Stellen Sie sich vor, Sie sind bei den Olympischen Spielen und sehen sich den 4x400m Staffellauf an. Während ein Läufer den Staffelstab um die Strecke trägt, stehen die anderen drei Läufer herum und warten.
Wenn wir den Staffellauf so durchführen würden, wie die meisten von uns ihre Unternehmen führen, würde er ganz anders aussehen.
Jeder der untätigen Läufer würde drei andere Rennen laufen, so dass sie immer etwas zu tun haben. Aber jedes dieser Rennen beginnt nicht zur exakt gleichen Zeit, und die einzelnen Etappen werden nicht mit exakt der gleichen Geschwindigkeit gelaufen. In diesem Szenario ist es der Staffelstab, der auf die Läufer wartet, die mit ihren anderen Läufen beschäftigt (und wahrscheinlich erschöpft) sind. Infolgedessen werden alle vier Rennen langsamer. Viel, viel langsamer.
In der Geschäftswelt sind die Läufer Ihre Mitarbeiter, und der Staffelstab ist der einzigartige Wert, den Sie Ihren Kunden bieten. Der Geschäftsfluss beschreibt, wie gut sich die Arbeit - d.h. der Staffelstab - durch Ihr Geschäftssystem bewegt. Es geht nicht um die effektive Nutzung von Ressourcen (wie beschäftigt die Mitarbeiter sind), sondern darum, wie viel Wert tatsächlich produziert wird und wie oft.
Als Führungskraft ist es Ihre oberste Priorität, den Staffelstab zu halten. So können Sie sich darauf konzentrieren, die Arbeit in Gang zu halten, und nicht darauf, die Mitarbeiter zu beschäftigen.
Warum der Geschäftsfluss wichtig ist
Business Flow rüstet Ihr Unternehmen für Agilität, Anpassungsfähigkeit und langfristigen Erfolg. Es bietet Organisationen zahlreiche Möglichkeiten, zu wachsen und zu lernen, insbesondere durch die folgenden Möglichkeiten:
- Wettbewerbsvorteil. Wenn die Arbeit im Fluss ist, hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, zu lernen und sich zu verbessern. Es kann schnell innovieren und in einen Zyklus investieren, in dem es neue Produkte auf den Markt bringt, Feedback einholt und Anpassungen vornimmt.
- Prozessverbesserung. Der Fluss beschreibt, wie sich die Arbeit innerhalb Ihres Geschäftssystems und durch dieses bewegt. Die Beobachtung und Analyse dieser Daten kann Ihnen dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, z. B. Orte, an denen sich Engpässe bilden oder unerledigte Arbeit in Warteschlangen wartet.
- Qualität. Wenn die Arbeit fließt, können Sie sich auf die Erzielung hochwertigerer Ergebnisse konzentrieren. Indem Sie kürzere Feedbackschleifen einführen, schaffen Sie auch viel mehr Möglichkeiten zur Anpassung und Verbesserung.
- Produktivität. Flow hilft guten Menschen, großartige Arbeit zu leisten. Wenn die Arbeit fließt, können die Mitarbeiter ihre Zeit und ihre Fähigkeiten darauf verwenden, die Dinge zu erledigen, anstatt ständig den Kontext zu wechseln, die Prioritäten neu zu setzen und über den Fortschritt zu berichten.
3 Strategien, um den Geschäftsfluss in Gang zu halten
Um Ihr Geschäft zum Fließen zu bringen, müssen Sie die "Erledigung" über die "Betriebsamkeit" stellen. Noch einmal: Wir konzentrieren uns auf den Staffelstab - die Arbeit, die tatsächlich einen Wert hat.
Um dies erfolgreich zu tun, müssen Sie die Menge der in Bearbeitung befindlichen Arbeit begrenzen. Wenn zum Beispiel 37 Rennen im Gange sind und jeder Läufer an mehreren Rennen beteiligt ist, dann hilft es nicht viel, wenn Sie alle bitten, sich auf den Staffelstab zu konzentrieren. Es ist ein mühsamer Prozess, aber Sie müssen die Anzahl der Schlagstöcke begrenzen, die Sie gleichzeitig in Bewegung haben. Hier sind drei Strategien, die Ihnen helfen, den Geschäftsfluss aufrechtzuerhalten und die richtigen Stäbe zu priorisieren.
Beginnen Sie mit der Sichtbarkeit
In jedem Unternehmen ist ein Großteil der Arbeit "unsichtbar". Sie können nicht durch das Büro gehen und "sehen", wie sich die Arbeit stapelt, denn das meiste davon ist wissensbasiert und in den Köpfen der Mitarbeiter oder irgendwo auf einem Computer gespeichert. Der erste Schritt, um sich auf den Fluss zu konzentrieren, besteht also darin, die Arbeit sichtbar zu machen.
Am einfachsten geht das mit einer visuellen Kanban-Tafel. Die Karten stellen die Arbeit dar, die das System durchläuft, und die Bahnen auf dem Spielbrett stehen für die wertschöpfenden Schritte, die die Arbeit durchläuft.
Jetzt, wo die Arbeit sichtbar ist, können Sie sehen (und messen), wie gut sie fließt. Außerdem kann jetzt jeder in Ihrem Unternehmen die Arbeit sehen. Sie alle wissen, ob es sich bewegt oder nicht. Die Fokussierung unserer Teams und Mitarbeiter auf eine gemeinsame Sichtweise der Arbeit gibt uns eine Plattform für die Einführung eines kulturellen Wandels in der Organisation.
Arbeit in Bearbeitung begrenzen
Um den Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen zu verbessern, können Sie mit Maßnahmen wie der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben oder der Beseitigung unnötiger Prozessschritte experimentieren. Aber als Führungskraft verdient vor allem eine Sache Ihre Zeit und Aufmerksamkeit - und das ist eine Aufgabe, die nur Sie erledigen können. Sie müssen die Anzahl der Aufgaben, die Ihr Unternehmen übernimmt, begrenzen, da Sie sonst Gefahr laufen, Ihr Unternehmen zu überlasten.
Wenn Sie die unfertigen Arbeiten nicht einschränken (WIP), opfern Sie Ihre Mitarbeiter - Ihr wertvollstes Kapital - auf dem Altar der Geschäftigkeit. Wenn zu viel Arbeit das System verstopft, können die Menschen, die in diesem System arbeiten, nicht ihre beste Arbeit leisten. Kontextwechsel, Multitasking und Arbeit, die auf die Verfügbarkeit von Ressourcen wartet, können Produktivität, Leistung und Motivation beeinträchtigen.
Kultivieren Sie eine schlanke Kultur
Die Schaffung eines nachhaltigen Geschäftsflusses erfordert einen kulturellen Wandel. Ein Leben lang in Organisationen zu arbeiten, die Geschäftigkeit und harte Arbeit belohnen, führt zu vielen schlechten Arbeitsgewohnheiten, die die Mitarbeiter nicht aus eigener Kraft ablegen können. Die Versuchung, mit etwas "anzufangen" oder "Fortschritte zu zeigen" ist überwältigend. Eine Begrenzung des WIP ist schwer zu erreichen.
Aber wenn Sie anerkennen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter eine begrenzte Kapazität haben, müssen Sie die schwierigen Entscheidungen darüber treffen, was Sie übernehmen wollen und was nicht. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, den notwendigen Kulturwandel herbeizuführen - um Leistung und Fluss über Geschäftigkeit und Effizienz zu stellen.
Das Fazit
Die Konzentration Ihrer Organisation auf den Staffelstab - auf flow - kann enorme Vorteile bringen. Es ist nicht einfach, und Sie können es nicht einfach delegieren. Geschäftsabläufe erfordern Führung, kulturellen Wandel und Disziplin, um die Arbeit zu verwalten und zu begrenzen. Aber das Erreichen dieses Ziels schafft Möglichkeiten für Wettbewerbsvorteile, kontinuierliche Verbesserungen, höhere Qualität und produktivere Mitarbeiter.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
