Was ist ein Projektmanagementsystem?
Der Begriff "Projektmanagementsystem" wird häufig verwendet, um zwei wichtige Teile des gesamten Projektmanagement-Puzzles zu beschreiben. Der erste Teil ist im Wesentlichen ein Ansatz, um die Arbeit zu erledigen. Der zweite Teil bezieht sich auf verschiedene Tools und Technologien, die diesen Ansatz unterstützen. In diesem Artikel werden wir beide Aspekte untersuchen, die zusammen eine solide, grundlegende Projektmanagement-Systemdefinition ergeben.
Projektmanagementsystem als Ansatz
Ein Projektmanagement-System bezieht sich auf die Integration von sieben integrierten Teilsystemen, die das Projektmanagement in der gesamten Organisation einrichten und unterstützen. Zu diesen Teilsystemen gehören: Projektteamstruktur; Projektplanung; Projektkontrolle; Projektberichterstattung; Methoden und Techniken; Mitarbeiterbeteiligung; sowie Werkzeuge und Technologien. Jedes dieser jeweiligen Teilsysteme wird im Folgenden kurz beschrieben.
Projektteam Struktur Subsystem
Das Subsystem Projektteamstruktur regelt, wie Projektteams in Hierarchien organisiert sind. Im Allgemeinen gibt es vier Arten von Strukturen:
- Funktional, wobei die Projekte von Abteilungsleitern gestartet und durchgeführt werden, die weiterhin ihre jeweiligen funktionalen Aufgaben wahrnehmen.
- Projektorientiert, wobei sich die Projektmanager ausschließlich auf Projekte konzentrieren (typischerweise ein großes Projekt oder mehrere kleinere Projekte).
- Matrix, die ein Gleichgewicht zwischen funktional und projektorientiert darstellt. Die meisten Organisationen verwenden diese Struktur.
- Composite, das sowohl eine ausgeprägte funktionale Struktur als auch eine ausgeprägte projektorientierte Struktur unterstützt, wobei beide Strukturen einer zentralen Führungskraft unterstellt sind. Diese Struktur ist nicht üblich, kommt aber in einigen Organisationen vor, die sowohl national als auch regional tätig sind (z. B. Regierungsbehörden).
Subsystem Projektplanung
Das Subsystem Projektplanung regelt alle Aspekte der Projektplanung im gesamten Portfolio. Dazu gehören die Projektauswahl, die Identifizierung von Geschäftszielen, die Ressourcenzuweisung und die Entwicklung von Strategien, wie die Geschäftsziele erreicht werden sollen.
Teilsystem Projektsteuerung
Das Teilsystem Projektsteuerung regelt alle Prozesse, Protokolle und Verfahren, die zur Steuerung von Projekten in jeder Phase des Lebenszyklus erforderlich sind. Sie konzentriert sich auch auf die Festlegung von Leistungsstandards, anhand derer Zeitpläne, Budgets und Produktivität überwacht und gemessen werden.
Subsystem für Projektberichte
Das Subsystem für die Projektberichterstattung steuert alle informellen Kanäle (z.B. Unterhaltungen und Chats) und formelle Kanäle (z.B. Meetings und Konferenzen), die sich darauf beziehen, wie Projektteams laufend Informationen sammeln und diese zur Durchführung und Kontrolle von Projekten nutzen.
Teilsystem Projektmethodik und -techniken
Das Teilsystem Projektmethodik und -techniken regelt das Spektrum der Ansätze, die zur Verwaltung von Projekten verwendet werden. Beispiele hierfür sind: Critical Path Method (CPM), Critical Chain Project Management (CCPM), Program Evaluation and Review Technique (PERT), Waterfall, Agile, Scrum, Integrated Project Management (IPM), Projects integration Sustainable Methods (PRiSM), Projects IN Controlled Environments (PRINCE2), und einige andere.
Subsystem für das Engagement der Arbeitnehmer
Das Subsystem für das Engagement der Mitarbeiter regelt die verschiedenen Taktiken, Strategien, Programme und Methoden zur Förderung des Engagements und der Arbeitsmoral in der gesamten Belegschaft. Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen mit einem hohen Maß an Mitarbeiterengagement 22% mehr Produktivität im Vergleich zu Unternehmen mit einem niedrigen Niveau an Mitarbeiterengagement aufweisen.
Teilsystem Projektwerkzeuge und -technologien
Das Teilsystem Projektwerkzeuge und -technologien regelt die Lösungen, die für die Initiierung, die Planung, die Durchführung, die Überwachung und den Abschluss von Projekten verwendet werden, und steuert im Wesentlichen alle anderen oben genannten Teilsysteme. Die meisten Organisationen (und praktisch alle größeren Unternehmen) richten dieses Teilsystem mit Hilfe von Online-Projektmanagement-Software ein und verwalten es, was uns zu dem anderen Teil des Puzzles bringt.
Projektmanagementsystem als Softwarelösung
Im Zusammenhang mit einer Softwarelösung stellt ein Projektmanagement-System eine zentrale Single-Source-of-Truth dar, die Projektinformationen im gesamten Unternehmen integriert. Letztlich basiert das beste Projektmanagement-System auf der Cloud, maximiert die Produktivität, erhöht die Transparenz und fördert die Anpassungsfähigkeit.
Maximierung der Produktivität
Maximale Produktivität bedeutet, dass die Kosten deutlich und nachhaltig gesenkt werden, während die Teams jede Sekunde ihrer Arbeit nutzen können:
- Automatisieren Sie mühsame und sich wiederholende Aufgaben und unterstützen Sie verschiedene Arbeitsvorlieben und -stile.
- Verbinden Sie frühere Teams, um die Kommunikation abzustimmen und die Zusammenarbeit zu fördern.
- Halten Sie Kunden, Partner, Lieferanten, Verkäufer und andere externe Interessengruppen auf dem Laufenden.
- Bewertung des Projekterfolgs durch Verfolgung relevanter Metriken und wichtiger Leistungsindikatoren.
Erhöhte Sichtbarkeit
Mehr Sichtbarkeit bedeutet, mühelose Transparenz zu schaffen, um eine schnelle und präzise Entscheidungsfindung zu ermöglichen:
- Zentraler Zugriff auf Echtzeitdaten für alle Ressourcen und Arbeitsabläufe und für alle Arten von Arbeit und Methoden.
- So haben die Teams Zugriff auf alle aktuellen Informationen, die sie in Echtzeit benötigen.
- Unterstützung der Gesundheit von Unternehmen.
- Unterstützen Sie die Notfallplanung.
- Entscheidungsträgern (z.B. dem PMO) den Blick für das große Ganze zu ermöglichen, damit sie Ressourcen zuweisen und optimieren können.
Anpassungsfähigkeit
Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass Sie in der Lage sind, sich auf veränderte Umstände oder Gelegenheiten einzustellen, um:
- Maximieren Sie Ihre Umsatzmöglichkeiten.
- Identifizieren Sie aufkommende Markttrends.
- Richten Sie die Arbeit auf der Grundlage sich ändernder Geschäftsziele und Prioritäten neu aus.
- Implementieren Sie effizient neue Prozesse und Arbeitsabläufe.
- Liefern Sie kontinuierlich Mehrwert, um neue Marktanforderungen zu erfüllen.
Andere wichtige Funktionen des Online-Projektmanagementsystems
Darüber hinaus sollte ein effektives Cloud-Projektmanagementsystem über verschiedene Funktionen verfügen, die Sie unterstützen:
- Sofortige Einsatzbereitschaft
- Schnelles und einfaches Onboarding
- Flexible Anpassung auf allen Ebenen
- Robuste Informationssicherheit (sowohl bei der Datenübertragung als auch bei den Daten im Ruhezustand)
- Benutzerfreundlichkeit
Außerdem sollte der Anbieter einen umfassenden Support anbieten, einschließlich Anwenderschulungen, On-Demand-Lernressourcen und zusätzliche professionelle Dienstleistungen, um die Zeit bis zur Wertschöpfung zu verkürzen und den ROI zu maximieren.
Fazit
Es ist wichtig, noch einmal darauf hinzuweisen, dass wir zwar zwei Aspekte eines Projektmanagementsystems betrachtet haben - eine Reihe von Subsystemen und eine Online-Projektmanagementsoftware -, dass es sich dabei aber nicht um unterschiedliche Einheiten handelt. Sie sind integriert und beeinflussen sich gegenseitig.
Aus diesem Grund ist es für Unternehmen äußerst wichtig, sich für eine Projektmanagement-Softwarelösung zu entscheiden, die alle aktuellen Anforderungen erfüllt und sich auch in Zukunft an das Unternehmen anpassen kann. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projektmanagement-System insgesamt (das sich aus beiden Teilen des Puzzles zusammensetzt) dazu beiträgt, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und nach Erreichen aller erforderlichen Geschäftsziele die Ziellinie erreichen. Und genau das ist es, was gutes Projektmanagement ausmacht!
