En arbetsfördelningsstruktur (WBS) är ett viktigt verktyg för projektledning som används för planering, schemaläggning, kontroll, resurshantering, riskhantering och kommunikation. Denna informativa och lättlästa artikel utforskar grunderna i en arbetsfördelningsstruktur och erbjuder värdefulla WBS bästa praxis för nya och erfarna projektledare.
Vad är en arbetsfördelningsstruktur?
En arbetsfördelningsstruktur är en hierarkisk uppdelning av alla de arbetsprodukter som måste utföras av gruppmedlemmarna för att ett projekt ska kunna uppnå sina olika leveranser - och i slutändan uppnå sina mål.
Viktiga fördelar med en arbetsfördelningsstruktur
- Hjälper till att förhindra att arbete "glider mellan stolarna".
- Effektiviserar och förenklar utarbetandet av tidsplaner.
- Identifierar proaktivt risker under planeringsfasen (t.ex. orealistiska tidsuppskattningar).
- Underlättar projektkostnadsberäkningar och upphandling/allokering av resurser.
- Gör det möjligt för gruppmedlemmarna att se hur deras bidrag påverkar det övergripande projektet.
- Förbättrar kommunikationen mellan projektgruppen och externa intressenter.
- Det skapar en visuell standardreferens som man kan hänvisa till under hela projektet.
Den stora WBS-projektledningsdebatten: Uppifrån och ner eller nerifrån och upp?
En långvarig debatt i projektledningslandskapet handlar om huruvida det är klokare att använda en uppifrån-och-ned-strategi när man bygger upp en arbetsfördelningsstruktur, eller om det är smartare att använda en nedifrån-och-upp-strategi. Den förstnämnda metoden innebär att större uppgifter delas upp i mindre uppgifter. Det senare innebär raka motsatsen: man identifierar mindre uppgifter och använder dem sedan som en grund för att identifiera större uppgifter.
Vilket tillvägagångssätt bör projektledare välja under projektplanering? Svaret kan komma som en överraskning: båda! Robust projektplanering bör utnyttja både ett uppifrån och ner- och ett nedifrån och upp- tillvägagångssätt.
Till exempel projektledare och andra relevanta intressenter som ingår i planeringsgruppen (t.ex. PMO, chefer etc.) bör ta fram en översikt på hög nivå över projektets primära faser och stadier, dela upp projektet i mindre delprojekt, lägga till viktiga leveranser och sedan upprätta kopplingar mellan delprojekt och milstolpar.
Därefter bör intressenterna på projektutförandenivå lägga till specifika uppgifter för planering av uppgifter, t.ex. tidsfrister. De kan också kommunicera med ledarna när det nödvändiga arbetet inte kan slutföras inom den föreslagna tidsramen och söka praktiska lösningar. Det kan till exempel vara nödvändigt att förlänga en tidsfrist, lägga till resurser, öka budgeten osv.
Klargörande av en annan källa till förvirring kring WBS (Work Breakdown Structure)
Syftet med en WBS är att öka tydligheten och ge struktur, men det finns en potentiell källa till förvirring som många nya projektledare (och många PMP-examensdeltagare!) kan bli förvirrade av. I samband med en WBS avser arbete inte en aktivitet. Det avser snarare de arbetsprodukter som är resultatet av en aktivitet. Exempelvis kan WBS för ett byggprojekt innehålla "tillfartsväg" (som är en arbetsprodukt), men inte "gjuta asfalt på tillfartsvägen" (som är en av de aktiviteter som krävs för att färdigställa tillfartsvägen).
Generellt sett bör en WBS inte innehålla några verb, eftersom varje punkt i en WBS är en arbetsprodukt - inte en aktivitet - som diskuterats ovan. Det är därför WBS-posten är "tillfartsväg" och inte "bygga tillfartsväg".
Vad är ett WBS-arbetspaket?
För att förstå grunderna i en arbetsfördelningsstruktur i projektledning måste vi också sätta strålkastarljuset på ett arbetspaket. Ett arbetspaket är den lägsta nivån i en WBS, och varje arbetspaket har en unik identifierare. Som Project Management Institute (PMI) påpekar i sin Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]):
Dessa identifierare ger en struktur för hierarkisk summering av information om kostnader, tidsplaner och resurser och bildar en kontokod. Varje arbetspaket ingår i ett kontrollkonto. Ett kontrollkonto är en ledningskontrollpunkt där omfattning, budget och tidsplan integreras och jämförs med det intjänade värdet för prestationsmätning. Ett kontrollkonto har två eller flera arbetspaket, även om varje arbetspaket är kopplat till ett enda kontrollkonto.
På sätt och vis kan varje kontrollkonto i en WBS ses som ett "miniprojekt" med sin egen budget, sina egna arbetsprodukter, resurser och milstolpar. Om vi återgår till vårt exempel på ett byggprojekt kan "tillfartsväg" vara ett av flera relaterade arbetspaket som ingår i ett större kontrollkonto som kallas "utbyggnad".
Bästa praxis för arbetsfördelningsstrukturen
- Se till att WBS innehåller 100% av det arbete som definieras av projektets omfattning. Annars kommer leveranser att försummas, eller så kommer de felaktigt att antas vara slutförda.
- Som vi diskuterat tidigare är det bättre att använda substantiv i stället för verb när man utarbetar en WBS. Detta hjälper alla att hålla sig i minnet att en WBS inte är ett schema eller en lista med uppgifter att göra. Det är snarare en ram för ett projekt.
- Håll uppgifterna exklusiva och undvik att de överlappar varandra. Om möjligt bör du försöka att inte överskrida 10 (och vissa experter säger 5) nivåer i en WBS.
- Vissa projektledare tillämpar "8/80-regeln", som innebär att varaktigheten för varje enskilt arbetspaket i en WBS bör vara minst 8 timmar och högst 80 timmar.
- Försök att begränsa varje specifikt arbetspaket till en enda rapporteringsperiod (t.ex. veckovis, månadsvis, kvartalsvis etc.). Om ett arbetspaket behöver mer än en rapporteringsperiod, se om det är praktiskt och genomförbart att dela upp det ytterligare.
Användning av programvara för projektledning för att bygga & Hantera en WBS
Det är också nödvändigt att använda bra projekt- och portföljprogram - PPM-programvara för att bygga och hantera en robust, tillförlitlig och funktionell arbetsfördelningsstruktur. Viktiga funktioner i programvaran är:
- Säker molnbaserad åtkomst över olika enheter (stationär, bärbar, surfplatta, smartphone), så att interna teammedlemmar och externa intressenter kan delta i utvecklingsprocessen WBS oavsett var de befinner sig eller när de arbetar...
- Automatiska beräkningar av schemastatus som analyserar ett arbetsmoments aktuella faktiska procentuella färdigställande jämfört med förväntad procentuell färdigställande. Detta bör stödja både hammock (arbetsuppgifter som har underuppgifter) och leaf (arbetsuppgifter som inte har underuppgifter).
- Statusindikatorer för arbetsobjektet (inte aktivt/risk/avviket/på väg/på väg/kritisk väg).
![wbs projektledning]( "arbetsfördelningsstruktur inom projektledning")
Några sista kloka ord om hur man bygger upp en arbetsfördelningsstruktur inom projektledning
Nya projektledare - och även mer erfarna projektledare - kan komma att bygga upp en WBS som börjar enkelt och lätt att hantera, men som snabbt blir invecklad och förvirrande. Det finns ingen standardtaktik eller teknik för att undvika denna fallgrop. Det finns dock några goda råd från CIO.com, "En stor del av projektledningens framgång har att göra med grunderna. Ofta glömmer vi bort dessa grunder i våra smarta och sofistikerade verktyg. Håll det enkelt och dumt (KISS) så kommer du ofta att lyckas!"
