Die besten internen Projektmanager sind in der Lage, ihre Unternehmen bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele zu unterstützen, indem sie erfolgreiche Projekte termingerecht, innerhalb des Umfangs und des Budgets abschließen. Aber wie die meisten PMs wissen, ist das leichter gesagt als getan - vor allem, wenn es eine Barriere zwischen der Unternehmensführung und den Projektteams vor Ort gibt. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen erläutern, warum Sie Ihre Projektaufgaben wann immer möglich mit den höchsten Unternehmenszielen in Einklang bringen sollten, und Ihnen einige Ratschläge geben, wie Sie dies tun können.
Was sind Aufgaben des Projektmanagements?
Projektmanagementaufgaben sind die einzelnen Arbeitseinheiten, die erforderlich sind, um ein größeres Projekt oder Ziel zu erreichen. Um als Aufgabe betrachtet zu werden, sollte sie endgültig und erreichbar sein und eine feste Frist für die Fertigstellung haben.
In Bezug auf eine Projektaufgabe gibt es keine Fragen oder Unklarheiten. Sie ist klar, entschlossen und beschreibend und enthält schriftliche Schritte zur Umsetzung.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, den Umsatz in drei Monaten um 10% zu steigern, könnte eine Aufgabe darin bestehen, eine zielgerichtete Werbekampagne mit einem Budget von X zu erstellen, die Y Tage lang läuft und Z Bevölkerungsgruppen erreicht. Dies kann als Aufgabe betrachtet werden, weil sie klare Anweisungen enthält, die das langfristige Ziel unterstützen. Diese Aufgabe kann dann in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden, um das Projekt für ein Projektteam bearbeitbar zu machen.
Aufgaben des Projektmanagements und Projektziele
Projektaufgaben sind die Schritte, die das Projektteam unternimmt, um die allgemeinen Projektziele zu erreichen. In dem obigen Beispiel unternimmt das betreffende Unternehmen ein Marketingprojekt (eine Werbekampagne), um bestimmte Verkaufsziele zu erreichen.
Wie passen also die Unternehmensziele dazu?
Was ist ein Unternehmensziel?
Ein Unternehmensziel ist ein übergeordnetes Ziel, das ein Unternehmen zu erreichen beabsichtigt. Ein Unternehmensziel ähnelt einem Projektziel insofern, als dass in der Regel bestimmte Schritte festgelegt werden, um bestimmte Ziele und Fristen zu erreichen. Zu den gängigen Geschäftszielen gehören die Steigerung des Umsatzes, die Senkung der Kosten, die Steigerung der Produktivität und/oder Effizienz, der Aufbau der Marke und die Erhöhung der Kapitalrendite.
Der feine Unterschied besteht darin, dass es sich bei den Unternehmenszielen um übergeordnete Ziele handelt, d.h. ihre Verbindung zu bestimmten internen Projekten ist nicht immer offensichtlich.
Es ist zum Beispiel sinnvoll, dass eine Werbekampagne dazu beiträgt, ein Geschäftsziel in Bezug auf den Umsatz zu erreichen. Was aber, wenn das Ziel die Steigerung der Produktivität ist? Sollte das Unternehmen den Thermostat während der Arbeitszeiten einfach herunterdrehen? Einen Yogalehrer für das Büro anstellen? Ein ganz neues Zeiterfassungssystem entwickeln? Ohne ein gewisses Maß an Spezifität riskieren Unternehmen, Projekte ohne klare Absicht in Gang zu setzen, was eine Verschwendung von Ressourcen sein und sich negativ auf die Moral auswirken kann.
Es ist die Aufgabe von Unternehmensleitern und Projektmanagern, gemeinsam dafür zu sorgen, dass einerseits die Unternehmensziele klar sind und andererseits die Projekte auf die Erreichung dieser Ziele ausgerichtet sind.
Warum Sie die Aufgaben des Projektmanagements an den Unternehmenszielen ausrichten sollten
Unklare Ziele sorgen für Projektchaos
Vage Unternehmensziele können für Projektmanager und ihre Teams sehr einschüchternd sein. Wenn Sie sie einfach nur anweisen, den Umsatz zu steigern, überlassen Sie ihnen eine Menge verwirrender Ratschläge, die sie selbst herausfinden müssen. Indem sie die Unternehmensziele so spezifisch wie möglich formulieren - konkrete Zahlen und Zeitrahmen sind ein guter Anfang -, können die Unternehmensleiter es den PMs leichter machen, interne Projekte zur Erreichung dieser Ziele zu entwickeln.
Dies kann sich nicht nur auf die unmittelbaren Ziele, sondern auch auf die Moral des Unternehmens positiv auswirken. Mitarbeiter sind am zufriedensten mit ihrer Arbeit, wenn sie das Gefühl haben, 1) dass ihre Arbeit einen Sinn hat und 2) dass ihre Arbeit etwas bewirkt. Projekte, die zum Erreichen von Unternehmenszielen führen, können für Mitarbeiter sehr motivierend sein und sie länger an das Unternehmen binden. Die Fluktuation von Mitarbeitern kann Ihr Unternehmen wertvolles Geld, Zeit und Ressourcen kosten. Deshalb ist es eine gute Idee, die Teams zusammenzuhalten und zu motivieren.
Starke Business Cases machen starke Projekte
Durch die Abstimmung der Projektaufgaben mit den Unternehmenszielen können PMs die Zustimmung der Stakeholder und der Geschäftsleitung in allen Bereichen erhöhen. Projektmanagement ist die Kunst, Dinge innerhalb eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens zu erledigen und dabei die Interessen einer Vielzahl von Beteiligten zu berücksichtigen, die die Bemühungen des Teams entweder unterstützen oder behindern können. Wenn die vorgeschlagenen Projektaufgaben als Lösungen für bestimmte geschäftliche Herausforderungen positioniert werden können, geben die Gatekeeper eher grünes Licht.
Tipp: Beginnen Sie jedes Projekt mit einem Business Case
Es gibt keinen sichereren Weg, Projekte mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, als mit einem geschriebenen Business Case. Diese Aussage dient als Rechtfertigung für das Projekt - der Grund, warum sich all die Zeit und die Ressourcen, die es erfordert, für das Unternehmen lohnen werden.
Indem Sie sich dazu verpflichten, in der Planungsphase jedes internen Projekts einen Business Case zu erstellen, können Unternehmensleiter und PMs einen Punkt der Übereinstimmung zwischen dem Unternehmen und seinen Projekten direkt in den Projektplanungsprozess einbauen. Es zwingt die Unternehmensleitung, die Unternehmensziele transparent und klar zu formulieren, und gibt den PMs eine bessere Chance, die von ihnen übernommenen Projekte erfolgreich abzuschließen.
Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was ein Unternehmensziel ist oder wie Sie es mit Ihren Projektaufgaben in Einklang bringen können, dann sind Sie bereits in einer guten Position. Es bedeutet, dass Sie die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens in die Gleichung einbeziehen und nicht nur die täglichen Brände löschen. Die Projektmanagement-Lösung von Planview AdaptiveWork hilft Ihnen bei der Erstellung skalierbarer Projektpläne, einschließlich klar umrissener Projektaufgaben, um die Projekte auf die Unternehmensziele abzustimmen. Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo.
