Warum der Projektumfang so wichtig ist

Um ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, muss man genau wissen, was man braucht, um die Ziele eines Projekts zu erreichen und wie man sie erreichen kann. Bei jedem Projekt, unabhängig von seiner Größe oder Komplexität, ist es die Aufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass es die ganze Zeit über auf Kurs bleibt. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Definition des Umfangs des Projekts.

Was ist ein Projektumfang?

Die Entwicklung eines Projektumfangs ist die erste Phase des Projektplanungsprozesses . Dazu gehört in der Regel die Erstellung einer Liste mit allem, was für benötigt wird, um den Rahmen des Projekts zu erstellen. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Projektziele
• Ergebnisse
• Funktionen
• Funktionen
• Aufgaben
• Fristen
• Kosten

Die Angabe der Projektziele , die erwarteten Ergebnisse, Einschränkungen, Abhängigkeiten und Annahmen sind alles Faktoren, die die Bedeutung des Projektumfangs ausmachen. Sobald das Projekt angenommen wurde, ist die Verwaltung des Projektumfangs der erste Schritt zur Planung seines Erfolgs.

Management des Projektumfangs

Die Verwaltung des Projektumfangs stellt sicher, dass der Umfang eines Projekts genau definiert und abgebildet wird, und ermöglicht es den Projektmanagern, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeitskräfte und Kosten zuzuweisen. Hier geht es in erster Linie darum, was in den Geltungsbereich fällt und was nicht. Die drei Prozesse, die an project scope management beteiligt sind, sind:

• Planung: Dazu gehört das Erfassen und Definieren der zu erledigenden Arbeit
• Controlling: Dieser Schritt konzentriert sich auf die Ausweitung des Umfangs, die Dokumentation, die Nachverfolgung und die Genehmigung bzw. Ablehnung von Änderungen.
• Abschluss: Dies beinhaltet eine Prüfung der Projektleistungen und die Bewertung der Ergebnisse des ursprünglichen Plans.

Eine weitere wichtige Komponente für die Verwaltung des Umfangs ist die Definition des Umfangs in einer Erklärung. Sobald die Prozesse verstanden sind, muss ein Dokument erstellt werden, um das Projekt abzugrenzen.

Umfang Erklärung

Die Erstellung eines genauen Dokuments, das die Ziele, Fristen und Beziehungen, die das Projekt prägen, umreißt, wird als Scope Statement bezeichnet. Die Aufnahme spezifischer Elemente in dieses Dokument hilft bei der Erstellung einer effektiven Umfangsangabe, die das Risiko von Änderungsaufträgen und Unterbrechungen minimiert und gleichzeitig das Budget einhält. Die folgenden Punkte sind ein Muss für die Erklärung zum Umfang:

Geschäftsfall- Warum das Projekt erforderlich ist und welchen Nutzen es bringen soll.

Projektbeschreibung- Eine Übersicht über das Endergebnis des Projekts.

Erfolgskriterien - Die Schlüsselkomponenten, die ein erfolgreiches Projekt ausmachen, wurden im Vorfeld mit den Kunden und Interessengruppen vereinbart.

Beschränkungen- Alle ressourcen- oder technologiebezogenen Probleme, die das Projekt einschränken könnten.

Annahmen- Alle Annahmen, die gemacht wurden und das Endergebnis beeinflussen werden.

Sobald ein Projektmanager diese Faktoren im Rahmen eines Projekts definiert hat, ist der Umfang viel einfacher zu verwalten. Den Überblick über den Projektumfang zu behalten ist entscheidend für den Erfolg, und den Überblick zu verlieren ist einer der größten Fehler, den ein Projektmanager bei einem Auftrag machen kann.

Warum ist der Projektumfang wichtig?

Das Management der Erwartungen von Kunden und Interessengruppen kann eine der schwierigsten Aufgaben eines Projektmanagers sein. Ein klar definierter Umfang hilft allen Beteiligten, während des gesamten Projektzyklus auf derselben Seite zu stehen. Ein gut definierter Umfang kann helfen, häufige Probleme zu vermeiden:

• Anforderungen, die sich ständig ändern
• Anforderungen, die mitten im Projekt überdacht werden müssen
• Das Endergebnis entspricht nicht den Erwartungen des Kunden
• Die Überschreitung des Budgets
• Das Projekt ist weit hinter dem Zeitplan zurück

Ein effektives Umfangsmanagement kann dazu beitragen, einige dieser Probleme zu vermeiden, indem der Umfang klar definiert und allen am Projekt beteiligten Parteien mitgeteilt wird. Der Projektumfang hilft bei der Unterscheidung, was zum Projekt gehört und was nicht, und kontrolliert, was bei der Ausführung des Projekts erlaubt oder entfernt wird. Die Verwaltung des Projektumfangs legt Kontrollfaktoren fest, die verwendet werden können, um Elemente anzugehen, die während des Lebenszyklus des Projekts zu Änderungen führen.

Der Projektumfang ist von entscheidender Bedeutung, denn ohne ihn wüssten die Projektmanager nicht, wie viel Zeit, Kosten oder Arbeit in einem Projekt steckt. Sie bildet die Grundlage für jede Entscheidung, die ein Projektmanager im Rahmen eines Auftrags trifft, und wenn sie geändert werden muss, sorgt die richtige Kommunikation bei jedem Schritt für Erfolg.