Auch wenn es nicht das zeitaufwändigste Element der Arbeit eines Projektmanagers ist, wird die Entwicklung von Projektplänen im Allgemeinen als das wichtigste angesehen. Ein guter Plan bringt ein Projekt auf den richtigen Weg und kann Projektteams auch unter schwierigsten Bedingungen zum Erfolg führen. Ein schlecht ausgearbeiteter Plan hingegen kann selbst ein ansonsten einfaches Projekt zum Entgleisen bringen und Probleme für alle Beteiligten schaffen.
Wenn Sie neu in der Welt des Projektmanagements sind, können Sie mit ein paar einfachen Schritten jedes Mal einen brauchbaren Projektplan erstellen. Auch wenn Sie ein erfahrener PM-Profi sind, schadet es nie, sich auf die Grundlagen zu besinnen und die wesentlichen Aufgaben zu wiederholen, die mit der Erstellung eines wirklich funktionierenden Projektplans verbunden sind.
Verstehen Sie das Statement of Work
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In einigen Fällen ist ein Projektmanager für die Entwicklung eines Umfangsdokuments oder einer Arbeitsbeschreibung verantwortlich - ein Dokument, das (in allgemeiner Form) den Zweck des Projekts beschreibt und die verantwortlichen Parteien benennt - und in anderen Fällen ist die Arbeitsbeschreibung bereits fertig, wenn der PM das Projekt übernimmt. In jedem Fall sollte ein PM zunächst sicherstellen, dass die Dokumentation des Projektumfangs frei von Widersprüchen oder Unklarheiten ist, die später zu Änderungsaufträgen führen könnten. Die Arbeitsbeschreibung bildet die Grundlage für den Projektplan. Daher sollte ein PM immer eine Klärung von potenziell verwirrenden Aussagen einholen, bevor er weitermacht.
Aufschlüsseln
Sobald die Arbeitsbeschreibung in guter Form ist, besteht der nächste wichtige Schritt in Projektplanung darin, einen Projektstrukturplan (PSP) zu erstellen, der eine detaillierte Liste der Projektleistungen enthält. Wann immer es möglich ist, sollte ein PM ein Kickoff-Meeting mit den Projektbeteiligten anberaumen, um zu bestätigen, dass die Liste der Aufgaben im Projektplan vollständig ist und die Projektziele erreicht werden.
Identifizieren Sie die Risiken
Ein Projektmanager kann nie davon ausgehen, dass alles reibungslos abläuft. Eine wesentliche Fähigkeit im Projektmanagement ist die Fähigkeit, die Arten von Problemen zu erkennen, die die Arbeit des Projektteams beeinträchtigen könnten. Je nach Branche und Art des Projekts können die Risiken aus der mangelnden Verfügbarkeit von Ressourcen, aus unerwarteten Herausforderungen bei der Planung oder aus einer Vielzahl anderer Quellen resultieren. Sobald die Risiken bekannt sind, sollte der PM Pläne entwickeln, um die Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Problems zu verringern, sowie spezifische Pläne für den Umgang mit Problemen, die tatsächlich auftauchen.
Bauen Sie es aus
Es ist wichtig, einen Plan zu haben, der alle Elemente des Projekts umfasst, damit es keine Überraschungen auf dem Weg gibt. Ihr Plan sollte die zu erbringenden Leistungen, Abhängigkeiten, Meilensteine, Zeitpläne und Budgets enthalten, die den verfügbaren Ressourcen zugeordnet sind, damit Ihr Team richtig eingesetzt wird.
Verwenden Sie das richtige Planungswerkzeug
Wenn es an der Zeit ist, den eigentlichen Projektplan zu erstellen, der auf der Arbeitsbeschreibung, dem Projektstrukturplan, der Risikobewertung und dem Ausfüllen des Projektplans basiert, sollten die Projektmanager sicher sein, dass sie die richtigen Tools für diese Aufgabe verwenden. Mit einer Projektmanagement-Software wie Planview AdaptiveWork ist es einfach, detaillierte Projektpläne zu entwickeln und Pläne mit internen und externen Beteiligten zu teilen. Planview AdaptiveWork enthält außerdem innovative Tools für die Zusammenarbeit, die es den Mitgliedern des Projektteams ermöglichen, Ideen oder Bedenken bezüglich des Projektplans auszutauschen und über alle Änderungen am Plan informiert zu bleiben, die sich im Laufe des Projekts ergeben könnten.
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