Alle Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit (PR), ob sie nun in einer Agentur oder in einem Unternehmen arbeiten, müssen interne Projekte und Erwartungen mit externen Terminen und Anfragen in Einklang bringen, auch bekannt als Public Relations-Projektmanagement. Und jeder weiß, dass im digitalen Zeitalter, in dem wir leben, der Versuch, Ihren Arbeitstag über E-Mail zu verwalten, ein Narrenspiel ist.
Ich habe meinen Job als PR-Manager oft als "professionelles Katzenhüten" bezeichnet. Zwischen dem Verschieben von Terminen und Meilensteinen und dem Verfolgen der Beiträge aller Interessengruppen, die ich vertrete, fühle ich mich oft eher wie ein frustrierter Katzenfänger als ein Kommunikationsprofi.
Aber meine Hauptpunkte betreffen nicht nur die PR-Branche. Wie viele Mitarbeiter in der digitalen Arbeitswelt hat mich die Art meiner Arbeit zu einem "zufälligen Projektmanager" gemacht. Sie werden es nicht in meinem Titel finden, aber bis zu einem gewissen Grad bin ich an jedem Tag mit dem Management von Projekten, Fristen und Erwartungen beschäftigt.
Schauen Sie, ob Ihnen das bekannt vorkommt:
- Sie haben eine offizielle Liste von Projekten und Aufgaben, die jeweils mit einem Ihrer Jahresziele verknüpft sind, die wiederum die Gesamtstrategie und die Unternehmensziele Ihres Unternehmens unterstützen
- Sie verfolgen diese in geordneten Ordnern, die einer Kalkulationstabelle entsprechen
- Vielleicht sind Sie sogar so ehrgeizig, dass Sie Ihre E-Mails und Ihren Online-Kalender farblich kennzeichnen, damit Sie den Status und die Projekte "leicht" verfolgen können (Ja, das habe ich getan).
E-Mail ist nicht genug. Tabellenkalkulationen können dumm sein.
In früheren Unternehmen habe ich mich oft auf Tabellenkalkulationen und E-Mails oder sogar auf den Online-Austausch von Dokumenten verlassen, um Projekte zu verfolgen, aber das eine oder andere ist oft veraltet. Oder jemand verliert den Zugriff auf den Ordner. Die Liste geht weiter.
Diese Tabelle ist in dem Moment, in dem sie gespeichert wird, nicht mehr aktuell. Und haben Sie den richtigen Leuten Zugang dazu gegeben? Das ist in Ordnung ... Sie können es per E-Mail weitergeben. Aber warten Sie ... jetzt hat der Empfänger eine Aktualisierung Ihres Dokuments vorgenommen. Wird es Ihre Kopie überschreiben? Und haben Sie alle über das Update informiert?
Und das sind nur Ihre "offiziellen" Aufgaben. Wo parken Sie all die einmaligen Anfragen, die im Laufe des Tages ... oder über Nacht eintreffen? Wie können Sie sie im Auge behalten? Diese Tabelle scheint nicht der richtige Ort zu sein, aber wo sonst können Sie zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren anderen Aufgaben verfolgen?
Ruhig-roh. Es wird sehr schnell sehr chaotisch.
Wenn Sie eingehende Medienanfragen sowie die zahlreichen Fristen für verschiedene Artikel, Pressemitteilungen und andere Projekte verwalten, verlieren Sie leicht den Überblick darüber, welche Frist zu welchem Projekt gehört und wer was überprüft hat.
Was ist dieser ProjectPlace, von dem Sie sprechen?
Als ich im Juli 2016 zu Planview kam, erhielt ich Zugang zu Projectplace, unserer preisgekrönten kollaborativen Arbeitsmanagement-Software . Ehrlich gesagt war ich nicht sicher, was ich erwarten sollte. Es schien ganz einfach zu sein, aber ich war nicht davon überzeugt, dass die Umwandlung meiner Projekte in kleinere Aufgaben und deren Aufteilung auf Karten die Lösung war. Ich meine, ein Prozess ist nur so gut wie die Menschen, die ihn anwenden.
Aber ich mag glänzende neue Technologien, also habe ich mich in gestürzt.
- Ich habe einen Arbeitsbereich in Projectplace erstellt.
- Ich habe Aktivitäten für meine vorrangigen Kampagnen erstellt.
- Ich habe Meilensteine in den Plan eingetragen, damit ich sehen konnte, was auf mich zukommt.
- Ich habe Aufgaben, Zuweisungen und kleinere Projekte auf Karten verschoben. Jeder Karte wurde eine Frist, ein Besitzer und ein Etikett zugewiesen, damit ich leicht zwischen Pressemitteilungen und Artikeln, Preisverleihungen und Medienaufträgen unterscheiden konnte.
- Plötzlich konnte ich Fristen und Engpässe "sehen" und wusste, wer an was arbeitet. Ich konnte auch Aufgabenbesitzer, Fälligkeitsdaten, Notizen und zugehörige Dokumente sehen ... alles an einem Ort.
- Das Hinzufügen von externen Agenturen zum Arbeitsbereich war so einfach wie das Hinzufügen ihrer E-Mail-Adresse zum Ordner.
Ein Jahr später verwalte ich alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Öffentlichkeitsarbeit über Projectplace. Die externe PR-Agentur, mit der ich zusammenarbeite, kann ganz einfach Notizen zu Aufgaben und Projekten übermitteln, indem sie einen Kommentar zu einer Karte hinzufügt und @Jane zu der Notiz hinzufügt. Wenn ich wissen möchte, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist, schaue ich einfach auf die entsprechende Karte, anstatt mich durch eine Tabelle zu wühlen oder meinen E-Mail-Posteingang zu durchsuchen.
Als zusätzliches Plus ist der Posteingang jetzt überschaubar. Meistens kann ich sogar den Boden sehen. Unfug gemacht. Katzen gehütet. Check, check, checkity check.
Die Vorteile von ProjectPlace gehen über die Öffentlichkeitsarbeit hinaus. Für jedes Team mit mehreren Beteiligten und strukturierter sowie unstrukturierter Arbeit und beweglichen Terminen (Spoiler-Alarm: das sind wir alle) bietet ProjectPlace einen kollaborativen Arbeitsbereich, um die Arbeit zu erledigen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
Eigentümerschaft. Mit ProjectPlace kann ich direkt mit den Verantwortlichen für bestimmte Aktivitäten kommunizieren. Das gesamte Team hat Einblick in die Verantwortlichkeit für einzelne Aufgaben. Die Zuordnung dieser Karten und Aufgaben zu Aktivitäten hilft uns, den Fortschritt der Aufgaben für bestimmte Kampagnen zu sehen.
Sichtbarkeit. Es ist einfach, den Statusbericht zu sehen, denn ich kann leicht erkennen, was getan wurde und wo die Engpässe sind. Da die Karten für alle sichtbar sind, kann jeder sehen, was er erreicht hat. Wir können nun die Zeit in den wöchentlichen Statusgesprächen nutzen, um strategische Fragen zu besprechen, da die Logistik und andere Details auf Karten festgehalten wurden.
Standardisierung von Prozessen. Eines der Dinge, die ich an ProjectPlace am meisten mag, ist die Checklistenfunktion für Karten. Es ermöglicht mir, standardisierte Aufgaben für eine Aufgabe zu erstellen, ohne eine überwältigende Anzahl von Karten zu haben. Mit Informationen überfordert zu sein, ist fast genauso schlimm, wie keine Informationen zu haben, weshalb wir ProjectPlace überhaupt nutzen.
Fühlen Sie sich von Aufgaben, Terminen und Projekten überwältigt? Zu viele Katzen zum Hüten? Schauen Sie sich die ProjectPlace Media Pitching Template an, um zu sehen, wie es in Projectplace gemacht wird.
Um zu erfahren, wie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen von ProjectPlace profitieren kann, sehen Sie sich die folgenden Blogs zu Anwendungsfällen an: Public Relations, Human Resources,Blog Management, Abteilungsübergreifende Kommunikation, Demand Generation Marketing, Event Management, Digital Marketing, Customer Renewals, RFP Project Planning, Sales Team Collaboration,Customer Experience, Solutions Marketing, and Sales Project Management.
