En av de mest utbredda trenderna inom projektledning under de senaste åren har varit det ökade fokuset på riskhantering inom ett projekt. Projektledare inom alla branscher har insett vikten av att identifiera och undvika projektrisker och har börjat tillämpa en mer formell strategi för riskhantering i varje fas av projektet.
I idealfallet skulle all denna extra uppmärksamhet på riskhantering innebära att projektriskerna aldrig skulle förverkligas och bli problem. Verkligheten är naturligtvis att även de bästa projektledarna ibland måste hantera risker som de inte kan undvika. Precis som för riskhantering krävs det för hantering av problem på företagsnivå en formell och väl genomtänkt strategi.
Här är en titt på skillnaden mellan riskhantering och problemhantering, och hur dagens mest framgångsrika projektledare hanterar sina risker och problem.
Riskhantering kontra problemhantering: Vad är skillnaden?
I grund och botten är en risk ett potentiellt problem - ett problem som väntar på att hända om inga åtgärder vidtas. För att använda en medicinsk analogi kan man säga att riskhantering är förebyggande vård medan problemhantering handlar om att bota.
Betyder det att god riskhantering gör problemhantering onödig? Inte alls. Helst ska de två informera och stödja varandra. En betydande del av ditt riskhanteringsprogram bör ägnas åt att definiera de processer som du ska följa om och när vissa risker blir problem - dvs. definiera specifika processer för hantering av problem.
Nedan beskrivs varje typ av program mer ingående.
Företagsriskhantering
Som nämnts är riskhantering en process där man identifierar potentiella problem som kan uppstå under projektets gång och skapar en plan för att undvika dessa problem.
Tidigare var detta en ganska informell process - om det alls skedde - men många organisationer kräver nu att projektledarna bygger in en riskhanteringsplan i sina projektplaner från första dagen i projektet. Riskerna i ett projekt beror till stor del på projektets specifika mål, men projektledare i alla branscher bör följa några grundläggande bästa metoder.
Bästa praxis för riskhantering
- Starta riskhanteringsprocessen så tidigt som möjligt i projektet och ha en bestämd plan för hur riskerna ska identifieras och övervakas under hela projektet.
- När du identifierar varje risk ska du också fastställa vilken eller vilka teammedlemmar som ska ansvara för att spåra och rapportera om risken.
- Prioritera dina projektrisker utifrån sannolikheten att de kommer att inträffa och hur allvarligt problemet är om de inträffar.
- Håll kommunikationslinjerna öppna. Många projektledare tar in tid för diskussioner om riskhantering i sina dagliga eller veckovisa samtal med ledande intressenter och resten av projektteamet.
Hantering av företagsfrågor
Medan en projektrisk är ett problem som kan eller inte kan uppstå någon gång under projektet, är ett projektproblem ett problem som aktivt stör projektet eller som gör att dess framgång kan ifrågasättas.
Det är viktigt att notera att alla problem inte kan förutses i förväg. Projektledare bör dock ha ett ramverk som gör det möjligt för dem att hantera alla frågor logiskt och effektivt.
Tips för hantering av frågor
- Inkludera en plan för hantering av problem i din övergripande projektplan , där du beskriver den process som du kommer att använda för att utvärdera och åtgärda eventuella problem som uppstår.
- Använd organisationens projektledningsverktyg för att kommunicera med teamet om problemstatus, ansvar och resultat.
- Precis som med projektrisker är det viktigt att prioritera frågorna. Medan vissa kan ha potential att störa hela projektet, kan det hända att andra kräver lite eller ingen reaktion.
Med dessa tips och effektiva strategier för teamledning bör du kunna identifiera projektrisker och problem innan de blir ett stort problem.
