Eine der grundlegendsten Kompetenzen, die ein Projektmanager kennen muss, ist die Kenntnis der fünf Phasen des Projektmanagements. Dies sind die Projektmanagement-Phasen, die jeder PM als grundlegenden Leitfaden verwenden kann, um zu verstehen, wie ein Projekt voranschreitet.
Kurz gesagt, die fünf Phasen des Projektmanagements sind:
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung
- Projektabschluss
Auch wenn all diese verschiedenen Phasen sehr viel detaillierter sind, kann ein Projektmanager, der sein Projekt neu beginnt und sich fragt, wie er es strukturieren soll, einfach fragen: "Was sind die fünf Phasen des Projektmanagements?" und dann seinen Kurs anhand dieser Gliederung festlegen.
Projektinitiierung
In der ersten Phase des Projektmanagements geht es darum, das Projekt relativ umfassend zu definieren und festzustellen, ob es durchführbar ist oder nicht. Die verantwortlichen Akteure werden in der Regel zwei Methoden anwenden, um zu entscheiden ob das Projekt grünes Licht bekommt oder nicht:
- Business Case Dokument: Hier wird die Rechtfertigung für das Projekt in Bezug auf den Bedarf der Organisation, den Nutzen für die Organisation und den möglichen finanziellen Gewinn dargelegt.
- Durchführbarkeitsstudie: Dieses Dokument bewertet die Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, und vergleicht sie mit den Ressourcen, die der Organisation zur Verfügung stehen. Auf diese Weise wird das Projekt nach seinem Zeitplan und seinen Kosten beurteilt und danach, ob es die richtige Option für die Organisation ist.
Wenn das Projekt diese beiden Prüfungen besteht, besteht der nächste Teil der Initiierungsphase in der Erstellung einer Projektcharta oder eines Projektinitiierungsdokuments (PID), das eine Zusammenfassung der Projektziele, der beteiligten Interessengruppen und des Geschäftsfalls enthält.
In der Projektplanungsphase wird ein ausführlicherer Entwurf der Projektziele und -anforderungen erstellt. Hier kommen die Fähigkeiten eines Projektmanagers erst richtig zum Tragen. Die Projektplanung umfasst:
- Den Umfang des Projekts festlegen
- Identifizieren, was genau getan werden muss
- Fertigstellung des Zeitplans für die zu erbringenden Leistungen
- Organisieren eines Arbeitsablaufplans
- Bewertung und Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen
Genauso wie es für einen Projektmanager wichtig ist, die fünf Phasen der Projektplanung zu kennen, erhält Ihr Team in der Projektplanungsphase einen Fahrplan für den Projekterfolg.
Projektdurchführung
Dies ist der Beginn der kreativen Phase, in der die sorgfältig ausgearbeiteten Projektpläne in greifbare Ergebnisse umgesetzt werden. In der Regel gibt es ein Kick-off-Meeting, bei dem alle Beteiligten einen Überblick über ihre Ziele erhalten und danach, jedes Teammitglied wird sich dessen bewusst sein was von ihnen erwartet wird.
Für Sie und Ihr Team umfasst die Projektausführung Folgendes:
- Erstellung einzelner Aufgabenstränge
- Beschaffung der erforderlichen Ressourcen
- Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder
- Ausführen von Aufträgen
- Liefern Sie fristgerechte Ergebnisse
- Aktualisierung des Projektfortschritts
Projektüberwachung
Der Projektmanager ist ein wichtiger Ansprechpartner zwischen dem Projektteam, das an der "Front" arbeitet, und den anderen Beteiligten, die von den täglichen Details des Geschehens weiter entfernt sind. Aus diesem Grund und um sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es laufen soll, muss ein Projektmanager in der Lage sein den Projektfortschritt effektiv messen und kommunizieren.
Es gibt verschiedene Metriken oder Key Performance Indicators (KPIs), die zur Überwachung der Leistung eines Projekts verwendet werden können, z.B. die Einhaltung von Zeitplänen, die Einhaltung des geplanten Budgets, der Erfolg der Ergebnisse und viele andere. Sie können jede beliebige Kombination davon verwenden, aber das Wichtigste ist, dass sie messbar sind und konsistent verwendet werden, damit die Beteiligten auf einen Blick erkennen können, wie das Projekt läuft.
Projektabschluss
Dies ist die letzte Phase des Projektmanagements, in der die endgültigen Ergebnisse übergeben werden oder in Betrieb gehen. Diese Phase bietet Ihnen, Ihrem Team und den Stakeholdern die Möglichkeit bewerten, wie erfolgreich das Projekt war und welche Lektionen während des Prozesses gelernt wurden. Es ist auch ratsam, einen fortlaufenden Prozess zu schaffen, um dieses Wissen zu erfassen und formell in Ihr Projektmanagementsystem einzuspeisen. Tools, die Ihnen einen Prüfpfad und eine Möglichkeit zur Aufzeichnung von Vorgängen bieten, sind nützlich, um vergangene Projekte und Teamarbeit zu nutzen. Flexible Systeme, die sich leicht an Veränderungen anpassen lassen, sind besonders leistungsfähig, da sie schnell optimiert werden können und neue Erkenntnisse sofort nutzen können.
Nach Projektabschluss können die Ressourcen des Projekts neu zugewiesen und Teambewertungen erstellt werden. Viele Projektmanager veranstalten ein offizielles Abschlusstreffen oder sogar eine informellere Abschlussparty, um dem Team zu gratulieren.
