Jeder Projektmanager würde gerne genau wissen, was in seinem Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt passiert. Für andere Interessengruppen, die sich außerhalb dieser Informationsschleife befinden, ist ein solcher Traum sogar noch phantastischer. Außerhalb einer Art Superkraft der Projekttransparenz ist ein solcher unmittelbarer und umsetzbarer Einblick leider unmöglich. Das bedeutet jedoch nicht, dass man nicht versuchen sollte, der Perfektion so nahe wie möglich zu kommen.
Der ineffiziente Informationsfluss zwischen den verschiedenen Ebenen einer Organisation kann dazu führen, dass Projekte nicht aufeinander abgestimmt werden, Ressourcen verschwendet werden und es zu ernsthaften Meinungsverschiedenheiten zwischen wichtigen Beteiligten kommt. Die Lösung besteht darin, die Sichtbarkeit zu verbessern, was allerdings die Frage aufwirft: Was ist die Projektsichtbarkeit?
Die Projekttransparenz ist die Leichtigkeit, mit der alle am Projekt interessierten Parteien auf das Projekt zugreifen und verstehen können, was im Rahmen des Projekts erreicht wurde, wo es sich jetzt befindet und was es in Zukunft tun wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Sichtbarkeit Ihres Projekts innerhalb Ihrer Organisation verbessern können, finden Sie hier einige Tipps:
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Bei den meisten Projekten ist es üblich, dass Manager und Teamleiter verschiedene Aufgabenpläne und To-Do-Listen haben, entweder in Papierform (z.B. auf einer Projekttafel) oder auf ihrem Computer oder Smart Device. Das Problem ist, dass zwar die unmittelbar verantwortliche Person weiß, was passiert, aber sonst niemand.
Um die Sichtbarkeit zu verbessern, ist es wichtig, einen zentralen Ort zu haben, wie z.B. eine Projektmanagement-Plattform wie Planview AdaptiveWork, an dem alle Projektinformationen gespeichert sind. So können alle Beteiligten den Projektstatus leicht herausfinden, ohne eine E-Mail an die zuständige Person schreiben zu müssen.
Verbindungen zwischen Interessengruppen herstellen
Eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie das Projekt läuft, bedeutet auch zu verstehen, welche Rolle jedes Teammitglied hat und wie die Verantwortung verteilt wurde. Eine größere Sichtbarkeit zu schaffen bedeutet in diesem Fall, dass die verschiedenen beteiligten Akteure miteinander verbindet. Als Projektmanager können Sie sich mit leitenden Angestellten oder externen Interessengruppen in Verbindung setzen, um die Projektfunktionen zu erläutern, während sich die Teamleiter innerhalb Ihres eigenen Teams ihrer Verantwortung bewusst sein sollten, Aufgabenpläne hochzuladen und den Fortschritt zu aktualisieren.
Halten Sie die Informationen relevant und aktuell
Es hat wenig Sinn, die Beteiligten zu informieren und sie zu fragen: "Was ist Projekttransparenz?", wenn sich die Informationen, auf die sie schauen, nie ändern. Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, ist es wichtig zu wissen, was veröffentlicht werden sollte und wann es aktualisiert werden sollte. Glücklicherweise verfügt eine gute Software über einfache Aufgabenblätter, die Block für Block aufgebaut werden können. Das bedeutet, dass die notwendigen Eingaben in wenigen Minuten erledigt werden können, während Sie eine Aufgabe aktualisieren (z.B. Die erste Phase des Entwurfs ist abgeschlossen, die Überprüfungsphase hat begonnen) muss nur wenige Sekunden dauern.
Kein Mikromanagement
In der Projektmanagement-Gemeinschaft gibt es eine laufende Debatte über den Einsatz von Zeiterfassungssoftware zur Erfassung der Produktivität und des Fortschritts von Mitarbeitern. Neben dem Vertrauensbruch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber besteht ein weiteres großes Problem mit dieser Software darin, dass sie Projektmanager dazu verleiten kann, das Mikromanagement zu übernehmen und sich um zu viele kleine Details zu kümmern, während sie das große Ganze aus den Augen verlieren. Die Projekttransparenz sollte einfach und leicht zugänglich sein, um einen besseren Informationsaustausch zu ermöglichen, aber sie sollte nicht zu einer Überwachungsmethode werden, die dazu dient, Mitarbeiter zu beobachten und unter Druck zu setzen.
