Ob Sie nun mit einer Handvoll Teammitgliedern oder einem großen, dezentralisierten Team arbeiten, Organisation ist der Schlüssel. Um zu vermeiden, dass Sie überfordert werden und wichtige Details unter dem Radar verschwinden, sollten Sie die Kernkomponenten eines erfolgreichen Aufgabenmanagements beherrschen, bevor Sie ein neues Projekt beginnen. Hier finden Sie einige der besten Tipps, um Arbeitsabläufe, Aufgabenerledigung und Teamkommunikation im Griff zu behalten:
Immer Prioritäten setzen
Als Projektmanager sind Sie derjenige, der das Gesamtbild eines jeden Projekts sieht. Wenn Sie über die beste Methode der Aufgabenverwaltung für Teams nachdenken, müssen Sie das anstehende Projekt in einzelne Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufteilen. Bevor Sie einem Teammitglied oder einer Gruppe eine Aufgabe zuweisen, sollten Sie immer wissen, wo diese Aufgabe im großen Ganzen einzuordnen ist. Müssen die Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden? Erfordert sie eine bestimmte Anzahl von Fähigkeiten? Ist der Rest des Projekts von der Erledigung dieser einen Aufgabe abhängig? Wenn Sie all diese Dinge über die Aufgabe wissen, können Sie besser einschätzen, wem Sie sie anvertrauen sollten. Bevor Sie die 'A'-Spieler identifizieren, müssen Sie wissen, was die 'A'-Aufgaben sind.
Halten Sie die Kommunikationskanäle offen
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Team ist, hängt eine erfolgreiche Aufgabenverwaltung von einer guten Kommunikation ab. Ob es nun bedeutet, dass Sie sich ständig auf dem Laufenden halten und mit anderen Teammitgliedern interagieren, ob Sie tägliche Fortschrittsberichte erstellen oder sich einfach persönlich bei jedem Teammitglied melden - nur durch Kommunikation erhalten Sie einen echten Eindruck davon, was erledigt wird, was nicht erledigt wird und wer Schwierigkeiten hat. Der Einsatz von cloudbasierter Software wie Planview AdaptiveWork ist für die Aufgabenverwaltung von Teams hervorragend geeignet, da Sie damit ständig mit Fortschrittsberichten und Terminplanungsaktualisierungen in Kontakt bleiben können. Ermutigen Sie die Teammitglieder, jeden Morgen als erstes die Aufgaben zu überprüfen . Dies fördert eine größere Transparenz und Rechenschaftspflicht und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
Stärken und Schwächen ausgleichen
Als Projektmanager kennen Sie Ihr Team schon lange vor Beginn eines großen Projekts. Dies hilft Ihnen nicht nur bei der Zuweisung von Aufgaben, sondern auch bei der Aufteilung Ihres Teams in kleinere Gruppen, die sich gegenseitig mit ergänzenden Fähigkeiten versorgen können. Wenn Sie einen 'A'-Spieler haben, der Probleme mit Fristen hat, sollten Sie ihn mit einem Mitarbeiter zusammenbringen, der seine Arbeit immer pünktlich fertigstellt. Wenn ein bestimmtes Teammitglied Probleme mit dem Arbeitsablauf hat, können Sie ihm jemanden zur Seite stellen, der die Arbeit übernehmen kann.
Wissen, wann man delegiert (und an wen man delegiert)
Bei der Aufgabenverwaltungssoftware, insbesondere bei der Aufgabenverwaltung für Teams, kommt es auf die Zusammenarbeit an. Damit Ihr Team wie eine gut geölte Maschine funktioniert, müssen Sie in der Lage sein, die richtige Menge an Arbeit zu verteilen und sicherzustellen, dass sie erledigt wird. Dies erfordert nicht nur ein Gespür für das Delegieren von Aufgaben, sondern auch ein gewisses Maß an Komfort, wenn Sie Ihren Teammitgliedern zeigen, wie sie untereinander delegieren können. Bei größeren Gruppen und insbesondere bei nicht-hierarchischen Teams ist es entscheidend, dass jedes Teammitglied genau weiß, welche Kapazität es hat und wie viel Arbeit es übernehmen kann, damit die Aufgaben effizient und pünktlich erledigt werden.
Etablieren Sie eine wiederholbare Methodik
Sobald Sie eine funktionierende Methode für das Aufgabenmanagement gefunden haben, stellen Sie sicher, dass diese sowohl von Ihnen selbst als auch von den anderen Mitgliedern Ihres Teams wiederholt werden kann. Wenn Sie sich auf etwas Bewährtes verlassen, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen, können Sie sicherstellen, dass der Prozess so reibungslos und effektiv wie möglich verläuft. Um den Prozess so schlank wie möglich zu halten, verwenden Sie Tools, die den Prozess der Aufgabenverwaltung automatisieren, wie z.B. Formulare und vordefinierte Workflows und Genehmigungen.
