Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool, das für die Planung, Terminierung, Kontrolle, das Ressourcenmanagement, das Risikomanagement und die Kommunikation verwendet wird. Dieser informative und leicht zu lesende Artikel erläutert die Grundlagen eines Projektstrukturplans und bietet wertvolle WBS Best Practices für neue und erfahrene Projektmanager gleichermaßen.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Aufgliederung aller Arbeitsprodukte, die von den Teammitgliedern ausgeführt werden müssen, damit ein Projekt seine verschiedenen Deliverables erreicht - und letztendlich seine Ziele verwirklicht.
Die wichtigsten Vorteile eines Projektstrukturplans
- Hilft zu verhindern, dass Arbeit durch die Maschen rutscht.
- Rationalisiert und vereinfacht die Entwicklung von Zeitplänen.
- Identifizieren Sie proaktiv Risiken während der Planungsphase (z.B. unrealistische Zeitschätzungen).
- Erleichtert die Schätzung von Projektkosten und die Beschaffung/Zuteilung von Ressourcen.
- Ermöglicht den Teammitgliedern zu sehen, wie sich ihr Beitrag auf das Gesamtprojekt auswirkt.
- Verbessert die Kommunikation zwischen dem Projektteam und externen Interessengruppen.
- Schafft eine visuelle Standardreferenz, auf die während des gesamten Projekts Bezug genommen werden kann.
Die große WBS-Projektmanagement-Debatte: Top-Down oder Bottom-Up?
In der Projektmanagement-Landschaft wird seit langem darüber diskutiert, ob es klüger ist, einen Top-Down-Ansatz bei der Erstellung eines Projektstrukturplans zu wählen, oder ob es klüger ist, einen Bottom-Up-Ansatz zu wählen. Bei der ersten Methode werden größere Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilt. Letzteres beinhaltet genau das Gegenteil: die Identifizierung kleinerer Aufgaben, die dann als Grundlage für die Identifizierung größerer Aufgaben dienen.
Welchen Ansatz sollten Projektmanager also bei der Projektplanung verfolgen? Die Antwort mag Sie überraschen: beide! Eine solide Projektplanung sollte sowohl einen Top-Down- als auch einen Bottom-Up-Ansatz nutzen.
Zum Beispiel Projektmanager und andere relevante Stakeholder, die dem Planungsteam angehören (z.B. PMO, Führungskräfte usw.) sollten einen Überblick über die wichtigsten Phasen und Stufen eines Projekts erstellen, das Projekt in kleinere Teilprojekte unterteilen, die wichtigsten Ergebnisse hinzufügen und dann Verbindungen zwischen Teilprojekten und Meilensteinen herstellen.
Von dort aus sollten die Beteiligten auf der Ebene der Projektdurchführung spezifische Details zur Aufgabenplanung wie z.B. Fristen hinzufügen. Sie können auch mit den Führungskräften kommunizieren, wenn erforderliche Arbeiten nicht innerhalb des vorgeschlagenen Zeitrahmens abgeschlossen werden können, und nach praktischen Lösungen suchen. So kann es beispielsweise notwendig sein, eine Frist zu verlängern, Ressourcen hinzuzufügen, das Budget zu erhöhen usw.
Klärung einer weiteren Quelle für WBS (Work Breakdown Structure) Verwirrung
Ein Projektstrukturplan soll zwar für mehr Klarheit und Struktur sorgen, aber es gibt eine potenzielle Quelle der Verwirrung, die viele neue Projektmanager (und viele PMP-Prüflinge!) umgarnt. Im Zusammenhang mit einem Projektstrukturplan bezieht sich Arbeit nicht auf eine Aktivität. Vielmehr bezieht er sich auf die Arbeitsprodukte, die aus einer Aktivität resultieren. Der Projektstrukturplan für ein Bauprojekt könnte zum Beispiel "Zufahrtsstraße" (ein Arbeitsprodukt) enthalten, aber nicht "Asphalt auf die Zufahrtsstraße gießen" (eine der Aktivitäten, die für die Fertigstellung der Zufahrtsstraße erforderlich sind).
Im Allgemeinen sollte ein Projektstrukturplan keine Verben enthalten, denn wie bereits erwähnt, ist jedes Element in einem Projektstrukturplan ein Arbeitsprodukt und keine Aktivität. Deshalb heißt die PSP-Position auch "Zufahrtsstraße" und nicht "Zufahrtsstraße bauen".
Was ist ein WBS-Arbeitspaket?
Um die Grundlagen eines Projektstrukturplans im Projektmanagement zu verstehen, müssen wir auch ein Arbeitspaket näher beleuchten. Ein Arbeitspaket ist die unterste Ebene eines Projektstrukturplans, und jedes ist mit einer eindeutigen Kennung verbunden. Wie das Project Management Institute (PMI) in seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]) feststellt:
Diese Identifikatoren bieten eine Struktur für die hierarchische Summierung von Kosten-, Termin- und Ressourceninformationen und bilden einen Kontencode. Jedes Arbeitspaket ist Teil eines Kontrollkontos. Ein Kontrollkonto ist ein Management-Kontrollpunkt, an dem Umfang, Budget und Zeitplan integriert und zur Leistungsmessung mit dem Earned Value verglichen werden. Ein Kontrollkonto hat zwei oder mehr Arbeitspakete, wobei jedes Arbeitspaket mit einem einzigen Kontrollkonto verbunden ist.
In gewissem Sinne kann jedes Kontrollkonto in einem Projektstrukturplan als "Miniprojekt" mit eigenem Budget, Arbeitsprodukten, Ressourcen und Meilensteinen betrachtet werden. Um auf das Beispiel unseres Bauprojekts zurückzukommen: "Zufahrtsstraße" könnte eines von mehreren verwandten Arbeitspaketen sein, die Teil eines größeren Kontrollkontos namens "Ausbau" sind.
Best Practices für Projektstrukturpläne
- Stellen Sie sicher, dass der Projektstrukturplan 100% der Arbeit enthält, die durch den Projektumfang definiert ist. Andernfalls werden die Ergebnisse vernachlässigt oder fälschlicherweise als abgeschlossen betrachtet.
- Wie bereits erwähnt, ist es besser, bei der Entwicklung eines Projektstrukturplans Substantive anstelle von Verben zu verwenden. Dies hilft allen Beteiligten, sich der Tatsache bewusst zu sein, dass ein WBS kein Zeitplan oder eine Aufgabenliste ist. Vielmehr ist es ein Rahmen für ein Projekt.
- Halten Sie Aufgaben exklusiv und verhindern Sie, dass sie sich überschneiden. Versuchen Sie nach Möglichkeit, 10 (und manche Experten sagen 5) Stufen in einem Projektstrukturplan nicht zu überschreiten.
- Einige Projektmanager halten sich an die "8/80-Regel", die besagt, dass die Dauer eines einzelnen Arbeitspakets in einem Projektstrukturplan mindestens 8 Stunden und höchstens 80 Stunden betragen sollte.
- Versuchen Sie, jedes spezifische Arbeitspaket auf einen einzigen Berichtszeitraum zu beschränken (z.B. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, usw.). Wenn ein Arbeitspaket mehr als einen Berichtszeitraum benötigt, sollten Sie prüfen, ob es sinnvoll und machbar ist, es weiter zu zerlegen.
Projektmanagement-Software zum Erstellen & Verwalten eines Projektstrukturplans
Es ist auch notwendig, eine gute Projekt- und Portfolio- PPM-Software zu verwenden, um einen robusten, zuverlässigen und funktionalen Projektstrukturplan aufzubauen und zu verwalten. Zu den wichtigsten Funktionen der Software gehören:
- Sicherer Cloud-basierter Zugriff über verschiedene Geräte (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone), so dass interne Teammitglieder und externe Stakeholder unabhängig von ihrem Standort und ihrer Arbeitszeit am WBS Entwicklungsprozess teilnehmen können.
- Automatische Berechnungen des Zeitplanstatus, die den aktuellen Ist-Prozentsatz eines Workitems im Vergleich zum erwarteten Prozentsatz der Fertigstellung analysieren. Dies sollte sowohl Hängematte (Arbeitsaufgaben, die Unteraufgaben haben) als auch Blatt (Arbeitsaufgaben, die keine Unteraufgaben haben) unterstützen.
- Indikatoren für den Workitem-Status auf einen Blick (nicht aktiv/gefährdet/aus der Spur/auf der Spur/kritischer Pfad).
![wbs projektmanagement]( "Projektstrukturplan im Projektmanagement")
Einige abschließende weise Worte zum Aufbau eines Projektstrukturplans im Projektmanagement
Neue Projektmanager - und in der Tat auch einige erfahrenere - können sich dabei ertappen, wie sie einen Projektstrukturplan erstellen, der einfach und überschaubar beginnt, aber schnell unübersichtlich und verwirrend wird. Es gibt keine Standardtaktik oder -technik, um diesen Fallstrick zu vermeiden. Es gibt jedoch einige gute Ratschläge von CIO.com, "Ein Großteil des Erfolgs im Projektmanagement hat mit den Grundlagen zu tun. Oft werden diese Grundlagen in unseren ausgeklügelten und hochentwickelten Tools vergessen. Keep It Simple, Stupid (KISS) und Sie werden oft großen Erfolg haben!"
