Wie wir bereits berichtet haben, sind Projektmanagement und Produktmanagement zwei verschiedene Dinge. Doch manchmal überschneiden sich ihre Aufgaben - die Entwicklung eines neuen Produkts kann durchaus die Prozesse widerspiegeln, die für die Fertigstellung jeder anderen Art von "Projekt" erforderlich sind. Wenn wir diese Überschneidungen erforschen, können wir viel über die einzelnen Bereiche lernen.
Heute sprechen wir darüber, was Projektmanager davon lernen können, wie Produktmanager mit einer sehr wichtigen Herausforderung umgehen: der Priorisierung von Aufgaben.
Konkret geht es um das RICE-Bewertungsmodell für die Priorisierung und wie Sie es in Ihr Arsenal an Projektmanagerfähigkeiten aufnehmen können.
Prioritätensetzung im Projektmanagement
Das Wissen um die Priorisierung von Aufgaben geht weit über Produkte hinaus. Jeder Projektmanager, der sich schon einmal mit einem Projektplan abgemüht hat, weiß das.
Und es ist eine Herausforderung für die Chancengleichheit. Unabhängig davon, welche Projektmanagement-Methode Sie verwenden, werden Sie zumindest einen Teil Ihrer Planungsphase damit verbringen, Aufgaben zu priorisieren. Sehen Sie sich nur ein paar Beispiele an:
- Scrum - Sie müssen die wichtigsten zu erledigenden Aufgaben aus Ihrem Backlog und/oder in jedem Sprint priorisieren
- Kanban - Sie müssen Prioritäten setzen, welche Aufgaben Sie zuerst in Angriff nehmen, um die unfertige Arbeit zu minimieren.
- Beliebige Methodik - Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben im Verhältnis zu Ihren Ressourcen- und Budgetbeschränkungen am wichtigsten sind.
Was sollten PMs bei der Priorisierung von Aufgaben beachten?
Erfahrene Projektmanager haben wahrscheinlich das Gefühl, dass sie wissen, wie man Aufgaben priorisiert. Und sie haben wahrscheinlich Recht! Aber selbst der erfahrenste PM ist anfällig für vorgefasste Meinungen und Vorurteile, derer er sich vielleicht nicht einmal bewusst ist. Mit anderen Worten: Die Priorisierung von Aufgaben besteht in der Regel aus:
Subjektive Erwägungen: Oftmals un- oder unterbewusst, können diese von Ihren persönlichen Stärken und Schwächen, Ihren Überzeugungen über die Fähigkeiten Ihres Teams, den Überzeugungen Ihrer Teammitglieder oder Stakeholder oder einer beliebigen Anzahl von Vorurteilen über das Projekt und seine potenziellen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen oder Ihre Stakeholder geprägt sein.
Objektive Überlegungen: Oftmals auf der Grundlage von Daten, können diese mit den finanziellen Ergebnissen Ihres Unternehmens, den Erfahrungen Ihrer Kunden und/oder allem, was gemessen und getestet werden kann, zu tun haben.
Die Fähigkeiten eines Projektmanagers sind nicht vollständig ohne ein System zur Priorisierung von Aufgaben. Systeme helfen dabei, einige der eher subjektiven Elemente der Prioritätensetzung zu minimieren, was Ihre Business Cases stärken und zu besseren Ergebnissen für alle Beteiligten führen kann.
Das RICE-Bewertungsmodell
Ein bevorzugtes System in der Welt des Produktmanagements ist das RICE-Bewertungsmodell. Wie von Intercom und Lazaro Ibanez hervorgehoben, steht der Name für:
R = Reach (Reichweite). Dies ist eine Schätzung der Anzahl der Menschen, die durch die Aktion erreicht werden. Im Produktmanagement ist dies in der Regel eine Anzahl von Kunden. Bei anderen Projekten kann es sich immer noch um Kunden handeln - z.B. um diejenigen, die von einer bestimmten Marketingkampagne oder einem Service-Update erreicht werden -, aber Sie müssen dies vielleicht je nach Kontext neu definieren.
I = Auswirkung. Dies kann quantitativ oder qualitativ sein - zum Beispiel eine Anzahl von Kunden, die durch die Kampagne erreicht wurden, oder eine Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit aufgrund einer Neugestaltung der Website. Lazaro Ibanez empfiehlt die Verwendung einer numerischen Skala, bei der die höchste Zahl (z.B. 5) die größte Auswirkung darstellt und andersherum.
C = Zuversicht. Dies sollte ein Prozentsatz sein, um die Subjektivität bzw. Objektivität Ihrer beiden vorherigen Schätzungen zu berücksichtigen. Wenn Sie 100% zuversichtlich sind, bedeutet das, dass Sie wahrscheinlich eine Menge Daten haben, die Ihre Schätzungen zu Reichweite und Wirkung untermauern. Ein geringerer Prozentsatz könnte bedeuten, dass Sie Ihre bisherigen Schätzungen eher auf Intuition als auf Beweise stützen. Sie multiplizieren dies mit den ersten beiden Schätzungen.
E = Anstrengung. Das ist der Arbeitsaufwand, den Sie betreiben müssen, um die gewünschte Wirkung und Reichweite zu erzielen. Sie wird in der Regel in "Personenmonaten" gemessen, also der Anzahl der Ressourcen, die für die Arbeit eines Teammitglieds in einem Monat benötigt werden. Da Sie R x I x C durch E dividieren, können Sie sehen, dass die Reichweite und der Einfluss pro Arbeitsaufwand umso geringer sind, je höher der Wert von E ist - d.h. je mehr Aufwand eine Aufgabe erfordert.
Wenn Sie alles zusammenfügen, sollte es wie folgt aussehen:
(Reichweite x Wirkung x Zuversicht) / Aufwand = RICE Score
Idealerweise führen Sie die RICE-Formel für jede Aufgabe durch, die Sie priorisieren möchten. Sie können dann alle Bewertungen von der höchsten Zahl (höchste Auswirkung pro Aufwand) bis zur niedrigsten (niedrigste Auswirkung pro Aufwand) ordnen.
Nun noch ein paar Anmerkungen zu den Vor- und Nachteilen des RICE-Modells für das Projektmanagement:
RICE ist beweglich
RICE ist von Natur aus agil. Bedeutet das, dass Sie es nicht verwenden können, wenn Sie nicht an Agilen Projekten arbeiten? Auf keinen Fall! Es hilft einfach, die Prinzipien hinter dem Design zu verstehen.
Bei Agile geht es darum, die höchste Qualität in der schnellsten Geschwindigkeit und mit der größten Effizienz zu liefern. Wie Sie jetzt gesehen haben, ist die RICE-Formel so konzipiert, dass die Wirkung mit einem Faktor der Anstrengung gemessen wird. Mathematisch gesehen verdünnt ein höherer Aufwand Ihre Wirkung. Diese Logik passt gut in viele agile Projekte und ist vielleicht genau das, was Sie brauchen, wenn Sie versuchen, Ihr Unternehmen agiler zu machen. Berücksichtigen Sie jedoch immer Ihre speziellen Projektanforderungen.
RICE ist umfassend
Das RICE-Modell ist relativ einfach, aber es ist so konzipiert, dass es auf jede einzelne Aufgabe angewendet werden kann, wenn es keine klare Hierarchie der Prioritäten gibt. Es eignet sich daher gut für große, komplexe Projekte, bei denen eine Priorisierung besonders schwierig ist.
Wenn Sie ein relativ einfaches Projekt durchführen - sagen wir, Sie migrieren Daten von einer Software zu einer anderen in ein paar Stapeln - ist RICE wahrscheinlich komplizierter als es wert ist.
Mit den richtigen Tools ist die Prioritätensetzung einfach
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