Imaginez que vous êtes aux Jeux olympiques, en train de regarder la course de relais 4x400m. Pendant qu'un coureur porte le bâton autour de la piste, les trois autres coureurs restent debout en attendant.
Si nous gérions la course de relais comme la plupart d'entre nous gèrent nos entreprises, elle aurait un aspect très différent.
Chacun des coureurs inactifs participera à trois autres courses, ce qui leur permettra d'avoir toujours quelque chose à faire. Mais chacune de ces courses ne commence pas exactement à la même heure, et chacune des étapes n'est pas courue exactement à la même vitesse. Dans ce scénario, c'est le bâton qui attend les coureurs, qui sont occupés (et probablement épuisés) par leurs autres courses. Par conséquent, les quatre courses sont plus lentes. Beaucoup, beaucoup plus lentement.
Dans le monde des affaires, les coureurs sont votre personnel, et le bâton est la valeur unique que vous offrez à vos clients. Le flux d'affaires décrit la façon dont le travail - c'est-à-dire le bâton - se déplace dans votre système d'affaires. Il ne s'agit pas de l'utilisation efficace des ressources (à quel point les gens sont occupés) ; il s'agit de la quantité de valeur réellement produite, et à quelle fréquence.
En tant que cadre, la surveillance du relais est votre priorité absolue. Cela vous aide à rester concentré sur l'avancement du travail, et non sur l'occupation des travailleurs.
Pourquoi le flux d'affaires est important
Business flow équipe votre entreprise pour l'agilité, l'adaptabilité et le succès à long terme. Il offre aux organisations de nombreux moyens de se développer et d'apprendre, notamment grâce aux opportunités suivantes :
- Avantage concurrentiel. Lorsque le travail coule à flot, votre entreprise a des occasions d'apprendre et de s'améliorer. Elle peut innover rapidement et investir dans un cycle consistant à mettre de nouveaux produits sur le marché, à recueillir des commentaires et à procéder à des ajustements.
- Amélioration des processus. Le flux décrit comment le travail se déplace au sein et à travers votre système d'entreprise. L'observer et l'analyser peut vous aider à identifier les domaines à améliorer, comme les endroits où se forment des goulots d'étranglement ou les travaux inachevés qui attendent dans des files d'attente.
- Qualité. Un travail fluide vous permet de vous concentrer sur l'obtention de résultats de meilleure qualité. En introduisant des boucles de rétroaction plus courtes, vous introduisez également beaucoup plus d'opportunités d'ajustement et d'amélioration.
- Productivité. Flow aide les bonnes personnes à faire du bon travail. Lorsque le travail est fluide, les gens peuvent consacrer leur temps et leurs compétences à l'accomplissement des tâches, au lieu de devoir constamment changer de contexte, redéfinir les priorités et rendre compte des progrès accomplis.
3 Stratégies pour garder le flux d'affaires en mouvement
Pour que votre entreprise soit fluide, il faudra que vous preniez l'initiative de valoriser le "faire" plutôt que l'"agitation". Une fois encore, nous nous concentrons sur le bâton - le travail qui a réellement une valeur.
Pour y parvenir, il faut limiter la quantité de travail en cours. Par exemple, s'il y a 37 courses en cours et que chaque coureur est impliqué dans plusieurs courses, alors demander à chacun de se concentrer sur le bâton ne sert pas à grand-chose. C'est un processus douloureux, mais vous devrez limiter le nombre de bâtons en mouvement à un moment donné. Voici trois stratégies pour vous aider à maintenir le flux d'affaires et à donner la priorité aux bons bâtons.
Commencez par la visibilité
Dans toute entreprise, une grande partie du travail est "invisible". Vous ne pouvez pas vous promener dans le bureau et "voir" le travail qui s'accumule, car la plupart du temps il s'agit de connaissances, stockées dans la tête des gens ou sur un ordinateur quelque part. La première étape pour se concentrer sur le flux consiste donc à rendre le travail visible.
La façon la plus simple de le faire est d'utiliser un tableau kanban visuel . Les cartes représentent le travail qui passe par le système, et les couloirs sur le tableau représentent les étapes à valeur ajoutée par lesquelles le travail passe.
Maintenant que le travail est visible, vous pouvez voir (et mesurer) à quel point il s'écoule bien. En outre, tous les membres de votre organisation peuvent désormais voir le travail. Vous savez tous si ça bouge ou pas. En concentrant nos équipes et nos collaborateurs sur une vision commune du travail, nous disposons d'une plateforme pour introduire un changement culturel dans l'organisation.
Limiter les travaux en cours
Pour améliorer le flux de travail dans votre entreprise, vous pouvez expérimenter des actions telles que l'automatisation des tâches répétitives ou la suppression des étapes inutiles du processus. Mais, en tant que leader, une chose avant tout mérite votre temps et votre attention - et c'est un travail que vous seul pouvez faire. Vous devez limiter le nombre de choses que votre entreprise prend en charge ; sinon, vous risquez de surcharger votre organisation.
Si vous ne limitez pas les travaux en cours (WIP), vous sacrifiez vos collaborateurs - votre atout le plus précieux - sur l'autel de l'affairisme. Lorsqu'il y a trop de travail qui encombre le système, les personnes travaillant dans ce système ne sont pas en mesure de fournir leur meilleur travail. Le changement de contexte, le multitâche et le travail en attente de la disponibilité des ressources se combinent pour paralyser la productivité, le rendement et la motivation.
Cultiver une culture Lean
La création d'un flux d'affaires durable nécessite un changement culturel. Une vie entière passée à travailler dans des organisations qui récompensent l'agitation et le travail acharné engendre de nombreuses mauvaises habitudes de travail dont les employés ne pourront pas se défaire par eux-mêmes. La tentation de "commencer" quelque chose ou de "montrer des progrès" est écrasante. Limiter le WIP est difficile à faire.
Mais si vous reconnaissez que l'entreprise et son personnel ont une capacité limitée, vous devez prendre les décisions difficiles sur ce qu'il faut accepter ou non. Votre tâche en tant que leader est de créer le changement culturel nécessaire - pour valoriser la livraison et le flux plutôt que l'affairisme et l'efficacité.
En résumé
Concentrer votre organisation sur le bâton - sur le flux - peut apporter des avantages considérables. Ce n'est pas facile, et ce n'est pas quelque chose que vous pouvez simplement déléguer. Le flux d'affaires nécessite un leadership, un changement culturel et une discipline pour gérer et limiter le travail. Mais le fait d'y parvenir permet de créer des opportunités d'avantage concurrentiel, d'amélioration continue, de meilleure qualité et de salariés plus productifs.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
