Einer der am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Trends der letzten Jahre ist die verstärkte Konzentration auf das Risikomanagement in einem Projekt. Projektmanager in Unternehmen aller Branchen haben erkannt, wie wichtig es ist, Projektrisiken zu erkennen und zu vermeiden, und haben begonnen, in jeder Phase des Projekts einen formelleren Ansatz für das Risikomanagement zu wählen .
Im Idealfall würde all diese zusätzliche Aufmerksamkeit für das Risikomanagement bedeuten, dass die Projektrisiken nie eintreten und zu Problemen werden. Die Realität ist natürlich, dass selbst die besten Projektmanager manchmal mit Risiken konfrontiert werden, die sie nicht vermeiden können. Wie das Risikomanagement erfordert auch das Problemmanagement auf Unternehmensebene einen formellen, gut durchdachten Ansatz.
Im Folgenden erfahren Sie, was der Unterschied zwischen Risikomanagement und Problemmanagement ist und wie die erfolgreichsten Projektmanager in Unternehmen heute ihre Risiken und Probleme managen.
Risikomanagement vs. Issue Management: Was ist der Unterschied?
Im Grunde genommen ist ein Risiko ein potenzielles Problem - ein Problem, das nur darauf wartet, einzutreten, wenn keine Abhilfemaßnahmen getroffen werden. Um eine medizinische Analogie zu verwenden: Risikomanagement ist eine vorbeugende Maßnahme, während es beim Problemmanagement um die Heilung geht.
Bedeutet das, dass ein gutes Risikomanagement das Problemmanagement überflüssig macht? Ganz und gar nicht. Im Idealfall informieren und unterstützen sich die beiden gegenseitig. Ein wesentlicher Teil Ihres Risikomanagementprogramms sollte der Definition der Prozesse gewidmet sein, die Sie befolgen, wenn bestimmte Risiken zu Problemen werden - d.h. der Definition spezifischer Problemmanagementprozesse.
Im Folgenden werden wir jede Art von Programm detaillierter aufschlüsseln.
Risikomanagement für Unternehmen
Wie bereits erwähnt, geht es beim Risikomanagement darum, potenzielle Probleme, die im Laufe eines Projekts auftreten könnten, zu identifizieren und einen Plan zur Vermeidung dieser Probleme zu erstellen.
In der Vergangenheit war dies ein eher informeller Prozess - wenn er überhaupt stattfand -, aber viele Organisationen verlangen heute, dass Projektmanager vom ersten Tag des Projekts an einen Risikomanagementplan in ihre Projektpläne einbauen. Auch wenn die Risiken eines Projekts zu einem großen Teil von den spezifischen Zielen des Projekts abhängen, sollten PMs in jeder Branche ein paar grundlegende Best Practices befolgen.
Bewährte Praktiken im Risikomanagement
- Beginnen Sie mit dem Risikomanagementprozess so früh wie möglich im Projekt und haben Sie einen genauen Plan, wie die Risiken während des gesamten Projekts identifiziert und überwacht werden.
- Legen Sie bei der Identifizierung jedes Risikos auch fest, welches Teammitglied (oder welche Teammitglieder) für die Verfolgung des Risikos und die Berichterstattung darüber verantwortlich sein wird.
- Priorisieren Sie Ihre Projektrisiken auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens und der Schwere des Problems, wenn sie eintreten.
- Halten Sie die Kommunikationswege offen. Viele Projektmanager bauen Zeit für eine Risikomanagement-Diskussion in ihre täglichen oder wöchentlichen Telefonate mit leitenden Stakeholdern und dem Rest des Projektteams ein.
Enterprise Issue Management
Während es sich bei einem Projektrisiko um ein Problem handelt, das irgendwann während eines Projekts auftreten kann oder auch nicht, ist ein Projektproblem ein Problem, das ein Projekt aktiv stört oder dessen Erfolg in Frage stellt.
Es ist wichtig zu wissen, dass nicht jedes Problem im Voraus vorausgesehen werden kann. Projektmanager sollten jedoch über einen Rahmen verfügen, der es ihnen ermöglicht, jedes Problem logisch und effektiv anzugehen.
Tipps zur Problemlösung
- Nehmen Sie einen Plan für das Problemmanagement in Ihren Gesamtprojektplan auf, in dem Sie den Prozess beschreiben, mit dem Sie jedes auftretende Problem bewerten und angehen werden.
- Verwenden Sie die Projektmanagement-Tools Ihres Unternehmens, um mit dem Team über den Stand der Dinge, die Verantwortlichkeiten und die Ergebnisse zu kommunizieren.
- Genau wie bei den Projektrisiken ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Während einige das Potenzial haben, das gesamte Projekt zu stören, werden Sie feststellen, dass andere wenig bis gar keine Reaktion erfordern.
Mit diesen Tipps und effektiven Strategien für das Teammanagement sollten Sie in der Lage sein, Projektrisiken und -probleme zu erkennen, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
