Das Projektmanagement hat sich in den meisten Unternehmen zu einem immer wichtigeren Faktor entwickelt, aber es ist noch nicht universell. Für Unternehmen, die es nutzen, ist die Bedeutung des Projektmanagements klar, aber für diejenigen, die es nicht nutzen, ist das Bild vielleicht nicht so offensichtlich. Wie die Schritte des Projektmanagements und der Prozess für ein bestimmtes Unternehmen funktionieren, hängt von der jeweiligen Situation und Umgebung ab.
Wenn Sie sich also immer noch fragen, ob Sie einen Projektmanager einstellen sollen oder nicht, sollten Sie sich die Anzeichen ansehen, die dafür sprechen, dass Sie es tun sollten.
Fünf Anzeichen, dass Sie einen Projektmanager brauchen
Mangelnde Klarheit über die Verantwortung bremst Sie aus
Die Grundlagen der Arbeit sind für alle ziemlich gleich, egal wo Sie hingehen: Sie haben etwas zu tun und Sie tun es. Dieses Kernkonzept funktioniert recht gut, aber um ein höheres Maß an Effizienz zu erreichen, möchte ein Unternehmen vielleicht wissen, wie schnell Sie eine Aufgabe erledigen, wer die Qualität absegnen oder die Aufgabe neu bearbeiten soll, wenn es ein Problem mit dem Endprodukt gibt.
Hier zeigt sich die Bedeutung von für das Projektmanagement . Wenn ein Projektmanager einen zentralen Überblick darüber hat, wer für was in einem bestimmten Projekt verantwortlich ist, kann er jeden darüber informieren, was er wann zu tun hat. Darüber hinaus wird der PM überwachen, ob Aufgaben nicht in der geforderten Qualität oder innerhalb der geforderten Zeitspanne erledigt werden, und sich darum kümmern.
Seit ihrer Einführung hat die Projektmanagement-Technologie auch die Effizienz und die Fähigkeiten der Projektmanager revolutioniert. Mit Tools wie Planview AdaptiveWork kann ein Projektmanager einfach und nicht-invasiv den Fortschritt eines Teams überwachen, einzelne Aufgaben oder Blockaden im Auge behalten und sicherstellen, dass die Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden.
Projekte und die Organisation haben unterschiedliche Ziele
Selbstgesteuerte oder dezentralisierte Teams können die Reaktionszeiten verbessern und Flexibilität angesichts von Marktveränderungen gewährleisten. Ein großes Problem bei Projekten, die von einer allzu lästigen Aufsicht befreit wurden, ist jedoch, dass sie oft einen engen Fokus auf das haben, was für das Team am besten ist, da sie es in Bezug auf ihren eigenen Bereich sehen und nicht darauf, wohin die Organisation im Allgemeinen gehen will.
Die Abstimmung zwischen den Unternehmenszielen und den einzelnen Projekten ist eine der Hauptaufgaben von Projektmanagern. Ein Marketingprojekt für ein großes US-amerikanisches Unternehmen könnte zum Beispiel eine sehr standortspezifische Sprache oder Material verwenden (z. B. über Fernsehsendungen oder Sportarten, die nur in den USA gezeigt werden), da sie der Meinung sind, dass dies am besten zu ihrem Zielpublikum, dem US-amerikanischen Publikum, passt. Das Unternehmen selbst könnte sich jedoch in Richtung einer internationalen Ausrichtung bewegen, aber all seine Marketing-Assets könnten durch den engeren Fokus des Marketing-Teams ineffektiv oder unbrauchbar gemacht werden.
Projektmanager können die entscheidende Synergie zwischen den Ideen an der Basis und den übergreifenden Zielen der C-suite sein.
Ihrem Team fehlt eine einheitliche Stimme in der Kundenkommunikation
Ohne eine einzige Anlaufstelle erhalten Stakeholder und Kunden oft unterschiedliche Botschaften und haben somit unterschiedliche Erwartungen an ein Projekt. Dies kann zu Unzufriedenheit und Misstrauen führen, wenn Anrufe mit dem Inhalt "Aber mir wurde doch gesagt..." eingehen und Sie sich fragen, warum eine bestimmte Leistung nicht erbracht wurde oder das Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht.
Ein Projektmanager ist in der perfekten Position, um die Botschaft eines Teams zu verdeutlichen und seine externe Kommunikation zu vereinheitlichen. Die Rolle funktioniert auch in umgekehrter Richtung: Der Projektmanager ist der Blitzableiter für die gesamte Kommunikation, die von außen kommt. So kann er sowohl den Druck auf das Team durch schwierige Kunden verringern als auch alle Teammitglieder auf die wichtigsten Ziele ausrichten.
Die Margen werden geringer
Der Unterschied zwischen finanziellem Erfolg und Misserfolg eines Projekts hängt oft davon ab, wie genau Sie Ihre Gewinnspannen verwalten. Dabei kann es sich um einstellige Prozentsätze handeln, und die Einhaltung dieser Werte ist ein Detail, das von Teammitgliedern, die nicht primär für die Finanzen zuständig sind, oft vergessen oder ignoriert wird. Ganz gleich, ob es sich um Verhandlungen mit Lieferanten oder um die Reduzierung von Verschwendung handelt - wenn niemand ein Auge auf die Margen eines Projekts hat, kann es leicht passieren, dass man zu wenig leistet.
Projektmanager sorgen nicht nur dafür, dass sich das Team auf seine Aufgaben konzentriert und auf die Ziele des Unternehmens ausrichtet, sondern erfüllen auch die wichtige Funktion , die Budgets und Ausgaben des Teams zu überwachen und so innerhalb akzeptabler Margen zu halten.
Sie haben Probleme mit der Skalierung
Das ist ein häufiges Problem für Unternehmen, die versuchen, aus ihrem Erfolg Kapital zu schlagen, indem sie expandieren und ihre Geschäfte ausweiten. Das ist eine gute Nachricht für sie, kann aber oft auf große Hindernisse stoßen, wenn sich die erfolgreichen Aktionen eines Teams als schwierig erweisen, in neuen Teams zu replizieren.
Durch effektives Projektmanagement können Schritte und Prozesse analysiert und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das neue Team, das dieselbe Aufgabe übernehmen soll, nicht an der "geheimen Soße" scheitert, die seine Vorgänger erfolgreich gemacht hat.
Erkennen Sie sich in diesen Beispielen wieder? Keine Sorge - es ist nie zu spät, Projektmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen. Die richtigen Werkzeuge können eine große Hilfe sein. Um zu sehen, was Planview AdaptiveWork für Ihre Projekte leisten kann, richten Sie unter eine Live-Demo unserer Software ein.
