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Erfassen von Ist-Zeiten in 2020: Wer sagt, dass Stundenzettel passé sind?

Veröffentlicht am Von Scott Townsend

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"Zeiterfassungsbögen sind passé."

"Niemand will eine Zeiterfassung machen!"

"Agile Teams berichten nicht über die Zeit!"

Aber...

"Diese ganze Kapitalisierung wird von der Finanzwelt sehr stark vorangetrieben."

"[Deshalb brauchen wir] eine strenge Zeiterfassung gegen Arbeit."

Sie werden vielleicht denken, dass ich diese Zitate von verschiedenen Planview-Kunden gesammelt habe, aber in Wirklichkeit sind es Zitate aus dem Hause Planview!  Wie kann das sein? Sind Zeiterfassungsbögen ein Relikt aus unserer traditionellen Vergangenheit? Oder liefern sie wichtige Daten für das Finanz- und Rechnungswesen (und damit meine ich Daten, die den Gewinn steigern und eine höhere Investitionsfinanzierung ermöglichen können)?

Nun, die Antwort ist eigentlich beides. Es besteht kein Zweifel daran, dass Zeiterfassungsbögen ein kritischer Datenpunkt sind, der sich auf das Endergebnis auswirkt, aber gleichzeitig muss die Nachverfolgung von Ist-Zeiten einfach sein und darf die Produktivität nicht beeinträchtigen. Allerdings kann es eine Herausforderung sein, das Gleichgewicht zwischen der Zeiterfassung, der Minimierung von Produktivitätsverlusten (ganz zu schweigen von der Moral des Teams) und der richtigen Governance-Ebene zu finden.

Was ist die richtige Antwort? Und ist es für jede Organisation gleich oder sogar für alle innerhalb einer Organisation gleich?

Ja, Sie kennen die Antwort bereits - eine Größe passt nie für alle. Sie brauchen also eine Reihe von Optionen, die auf Ihre spezifischen Nutzungsmöglichkeiten und Anforderungen abgestimmt sind - und die innerhalb eines Unternehmens sehr unterschiedlich sein können.

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Erfassen von Tatsachen in einer sich verändernden Welt

Vielleicht denken Sie, dass bei immer mehr Teams, die Lean/Agile-Prinzipien anwenden, eine herkömmliche Zeiterfassung einfach nicht mehr ausreicht. Die gute Nachricht ist, dass sich auch die Zeiterfassungssysteme weiterentwickelt haben. Vielleicht ohne so viel Tamtam und Aufregung wie die Einführung neuer Lean/Agile-Methoden, aber die Zeitberichterstattung ist nicht stehen geblieben - obwohl ich zugeben muss, dass Innovationen in der Zeitberichterstattung nicht immer Schlagzeilen machen.

Nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben, denken Sie vielleicht, dass die Zeitberichterstattung in die Schlagzeilen gehört!  Nun, vielleicht ist es nicht so aufregend, aber bevor Sie aufhören zu lesen, lassen Sie mich einen kurzen Überblick geben.  Ich vermute, Sie denken, dass Sie entweder Stundenzettel ausfüllen lassen oder nicht. Ich versichere Ihnen, dass das nicht mehr die ganze Geschichte ist.

Es gibt Zeitberichtsoptionen für Sie - egal, ob Sie in einer traditionellen, einer Lean/Agile- oder einer hybriden Welt arbeiten. Und machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Unternehmen mehr (oder weniger) Governance benötigt, denn Sie können die Governance nach Bedarf anpassen. Wir sind uns natürlich bewusst, dass diese Bedürfnisse von Ihren verschiedenen Interessengruppen oft unterschiedlich definiert werden, da das Finanzwesen & oft Anforderungen stellt, die sich von denen anderer Bereiche unterscheiden können.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kann die Zeiterfassung auf unterschiedliche Weise erfolgen - vom traditionellen Stundenzettel bis hin zu einem vollautomatischen Prozess. Die noch bessere Nachricht ist, dass Sie eine Kombination aus Zeitberichts- und Governance-Optionen je nach den Anforderungen in Ihrem Unternehmen auswählen können. Auf hohem Niveau haben Sie jetzt mehr Möglichkeiten als je zuvor. Genauer gesagt:

  • Automatische Zeiterfassung mit traditioneller Projektplanung (d.h. Ist-Werte auf der Grundlage der geplanten Arbeit)
  • Automatische Zeiterfassung in Lean/Agile-Organisationen (d.h. Ist-Zeiten auf der Grundlage von Kartenbewegungen auf einer Kanban-Tafel)
  • Zeiterfassungsbögen auf Managerebene (d.h. zusammenfassende Zeiterfassung durch den Manager eines Teams)
  • Individuelle Zeiterfassungsbögen

Automatische Stundenzettel einführen

Beginnen wir mit dem, was Sie wahrscheinlich nicht erwartet haben: Automatische Zeiterfassungsbögen.

Sie werden vielleicht denken, dass dies nur ein Trick ist, um Sie dazu zu bringen, diesen Abschnitt zu lesen, bevor die anschließende Lockvogeltaktik einsetzt, aber es ist wahr!

Auf der traditionellen Seite des Hauses, wo Sie die Ressourcenverwaltung zur Planung anstehender Projekt-/Wartungsarbeiten verwenden, ist es jetzt möglich, die geplanten Zuweisungen einfach in Ist-Zeiten umzuwandeln.  Dies hängt zwar von der Genauigkeit der geplanten Arbeit ab, aber Einzelpersonen und Manager können die Zeit auch ausnahmsweise einreichen, wenn die geplante Arbeit von dem abweicht, was tatsächlich geschehen ist. Im weiteren Verlauf des Prozesses können Einzelpersonen und Manager auf Wunsch alle automatischen Einträge ändern.

Und wenn die Finanzabteilung um die Genauigkeit besorgt ist, kann der Prozess um eine schnelle Genehmigung durch den Manager ergänzt werden, um sicherzustellen, dass die Ist-Werte korrekt sind - Sie müssen sich also keine Sorgen machen.

Auf der Seite Lean/Agile haben wir eine innovativere Zeitberichtsoption - und ich muss sagen, ich wünschte, es wäre meine Idee gewesen!

Was wäre, wenn wir die Bewegung von Karten auf einer Planview AgilePlaceTM Kanban-Tafel in tatsächlichen Aufwand auf Stundenzetteln umsetzen würden? Das hört sich vielleicht nach schwarzer Magie an, ist aber in Wirklichkeit ein wirklich großartiger, intuitiver Prozess (mit ein wenig Magie unter der Decke). Weitere Informationen finden Sie auf dem Costing Agile Blog.

Wie funktioniert das?  Und was ist mit den Betriebskosten oder den Investitionsausgaben?

Die Buchhaltungsstandards sind komplex, aber auf einer hohen Ebene können die Spuren innerhalb der Kanban-Tafel nach Art der Arbeit kategorisiert werden (z. B. Planen, Bauen, Unterstützen usw.). Wenn sich das übergeordnete Epos in einer dieser Bahnen befindet und die untergeordneten Karten ebenfalls in den dafür vorgesehenen Bahnen liegen, die eine Aktivierung ermöglichen, dann wird dieser Aufwand in den richtigen CapEx/OpEx-Eimer für Ihre Finanzabteilung gesteckt.

Wie kann der Aufwand bestimmt werden?

Kurz gesagt, während die Karten bearbeitet werden, wird die Bewegung zwischen den Bahnen auf der Kanban-Tafel zusammen mit der Anzahl der aktiven Karten für eine Person die Ist-Zahlen bestimmen, die automatisch in einen traditionellen Stundenzettel geladen werden, der die Kategorien CapEx/OpEx enthält.

Natürlich müssen noch ein paar weitere Dinge ins Spiel kommen, um die von der Finanz-/Buchhaltung geforderte Genauigkeit zu erreichen.  Neben der Anzahl der Karten, die eine Person bearbeitet, und der Zeit, die jede Karte in einer aktiven Spur verbringt, wird auch die verfügbare Zeit der Person berücksichtigt. Der letzte Teil ist insofern etwas komplex, als er einerseits Urlaub und geplante Abwesenheit berücksichtigen muss, andererseits aber auch eine Möglichkeit bietet, mit unerwarteten Abwesenheiten umzugehen (denn es ist wichtig, dass die Aufteilung von OpEx/CapEx stimmt). Die gute Nachricht ist, dass dies alles berücksichtigt wird, ohne dass Ihre Benutzer jemals einen Stundenzettel anfassen müssen!

Arbeiten mit Zeiterfassungsbögen auf Managerebene

Was ist, wenn Sie noch nicht bereit sind für automatisierte Zeiterfassungsbögen, aber nicht möchten, dass Ihre Teammitglieder individuelle Zeiterfassungsbögen einreichen?

In diesem Fall bietet Planview PortfoliosTM Managern die Möglichkeit, im Namen ihrer Teammitglieder Zeiterfassungsbögen auf höchster Ebene einzureichen. Sie können einfach mit einer Gruppe von Mitarbeitern beginnen und das Portfolio Timesheet verwenden, das die geplante Arbeit nach Zeitraum für alle anzeigt. Dann können sie sich an die geplante Zeit anpassen und mit einem Klick einen oder mehrere Stundenzettel einreichen. Auf diese Weise können Sie die Zeit für den gesamten Zeitraum prozentual ausweisen (anstatt die Stunden in tägliche Bereiche einzutippen), was die meisten Anforderungen an die Verwaltung mit minimalem Aufwand erfüllen kann.

Portfolio-Timesheets für die Zeiterfassung auf Manager-Ebene
Portfolio Timesheets für Zeitberichte auf Manager-Ebene

Sie können mehr über Portfolio Timesheets und die Zeiterfassung für Ihr Team erfahren, indem Sie sich das Planview Portfolios r16 - Video zur teambasierten Zeiterfassung.

Verwendung des traditionellen Stundenzettels

Und nicht zuletzt haben wir traditionelle Stundenzettel.

Ich weiß, dass die meisten Leute keine Lust haben, einen Stundenzettel einzureichen, aber es dauert nur ein paar Minuten pro Woche. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das anderen Abteilungen Rechnungen ausstellt oder über ein hohes Maß an Governance verfügt, ist dies vielleicht die beste Option.  Aber denken Sie daran, dass Sie jede der oben genannten Methoden in einer einzigen Umgebung kombinieren können, wenn Sie möchten - um Ihre Bemühungen dort zu konzentrieren, wo sie nötig sind - und nicht auf jeden (was niemand zu schätzen weiß).

Ich sollte auch erwähnen, dass, obwohl heutzutage viel über Lean/Agile-Arbeit gesprochen wird, die traditionelle Zeiterfassung bei weitem der häufigste Anwendungsfall ist, den ich sehe.  Grundsätzlich loggen Sie sich am Ende der Woche entweder von Ihrem Computer oder Ihrem mobilen Gerät aus in Ihren Stundenzettel ein.  Sie sehen dann Ihre geplante Arbeit, fügen alles hinzu, was nicht geplant war, und geben Ihre Zeit ein.

Es ist nicht sexy, aber mit 5-10 Minuten pro Woche verlangsamt es kaum Ihre Ausfahrt zum Wochenende!

traditioneller Stundenzettel für die Erfassung von Ist-Zahlen
Traditioneller Stundenzettel für die Erfassung von Ist-Werten

Überlagerung von Governance

Ich habe es bereits erwähnt, aber ich möchte betonen, dass alle diese Optionen je nach Bedarf ein wenig zusätzliche Governance beinhalten können. Sie können Manager bitten, einige oder alle Stundenzettel manuell zu genehmigen (bzw. bei der vollautomatischen Option per Ausnahme abzulehnen). Dieser Prozess beinhaltet einen schnellen Blick und eine Genehmigung (oder Ablehnung) mit einem Klick auf eine Schaltfläche, entweder auf Ihrem Desktop oder Ihrem mobilen Gerät.  Wenn etwas nicht korrekt ist, können Sie es korrigieren oder an den Einsender zurückschicken, damit er es korrigiert.

Sind Zeiterfassungsbögen also passé?

Nicht im Geringsten!

Sie mögen zwar keine Schlagzeilen machen, aber Zeiterfassungsbögen liefern nach wie vor wichtige Informationen über die geleistete Arbeit, die dann genutzt werden können, um Innovationen voranzutreiben und die Kosten in CapEx & OpEx-Bereiche aufzuteilen, was sich direkt auf das Endergebnis auswirkt. Jetzt haben Sie mehr Möglichkeiten als je zuvor. Überlegen Sie also, was Sie brauchen, und wählen Sie die Option (oder die Kombination von Optionen), die Ihnen das Leben so einfach wie möglich macht und gleichzeitig die Daten und die Governance bietet, die Ihre verschiedenen Interessengruppen benötigen.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung, indem Sie entweder die Planview PPM Pro Team Member Role Based Demo oder die Team Member Experience in Planview Portfolios Role Based Demo ansehen.

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Geschrieben von Scott Townsend Sr. Produktmanager

Scott Townsend arbeitet seit mehr als 14 Jahren eng mit den Kunden von Planview zusammen. Nachdem er 6 Jahre auf der Beratungsseite von Planview verbracht hatte, brachte er diesen kundenorientierten Fokus in die Produktmanagementgruppe ein, wo er Innovationen zur Verbesserung der Ausführungsseite von Planview Enterprise One vorantreibt. Scott hat einen Bachelor of Science in Systems Engineering von der University of Virginia und einen MBA von der University of Texas.