Wenn Sie überlegen, wie Sie einen Business Case für Ihr Projekt erstellen, müssen Sie viele Faktoren berücksichtigen. Die wichtigsten davon sind:
- Fassen Sie sich kurz, vermeiden Sie zu viel Fachjargon und machen Sie es für Ihr Publikum interessant.
- Erklären Sie die Ziele des Plans
- Zeigen Sie auf, wie Ihr Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt
- Skizzieren Sie den Prozess der Implementierung
Bringen Sie Ihren Business Case auf den Punkt
Viele Menschen glauben, dass die Erstellung eines Business Case riesige Aktenordner mit Unmengen von Finanzdaten, Risikoanalysen und Prognosen umfassen muss. Diese Dinge sind zwar wichtig, aber sie sollten nicht mehr als ein paar Seiten einnehmen. Grundsätzlich sollten Sie in der Lage sein, Ihre Argumente in kurzer Zeit zu erläutern und dabei nur das Wesentliche zu vermitteln, das die Beteiligten wissen müssen. Wenn Sie nicht glauben, dass Sie einen Business Case erstellen können, ohne Ihr Publikum mit Informationen oder unnötigem Fachjargon zu überfrachten, dann sollten Sie vielleicht den Case selbst überdenken. Sie sollten darauf abzielen, die Stakeholder mit den Grundlagen des Business Case selbst zu überzeugen, nicht indem Sie sie verwirren.
Eine Standardstruktur würde wie folgt aussehen:
- Zusammenfassung
- Ziele
- Aktueller Status
- Vorteile
- Risikobewertung
- Beschränkungen
- Ressourcen
- Plan zur Umsetzung
- Finanzielle Bewertung
- Projektsteuerung
Skizzieren Sie die Ziele Ihres Business Case
Halten Sie Ihr Publikum bei der Stange, indem Sie sich auf die wichtigsten Vorteile Ihres Plans konzentrieren und grundlegende Fragen beantworten. Nennen Sie die wichtigsten Argumente, warum Ihr Business Case dem Unternehmen helfen kann und Aufmerksamkeit verdient. Wenn Sie zum Beispiel festgestellt haben, dass der Wechsel zu neuen Form der Projektmanagement-Software zu einer Steigerung der Produktivität und Verantwortlichkeit führen könnte, dann sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihrem Publikum die Antworten zu geben, nach denen es sucht.
- Why?
- Berichte, Aktualisierungen und Fortschrittsmessungen nehmen derzeit 35% der Zeit unserer Projektmanager in Anspruch.
- Was?
- Cloud-basierte Projektmanagement-Software kann die Effizienz dieser Prozesse erhöhen.
- Wie?
- Lizenzieren Sie die Software und machen Sie die Teammitglieder mit ihren Funktionen vertraut.
- Wann?
- Nach der Freigabe der Lizenzierung sollte die Software innerhalb von zwei Monaten vollständig in die Teams integriert sein.
Erstellen eines Business Case, der Wert schafft
Die treibende Kraft bei der Entscheidung, wie Sie einen Business Case erstellen, ist die Frage, wie Sie den Wert Ihres Projekts nachweisen können. Es ist jedoch wichtig, dass Sie es mit den Finanzdaten, die Sie präsentieren, nicht übertreiben. Die meisten Stakeholder sind daran gewöhnt, Finanzberichte nach den Grundlagen des Business Case oder nach dem Endergebnis in Bezug auf den Wert zu durchsuchen, aber Sie können es dennoch einfacher machen, indem Sie die wichtigsten Zahlen, die Ihren Fall stützen, herausziehen und sie auf einer Seite mit einer zusammenfassenden Analyse hervorheben. Diese Zusammenfassung sollte auflisten:
- Aktueller Stand der anfallenden Kosten
- Anschaffungspreis der Lösung
- Kosten der Implementierung
- Projizierte Einsparungen
Den Prozess der Implementierung definieren
Wenn die Beteiligten mit der Art und Weise, wie Sie Ihren Businessplan bisher erstellt haben, zufrieden sind, werden sie wissen wollen, wie er in die Praxis umgesetzt werden soll. Um zu zeigen, dass Sie den gesamten Prozess durchdacht haben, ist es wichtig, dass Sie ein klare Vorstellung von den Kosten, Zeitleisten und Governance, die damit verbunden sein werden.
Zu wissen, wie man einen Business Case erstellt, bedeutet auch, dass man an das, was man liefert, glaubt und darauf vertraut. Wenn Sie sich Ihrer Informationen und Ihrer Vision, wie sie dem Unternehmen helfen werden, sicher sind, dann wird diese Gewissheit Ihr Publikum beruhigen. Eine präzise Beschreibung der einzelnen Schritte ist daher von entscheidender Bedeutung, um einen erfolgreichen Business Case zu erstellen. Versuchen Sie, die folgenden Fragen für Ihren Business Case zu beantworten:
- Wann wird sie beginnen?
- Wer muss unterschreiben?
- Wer ist für die Beaufsichtigung der Umsetzung verantwortlich?
- Was sind die objektiven Maßstäbe für die Bewertung des Erfolgs?
- In welchem Stadium sind die Folgeberichte fällig?
Die meisten Menschen, selbst in Führungspositionen, wissen nicht, wie man einen Business Case aufbaut, der seine Mission erfüllt, nämlich Ihr Publikum zu überzeugen. Wenn Sie alles auf den Punkt bringen, sich über Ihre Ziele im Klaren sind, den Wert des Projekts herausstellen und die Umsetzung klar und deutlich erläutern, sind Sie bereits auf dem besten Weg, einen Business Case zu erstellen, an den Sie glauben können.
