Die Einleitungsphase ist die erste der fünf Hauptphasen des Projektmanagements und gibt den Ton an, wie das Projekt weitergehen soll. Er gibt einen Überblick über das Projekt, z. B. eine allgemeine Begründung, warum das Projekt notwendig ist, und gibt den Interessengruppen die Möglichkeit zu entscheiden, ob das Projekt genehmigt werden soll oder nicht.
Die fünf Phasen des Projektmanagements:
- Projektinitiierung
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung und -kontrolle
- Projektabschluss
Auch wenn sie in groben Zügen Details zu dem Projekt nennen wird, bedeutet das nicht, dass Ergebnisse der Projektinitiierungsphase können schlampig sein oder werden weniger beachtet. Dies ist Ihre Gelegenheit, das Projekt so zu beginnen, wie Sie es sich vorstellen, und diese frühen Dokumente bilden die Grundlage für den zukünftigen Projektplan und die Charta.
Projektinitialisierungsphase Deliverables
Visionsdokument - Darin werden die übergeordneten geschäftlichen Anforderungen des Projekts sowie die beteiligten Parteien und Interessengruppen festgelegt. Darin werden das Projekt, sein Hintergrund, die Probleme, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, und die Lösung, die das Projekt bieten soll, vorgestellt.
Entwickeln Sie eine geschäftliche Rechtfertigung - Die geschäftliche Rechtfertigung geht detaillierter darauf ein, wie viel das spezifische Problem das Unternehmen kostet und wie die vorgeschlagene Lösung das Problem beheben wird. Außerdem werden die kurz-, mittel- und langfristigen Vorteile für das Unternehmen sowie die Nebenvorteile, wie z.B. die Erhöhung der Kapazität in einem Bereich und die mögliche Lizenzierung des Entwickelten, dargelegt.
Durchführbarkeitsstudie - In der Projektinitiierungsphase ist es auch notwendig, herauszufinden, ob das Projekt tatsächlich umgesetzt werden kann. In der Machbarkeitsstudie werden daher auch andere Bereiche als das Budget untersucht, z. B. die gesetzlichen Anforderungen, die Ressourcenkapazität und die Verfügbarkeit von Anbietern.
Scope Statement- Bevor Sie ein Projekt durchführen, ist es wichtig zu wissen, wo die Grenzen des Projekts liegen, was zum Umfang gehört und was nicht. Ein Abdriften des Projektumfangs kann ein großes Risiko für Projekte darstellen und den Projektmanagern sicherlich Kopfzerbrechen bereiten, da dies zu einer zusätzlichen Belastung des Teams, zur Umleitung von Ressourcen und zur Vernachlässigung der eigentlichen Projektziele führen kann. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts bereits in der Initiierungsphase genau festlegen, wissen interne und externe Beteiligte genau, woran sie sind.
Vorläufiger Haushaltsvoranschlag - Der erste Haushaltsvoranschlag enthält eine kostenbasierte Analyse dessen, was für die Durchführung des Projekts benötigt wird. Darin sollten alle potenziellen Kosten, einschließlich Personal-, Technologie- und Standortkosten, aufgeführt sein.
Kommunikationsplan - Kommunikation zwischen den verschiedenen InteressengruppenDer Kommunikationsplan ist ein Schlüsseldokument für jeden Projektmanager, da er die Projektinformationen an und von Ihrem Team weiterleitet. In diesem Plan wird festgelegt, wie, wie oft und warum die verschiedenen Parteien im Laufe des Projekts miteinander kommunizieren werden.
Kickoff-Meeting - Das Kickoff-Meeting bringt alle relevanten Interessengruppen zusammen, um die Ziele des Projekts und die Art und Weise, wie diese erreicht werden sollen, zu umreißen. Sie informieren sie nicht nur über den Umfang des Projekts, sondern es ist auch ein entscheidender Moment, um die Zustimmung der verschiedenen Parteien zu erhalten, was Ihrem Projekt eine hervorragende Ausgangsbasis verschaffen kann.
Weitere Informationen zu den verschiedenen Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus finden Sie unter Was sind die fünf Phasen des Projektmanagements?
