Ein Projektumfang stellt ein Projekt auf den richtigen Fuß.Er definiert, was das Projekt erreichen soll und was nicht, und informiert alle Beteiligten über die Grenzen seiner Ziele. Ein Projektumfang sollte die Informationen und den Zeitplan des Projekts prägnant zusammenfassen. Das Dokument selbst muss nicht sehr lang sein, nicht mehr als eine Seite oder sogar nur ein paar Absätze, aber was es enthält, ist sehr wichtig, damit es wirksam ist. Das mag zwar einfach erscheinen, aber zu wissen, wie man einen Projektumfang richtig definiert, ist eine wichtige Fähigkeit, die alle Projektmanager beherrschen müssen.
Wie man einen Projektumfang definiert
Gliederung Projektziele und Zielsetzungen
Diese sind der allgemeine Fokus für das, was das Projekt erreichen möchte. Er sollte einigermaßen direkt und in einem klaren Format sein. Zum Beispiel, die SMART-Methode wird häufig verwendet, which means making the goals Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound. In the case of a project scope, an example of this would be to increase the social media presence of a company by 50 % within three months, as measured by social media follows.
Bestätigen Sie die Projektleistungen
These are the more practical elements that are due to be completed by the end of the project. For example, if the project’s objective was to broaden the customer base of the company, a deliverable of this may be to gain 15.000 new leads during the course of the project.
Zeitplan für Meilensteine bereitstellen
Dies sollte eine grobe Schätzung des Zeitrahmens für das Projekt ermöglichen. Es ist nicht notwendig, den Projektumfang sehr genau festzulegen, das wird auf dem Projektzeitplan gemacht, aber es sollte einen allgemeinen Überblick geben. Zum Beispiel, dass das Projekt 1/3 seiner Leistungen innerhalb des ersten Monats eines zweimonatigen Projekts erreicht haben wird.
Identifizieren Sie, was in den Geltungsbereich fällt und was nicht
Dies ist eine der Hauptanwendungen eines Projektumfangs, in dem die Grenzen des Projekts umrissen werden. Es ist immer wichtig, dass ein PM dafür sorgt, dass ein Projekt seinen Umfang nicht überschreitet. Wenn Sie von Anfang an festlegen, was zum Projekt gehört und was nicht, können Sie sicherstellen, dass sich das Projekt nicht verzettelt und der Fokus nicht verloren geht.
Verfügbare Ressourcen bewerten
Dieser Teil des Projektumfangs gibt eine Einschätzung dessen, was für das Projekt zur Verfügung steht. Es sollte einen kurzen Überblick über das Budget sowie die Teammitglieder und technischen Ressourcen geben, die für die Durchführung des Projekts eingesetzt werden.
Analysieren Sie die Projektbeschränkungen
Jeder Projektmanager würde zwar gerne versprechen, dass sein Projekt alles erreicht, was die Stakeholder wollen, aber das ist selten, wenn überhaupt, möglich. Eine Übersicht über die Beschränkungen des Projekts und die Grenzen seiner Möglichkeiten bedeutet, dass alle Beteiligten genau wissen, was das Projekt leisten soll.
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