Zwar ist jede Phase eines Projekts wichtig, aber die erste Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus wird im Allgemeinen als die kritischste angesehen - wenn zu Beginn etwas schief geht, wirkt sich das auf den Rest des Projekts aus. Tatsächlich lassen sich viele Misserfolge von Projekten auf Fehler oder Versäumnisse in der Initiierungsphase zurückführen.
Wenn Sie Ihr Projekt von Anfang an richtig angehen, können Sie später eine Menge Stress, Zeit und Geld sparen. Ganz gleich, ob Sie neu in der Welt des Projektmanagements sind oder ob Sie als erfahrener Projektmanager Ihre Fähigkeiten verbessern wollen, diese Strategien werden Ihnen helfen, über die besten Praktiken der Branche für Projektinitiierung auf dem Laufenden zu bleiben.
Beginnen Sie mit einem gut definierten Scope Statement
Es ist zwar nicht das einzige Element, das Sie in der Anfangsphase berücksichtigen müssen, aber Ihre Projektumfangserklärung sollte zu Beginn eines jeden Projekts Ihr Hauptaugenmerk sein. Ihr Umfangsdokument definiert den Zweck des Projekts und beschreibt auf einer hohen Ebene, wofür die verschiedenen Gruppen von Interessengruppen im Laufe des Projekts verantwortlich sein werden. Die unten aufgeführten Elemente sollten in jedem Umfangsdokument enthalten sein:
- Eine kurze Beschreibung des Geschäftsbedarfs, den das Projekt decken soll
- Beschreibungen der Projektziele und der Ergebnisse, die sie erfüllen werden
- Eine Liste von Abnahmekriterien, die die Projektleistungen erfüllen müssen
- Alle Produkte oder Dienstleistungen, die ausdrücklich vom Projekt ausgeschlossen sind
Bevor Sie weitermachen, sollten Sie sicherstellen, dass alle an der Projektinitiierung Beteiligten, vom Vertriebspersonal bis hin zu den leitenden Angestellten, damit einverstanden sind, dass der Projektumfang das Projekt genau beschreibt.
Identifizieren Sie die Projektstakeholder
In Ihrem Scope Statement werden Sie wahrscheinlich Projektbeteiligte unter Verwendung von Firmennamen, Abteilungsnamen und anderen allgemeinen Begriffen nennen. Versuchen Sie, bevor die Arbeit wirklich beginnt, die Personen (oder zumindest bestimmte Rollen oder Stellenbezeichnungen) zu bestimmen, die an dem Projekt arbeiten werden, sowie diejenigen, die die Projektaufgaben im Verlauf genehmigen oder überwachen werden. Einige PMs finden es hilfreich, zu diesem Zeitpunkt die Kontaktinformationen der Beteiligten zu sammeln.
In der Regel sollten Projektmanager die Rollen und Verantwortlichkeiten der folgenden Arten von Stakeholdern ermitteln:
- Executive Sponsoren und andere wichtige Führungskräfte
- Projekt- und Portfoliomanager aus jeder an dem Projekt beteiligten Organisation
- Lieferanten oder interne Teams, die für die Fertigstellung der Ergebnisse verantwortlich sind
- Alle anderen Gruppen (Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner), die nicht aktiv an dem Projekt beteiligt sind, aber darüber informiert werden müssen.
Verfügbarkeit von Ressourcen sicherstellen
Projektmanager in großen Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, Teammitglieder zu finden, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen und zur richtigen Zeit verfügbar sind. Mit einer robusten Projekt- und Portfoliomanagementlösung wie Planview AdaptiveWork können Sie die Ungewissheit der Ressourcenverfügbarkeit beseitigen, indem Sie sich einen Überblick über die aktuellen und zukünftigen Zuweisungen im gesamten Unternehmen verschaffen. Je früher Sie über mögliche Probleme mit der Verfügbarkeit Bescheid wissen, desto einfacher wird es, Ihren Projektplan anzupassen und Ihr Projekt auf Erfolgskurs zu bringen.
