Jeder weiß, zumindest theoretisch, dass eine effektive Projektkommunikation unerlässlich ist. Fast jeder Projektmanager würde, wenn er die für den Projekterfolg wichtigen Faktoren aufzählen sollte, die Kommunikation ganz oben auf die Liste setzen.
Leider wird die Kommunikation oft als selbstverständlich angesehen. Selbst wenn Projektmanager frühzeitig Wert auf Kommunikation legen, kann diese auf der Strecke bleiben, wenn Manager und Teammitglieder mit unerwarteten Herausforderungen oder hoher Arbeitsbelastung konfrontiert werden. In diesen Situationen ist die Kommunikation natürlich noch wichtiger.
Projektmanager, die die Bedeutung der Kommunikation übersehen, setzen ihre Projekte einem großen Risiko aus. Nach Angaben des Project Management Institute sind 40% aller Projektmisserfolge direkt auf einen Mangel an effektiver Kommunikation zurückzuführen. Das Verständnis für den Wert der Kommunikation in jeder Phase eines Projekts kann Managern und Teammitgliedern helfen, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten, selbst in schwierigen Phasen.
Projektplanung und Festlegung von Erwartungen
Eine effektive Kommunikation zu Beginn eines Projekts zahlt sich vom ersten Planungstreffen bis zur abschließenden Nachbereitung aus. Damit ihre Arbeit erledigen kann, müssen die Mitglieder des Projektteams so viele Informationen wie möglich über das Ziel des Projekts, den Zeitplan und die Ergebnisse haben und wissen, was von jedem Teilnehmer erwartet wird. Die Projektmanager sollten auch Details über die zu verwendende Software für die Zusammenarbeit und andere Projektmanagement-Tools, den Zeitplan und das Format wiederkehrender Besprechungen und die Verfahren für Änderungen des Umfangs angeben.
Status-Updates und Zeitplanänderungen
Die Kommunikation im Projektmanagement beginnt oft in den mittleren Phasen eines Projekts zu scheitern, wenn die Teammitglieder in ihre Arbeit vertieft sind und Gefahr laufen, aus den Augen zu verlieren, was die anderen gerade tun. Wichtige Details, wie z.B. die Änderung eines Termins, werden möglicherweise nur denjenigen Teammitgliedern mitgeteilt, die direkt davon betroffen sind, während andere im Dunkeln tappen.
Dies ist besonders wahrscheinlich bei großen oder dezentralen Teams, in denen in verschiedenen Zeitzonen oder auf mehreren Kontinenten gearbeitet wird. In solchen Situationen kann es nahezu unmöglich sein, ein ganzes Team persönlich oder virtuell zu täglichen oder wöchentlichen Statusbesprechungen zu versammeln. Tools für das Management der Projektkommunikation wie Planview AdaptiveWork können Managern helfen, das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten, indem sie eine zentrale Ressource für Projektpläne, Dokumentation, Gantt-Diagramme und andere wichtige Informationen bereitstellen.
Abschluss und Lessons Learned
Es ist wichtig, dass Sie die Kommunikation nicht aus den Augen verlieren, wenn ein Projekt ausläuft. Sponsoren und andere hochrangige Interessengruppen sind in der Regel stärker involviert, wenn sich ein Projekt dem Abschluss nähert. Eine unzureichende Kommunikation in dieser Phase kann zu unbegründeten Bedenken über die Qualität der Arbeit oder den Grad der Vorbereitung des Teams führen. Projektmanager sollten die anfänglichen Projektanforderungen mit dem gesamten Team überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt wurden.
Die Kommunikation sollte auch nach Beendigung der Arbeit fortgesetzt werden. Nach Abschluss eines Projekts sollten Organisationen die Gelegenheit nutzen, ein Treffen mit den "Lessons Learned" abzuhalten, um Verbesserungsmöglichkeiten sowie Erfolgsfaktoren und Innovationen zu ermitteln, die die Ergebnisse anderer Projekte in der Zukunft verbessern können.
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