Föreställ dig att du är på de olympiska spelen och tittar på 4x400m stafettloppet. Medan en löpare bär stafettpinnen runt banan står de andra tre löparna och väntar.
Om vi skulle köra stafettloppet på samma sätt som de flesta av oss driver våra företag skulle det se väldigt annorlunda ut.
Var och en av de ideliga löparna skulle springa tre andra lopp, vilket gör att de alltid har något att göra. Men alla dessa lopp startar inte vid exakt samma tidpunkt och alla sträckor sprids inte med exakt samma hastighet. I det här scenariot är det stafettpinnen som väntar på löparna, som är upptagna (och förmodligen utmattade) efter att ha sprungit sina andra lopp. Som ett resultat av detta blir alla fyra loppen långsammare. Mycket, mycket långsammare.
I affärsverksamheten är löparna din personal och stafettpinnen är det unika värde du erbjuder dina kunder. Affärsflödet beskriver hur väl arbetet - dvs. stafettpinnen - rör sig genom ditt affärssystem. Det handlar inte om effektivt resursutnyttjande (hur upptagna människor är) utan om hur mycket värde som faktiskt produceras och hur ofta.
Som chef är det din högsta prioritet att hålla koll på stafettpinnen. På så sätt kan du fokusera på att hålla arbetet igång, inte på att hålla arbetstagarna sysselsatta.
Varför affärsflöde är viktigt
Affärsflöde ger ditt företag möjlighet till smidighet, anpassningsförmåga och långsiktig framgång. Det ger organisationer många möjligheter att växa och lära sig, särskilt genom följande möjligheter:
- Konkurrensfördel. När arbetet flyter på har ditt företag möjlighet att lära sig och förbättra sig. Det kan förnya sig snabbt och investera i en cykel där nya produkter lanseras på marknaden, feedback samlas in och anpassningar görs.
- Processförbättring. Flödet beskriver hur arbetet rör sig inom och genom ditt affärssystem. Genom att observera och analysera den kan du identifiera områden som kan förbättras, t.ex. platser där flaskhalsar uppstår eller där oavslutade arbeten väntar i köer.
- Kvalitet. Arbete som flyter på gör att du kan fokusera på att leverera resultat av högre kvalitet. Genom att införa kortare återkopplingsslingor skapar du också fler möjligheter att justera och förbättra.
- Produktivitet. Flow hjälper bra människor att göra bra jobb. När arbetet flyter på kan människor använda sin tid och sina färdigheter till att få saker gjorda, i stället för att ständigt byta sammanhang, omprioritera och rapportera om framsteg.
3 Strategier för att hålla igång affärsflödet
För att få ditt företag att flyta på krävs att du som ledare värderar "göra saker" framför att ha "fullt upp". Återigen koncentrerar vi oss på stafettpinnen - det arbete som faktiskt har ett värde.
För att lyckas med detta måste man begränsa mängden pågående arbete. Om det till exempel pågår 37 lopp och varje löpare deltar i flera lopp, hjälper det inte mycket att be alla att fokusera på stafettpinnen. Det är en smärtsam process, men du måste begränsa hur många batonger du har i rörelse samtidigt. Här är tre strategier som hjälper dig att upprätthålla affärsflödet och prioritera rätt stavar.
Börja med synlighet
I alla företag är mycket av arbetet "osynligt". Det går inte att gå igenom kontoret och "se" hur mycket arbete som samlas på hög, eftersom det mesta är kunskapsbaserat, lagrat i människors huvuden eller på en dator någonstans. Så det första steget för att fokusera på flödet är att synliggöra arbetet.
Det enklaste sättet att göra detta är att använda en visuell kanban-tavla. Korten representerar det arbete som rör sig genom systemet, och banorna på tavlan representerar de värdeskapande stegen som arbetet går igenom.
Nu när arbetet är synligt kan du se (och mäta) hur väl det flyter på. Dessutom kan alla i din organisation nu se arbetet. Ni vet alla om det rör sig eller inte. Genom att fokusera våra team och våra medarbetare på en gemensam syn på arbetet får vi en plattform för att införa kulturell förändring i organisationen.
Begränsning av pågående arbete
För att förbättra arbetsflödet i ditt företag kan du experimentera med åtgärder som att automatisera repetitiva uppgifter eller ta bort onödiga processteg. Men som ledare är det framför allt en sak som förtjänar din tid och uppmärksamhet - och det är ett jobb som bara du kan göra. Du måste begränsa hur många saker ditt företag tar på sig, annars riskerar du att överbelasta din organisation.
Om du inte begränsar det pågående arbetet (WIP) offrar du dina medarbetare - din mest värdefulla tillgång - på busynessens altare. När det är för mycket arbete som täpper till systemet kan de som arbetar i systemet inte leverera sitt bästa arbete. Om man byter sammanhang, jobbar med flera uppgifter och väntar på att resurser ska bli tillgängliga är det en kombination av allt detta som försämrar produktiviteten, resultatet och motivationen.
Uppfostra en Lean-kultur
För att skapa ett hållbart affärsflöde krävs en kulturell förändring. En livstid i organisationer som belönar busyness och hårt arbete leder till många dåliga arbetsvanor som de anställda inte kan bryta på egen hand. Frestelsen att "komma igång" med något eller "visa framsteg" är överväldigande. Det är svårt att begränsa WIP.
Men om du erkänner att företaget och dess medarbetare har en begränsad kapacitet måste du fatta de svåra besluten om vad du ska ta på dig och vad du inte ska göra. Din uppgift som ledare är att skapa den nödvändiga kulturella förändringen - att värdera leverans och flöde högre än busyness och effektivitet.
Slutsats
Att fokusera din organisation på stafettpinnen - på flow - kan ge enorma fördelar. Det är inte lätt, och det är inte något du bara kan delegera. Affärsflöde kräver ledarskap, kulturell förändring och disciplin för att hantera och begränsa arbetet. Men att uppnå det bidrar till att skapa möjligheter till konkurrensfördelar, ständiga förbättringar, högre kvalitet och mer produktiva medarbetare.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
