von Planview nutzen, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern und Silos aufzubrechen. Hier ist, was sie zu sagen hatte...

Leyna: Was waren einige der Herausforderungen, die Sie vor dem Einsatz von ProjectPlace zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation erlebt haben?

Nikki: Vor Projectplace habe ich E-Mails verwendet und viele persönliche Treffen angesetzt, um mit den Mitgliedern des erweiterten Teams zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Die Zusammenarbeit war nicht einfach - nach der Besprechung musste ich alle Dateien und Details von meinem Schreibtisch aus und per E-Mail verwalten. Wenn wir an einem Inhalt oder einer kreativen Arbeit zusammenarbeiten mussten, schickte ich sie per E-Mail und musste nachverfolgen, wer die letzte bearbeitete Version hatte. Oft musste ich Änderungen von mehreren Personen in einem einzigen Dokument konsolidieren, was zusätzliche Arbeit bedeutete. Außerdem war die Zusammenarbeit langsam. Einige Leute haben per E-Mail geantwortet, andere nicht. Ich konnte nicht ohne weiteres erkennen, wer noch Feedback geben musste. Ich erinnere mich, dass ich verschiedene E-Mail-Ketten durchgesehen habe, um verschiedene Versionen zu finden. Ich wusste, dass es einen besseren Weg geben musste.

Leyna: Wie nutzen Sie ProjectPlace, um abteilungsübergreifende Kommunikationspläne zu erstellen, und welche Art von Arbeit verwalten Sie?

Nikki: Ich habe einen ProjectPlace-Arbeitsbereich, in dem ich die Kommunikation mit dem Lösungsmarketing und unseren erweiterten Managern für die Nachfragegenerierung in Europa pflege. Gemeinsam planen wir verschiedene Aktivitäten zur Nachfragegenerierung, wie z. B. die Entwicklung von Inhalten, Veranstaltungen, Webcasts und vieles mehr, und führen diese gemeinsam durch, so dass wir alle mit dem, was wir erreichen wollen, auf einer Wellenlänge liegen. Das globale Demand-Gen-Team kann dann die in der Zentrale unternommenen Anstrengungen nutzen und Aktivitäten und Kampagnen lokalisieren, um weltweit Nachfrage zu schaffen. Eine Sache, die ich an ProjectPlace liebe, ist seine Vielseitigkeit. Wenn ich ein spezielles Projekt habe, kann ich einen eigenen Arbeitsbereich für die Initiative einrichten und andere einladen, daran teilzunehmen und mitzuarbeiten.

Leyna: Wie nutzen Sie ProjectPlace für die Kommunikation mit Teams außerhalb Ihrer Abteilung?

Nikki: Ich nutze die ProjectPlace-Kollaborationsfunktionen, um anstehende und neue Demand-Gen-Aktivitäten an den globalen Außendienst, die internen Vertriebsteams und das Lösungsmarketing zu kommunizieren. Dank der sozialen Funktionen kann jeder die Ankündigungen zu den von mir durchgeführten Kampagnen an einem Ort sehen - kein Durchwühlen von E-Mails mehr. Sie sehen nicht nur eine Benachrichtigung, wenn sie den ProjectPlace-Arbeitsbereich öffnen, sondern meine Mitteilungen sind auch auf der Registerkarte "Unterhaltungen" zu sehen. Die sozialen Funktionen ermöglichen es den Leuten, meine Ankündigungen zu "mögen" oder Fragen zu stellen, die sich auf das beziehen, woran wir gerade arbeiten (Inhalte oder Kreatives). So können andere daran teilhaben, wissen, wo wir uns im Prozess befinden, und Feedback geben.

Kostenlose Testversion von Projectplace

Leyna: Wie nutzen Sie die Dokumentenfunktion von Projectplace? Haben Sie irgendwelche bewährten Praktiken, die Sie mit unseren Lesern teilen möchten?

Nikki: Die Verwaltung von Dokumenten ist in Projectplace ganz einfach. Als Teil meiner Kampagnenkommunikation verwende ich das Dokumentenmanagement in ProjectPlace, um die Fachexperten zu benachrichtigen, wenn es an der Zeit ist, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten. Als bewährte Methode lade ich gemeinsam genutzte Dokumente in die Registerkarte Dokumente hoch, damit 1) eine Quelldatei vorhanden ist und 2) die Dokumentenverwaltung verbessert wird. In manchen Fällen muss dieses Dokument auch mit einer Karte oder Aufgabe verknüpft werden. Ich kann das Dokument direkt aus dem Bereich Dokumente mit der Karte verknüpfen, so dass es bei Änderungen nur eine Version gibt. ProjectPlace lässt sich auch mit anderen Plattformen wie Box integrieren, was ein zusätzlicher Vorteil ist, weil es Zeit spart! Diese Funktion hilft allen Mitgliedern, problemlos zusammenzuarbeiten und Feedback zu wichtigen Dokumenten zu geben, und verhindert, dass wir mehrere Versionen haben. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Add-on installiert haben, das den Prozess nahtlos macht - es ist ein wahrer Lebensretter.

Leyna: Welche Funktion(en) in ProjectPlace helfen Ihrer Meinung nach idie abteilungsübergreifende Kommunikation am meisten verbessern?

Nikki: Für mich gibt es zwei Merkmale. Erstens: Aufteilung der Aufgaben in Karten auf der Kanban-Tafel. Ich liebe es zu sehen, was auf den Karten zu tun ist und wer dafür zuständig ist. So kann jeder im Arbeitsbereich sehen, wem was gehört - und es schafft Verantwortlichkeit. Das führt mich zur zweiten Funktion... Wenn Sie bei einer Karte ein Hindernis sehen oder einfach nur eine Frage an den Besitzer haben, ist die Möglichkeit, Fragen zu einer bestimmten Karte zu stellen, erstaunlich. Der Eigentümer erhält eine Benachrichtigung und kann schnell kommunizieren, um auf Kurs zu bleiben. Ich finde, dass die Leute bei Projectplace sehr gut auf Kommentare und Feedback reagieren. Und wenn andere Personen in das Gespräch einbezogen werden müssen, gibt es eine Vorgeschichte - Sie müssen also kein Treffen abhalten, um die Angelegenheit zu erklären. Eine Kommunikationskette, die in der Karte festgehalten wird, beschleunigt den Fortschritt und spart allen Beteiligten Zeit.

Ein großes Dankeschön an Nikki für Ihre hilfreichen Antworten und bewährten Verfahren. Ich lade Sie ein, mehr darüber zu erfahren, wie Collaborative Work Management Ihnen und Ihren Teams helfen kann, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Interessengruppen in Ihrem Unternehmen zu verbessern; starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion. Es gibt mehrere Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Hinterlassen Sie unten einen Kommentar, welche Vorlage für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist.

Um zu erfahren, wie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen von ProjectPlace profitieren kann, lesen Sie die folgenden Blogs zu Anwendungsfällen: Public Relations, Human Resources, Blog Management, Abteilungsübergreifende Kommunikation, Demand Generation Marketing, Event Management, Digital Marketing, Customer Renewals, RFP Project Planning, Sales Team Collaboration, Customer Experience, Solutions Marketing, and Sales Project Management.

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Geschrieben von Leyna O'Quinn Sr. Content-Stratege

Leyna O'Quinn ist Certified Scrum Master und Certified SAFe Agilist. Sie ist seit mehr als 7 Jahren für die Blog-Strategie von Planview verantwortlich. Sie schreibt über Portfolio- und Ressourcenmanagement, Lean und Agile Delivery, Projektzusammenarbeit, Innovationsmanagement und Unternehmensarchitektur. Sie hat mehr als 15 Jahre Erfahrung im Schreiben über Technologie, Branchentrends und Best Practices. Sie erwarb einen Bachelor of Science in Business mit Schwerpunkt Marketing.