Beim Value Stream Management (VSM) geht es darum, Teams zu helfen, intelligenter und schneller zu arbeiten – aber wo fangen Sie an? Auf unserer jüngsten Planview Accelerate Customer Conference berichtete der Lead Scrum Master eines Fortune-100-Finanzdienstleisters über die Best Practices für die Einführung von VSM in einer Organisation. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Präsentation, einschließlich praktischer, taktischer Tipps rund um den Flow.
Tipp 1: Beginnen Sie mit den Daten.
Erwarten Sie von einer VSM-Lösung keine sofortigen Ergebnisse, denn Ihre Daten müssen wahrscheinlich umfassend bereinigt werden. Synchronisieren Sie die Daten sofort, damit Sie sie auswerten und bereinigen können. Dieser Prozess wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber er ist notwendig, um den „wahren Flow Ihrer Arbeit“ zu verstehen.
Ein Agile Release Train (ART) könnte zum Beispiel ein Feature geschlossen haben, dafür aber Storys und Bugs offen gelassen haben. Oder ein anderes Team hält unnötigerweise alte Features offen. Diese Art von Problemen verstopft den Backlog und beeinträchtigt Ihren Arbeitsfluss.
Tipp 2: Gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Idealerweise haben Sie am Ende ein sauberes Backlog mit relevanten, nach Prioritäten geordneten Features, die den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen. Der Weg dorthin erfordert mehrere Schritte.
Eine optimale VSM-Einführung umfasst Folgendes:
Zwei Pläne erstellen
Erstellen Sie einen Plan für die Einführung/das Change Management und einen für die Reifezeit. Diese sollten getrennt bleiben, um Verwirrungen zu vermeiden. Es ist wichtig, dass die Teams verstehen, was Sie mit VSM erreichen wollen, und dass sie effektiv zusammenarbeiten.
Kleine Schritte planen
Es wird einige Zeit dauern, bis sich alle angepasst haben. Holen Sie alle dort ab, wo sie sich in diesem Prozess befinden, und stehen Sie bei Fragen jederzeit zur Verfügung.
Die Zuhörerschaft kennen
Mit Geschäftspartnern werden Sie andere Gespräche führen als mit dem Scrum Master, den Product Ownern, den RTEs und anderen. Wenn Sie die Sprache verwenden, an die jeder gewöhnt ist, können Sie den Nutzen von VSM besser vermitteln.
Ein Champion für jede Ebene
Ihr Team, Ihr ART, Ihr Portfolio und Ihre Geschäftspartner können Ihnen dabei helfen, die Ideen einer echten Prozessverbesserung zu fördern. Bringen Sie sie dazu, die Vorteile zu kommunizieren, z. B. die Beseitigung von Teamblockaden, um schneller auf den Markt zu kommen.
Change Management berücksichtigen
Die Einführung eines umfassenden VSM umfasst mehr als nur Technologie. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie beispielsweise Teams, Release Trains und Portfolios nach Value Streams (einer Plattform oder einem Produkt) und der Art und Weise, wie Sie dem Unternehmen einen Mehrwert bieten, organisieren.
Es ist wichtig, Feedback einzuholen und in diesen Prozess einzubeziehen. Offene Kommunikationskanäle fördern das kontinuierliche Lernen und die Akzeptanz, was für die Weiterentwicklung und Reife Ihres VSM entscheidend ist.
Tipp 3: Erstellen Sie ein „Placemat“.
With Planview Viz, the financial services company used the placemat process depicted below to instrument for flow. This diagram takes you through the set-up process, from validating data to stabilizing WIP to improving overall flow.
Mithilfe des Placemats konnten sie ihre eigene Heatmap erstellen, die den Fortschritt der VSM-Einführung verfolgt und mit der u. a. folgende Fragen beantwortet werden können:
- Einrichtung: Sind die Tools synchronisiert? Sammeln Sie die benötigten Daten?
- Akzeptanz: Wie viele Personen nutzen die Lösung? Gibt es mindestens eine geschulte Person?
- Fachwissen: Haben Sie einen anderen Champion, der Ihnen bei Projekten wie Flow Distribution® und der Organisation rund um verschiedene Flows hilft?
- Datenanalyse: Haben Sie vernachlässigte Work-in-Progress (WIP)? Ist so viel am Laufen, dass der Arbeitsfluss der Teams eingeschränkt ist?
- Flow-Optimierung: Die Flow Time ist eines der am einfachsten zu messenden Dinge. Stellen Sie bei einem Program Increment von 90 Tagen Ihre Features rechtzeitig fertig? Schließen Sie bei zweiwöchigen Sprints die Storys und Bugs in dieser Zeit ab?
Tipp 4: Bewerten Sie den Fortschritt.
Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie einen Plan für Ihre VSM-Reise haben und konkrete Bewertungsmöglichkeiten für die Einführung der Managementmethode entwickeln.
Eine bewährte Methode ist die Verfolgung der Flow Distribution für jeden ART/jedes Team. Release Trains, die ein neues Produkt entwickeln, werden einen anderen Flow haben als diejenigen, die an einem ausgereiften Produkt arbeiten. Erstere werden überwiegend neue Features bereitstellen, während sich letztere vermehrt um Debt (technische Schulden), Risks (sicherheitsbezogene Elemente) und Defects (Mängel) kümmern. Stellen Sie sicher, dass Sie den Flow für jeden Release Train auswerten.
Geben Sie den Teams auch Hinweise zur Selbstkorrektur. Die Heatmap enthält zum Beispiel klare Indikatoren dafür, worauf sich jeder konzentrieren sollte und was es zu verbessern gibt. Zudem hat das Team ein Dashboard erstellt, damit alle die Daten selbst sehen und korrigieren können.
Die Erweiterung des Wissens in den Teams ist eine kontinuerliche Aufgabe. Stehen Sie für Fragen und Feedback zur Verfügung, aber zeigen Sie auch Eigeninitiative. Nehmen Sie am nächsten Portfolio- oder Teammeeting teil, um einen bestimmten VSM-Bereich zu besprechen.
Bei der Implementierung von VSM sollten Sie auch Methoden entwickeln, um Ihren Reifegrad zu bewerten. Dazu gehört, dass Sie Feedback zu Ihren Experimenten geben, egal ob es positiv oder negativ ist. Stellen Sie die Ergebnisse allen zur Verfügung, damit sie die gewonnenen Erkenntnisse und Lehren für das nächste Experiment anwenden können.
Das Ziel ist es, „echtes“ und datenbasiertes Wissen über Ihre aktuelle Time-to-Market zu erlangen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um sich weiter zu verbessern.
Vorteile von VSM realisieren
Die Reifung Ihres Value Stream Managements kann erhebliche Vorteile bringen. Wenn Sie sich die echten Daten ansehen, erfahren Sie, wie Ihr Workflow aussieht und wie Sie ihn wirklich verbessern können. Durch eine konsequente Überarbeitung des Backlogs können Sie sicherstellen, dass die Elemente aktuell sind und mit den strategischen Prioritäten, Values und Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Wenn Sie mehr über das Value Stream Management mit Planview erfahren möchten, besuchen Sie unsere Seite mit Informationen zu unserer Lösung für das Value Stream Management.
