“A Failure to Communicate:” Conventional Project Management Software’s Fatal Flaw

In dem 1967 Film Cool Hand Luke fasst ein brutaler Gefängnisdirektor seine chronische Entfremdung mit dem rebellischen Sträfling Paul Newman zusammen, indem er die wohl größte Untertreibung der Geschichte ausspricht: "was wir hier haben, ist ein Versagen in der Kommunikation."

Nun, spulen Sie ein halbes Jahrhundert vor, und genau diese Worte werden heute mit dem gleichen Maß an gerechtem Zorn geäußert. Aber dieses Mal ist es von Projektmanagern und anderen Organisationsmanagern und Führungskräften, die nicht verstehen können, warum ihre neue, mit Funktionen vollgestopfte" Projektmanagement-Software die Sichtbarkeit, Effizienz und Leistung nicht verbessert, sondern alles nur noch schlechter gemacht hat.

Dies ist gerade angekommen: Gespräche sind wichtig!

Das eigentliche Problem ist nicht eine Frage der Orientierung, der Ausbildung oder der Integration. Jeder dieser Faktoren - oder besser gesagt, ihre Unwirksamkeit - kann zur Krise beitragen, aber sie lösen das Feuer nicht aus. Dazu müssen wir uns etwas ansehen, das viel größer und grundlegender ist als jede Softwarelösung es je sein könnte: reality itself.

Das heißt, das Organisationsleben wird nicht ausschließlich von formalen Kommunikationskanälen, Richtlinien, Verfahren und Protokollen bestimmt. Jeden Tag wird durch gute, altmodische Gespräche ein unschätzbarer Reichtum an Informationen generiert. Manchmal entstehen diese Gespräche online, z. B. in Chatrooms, Foren, sozialen Medien oder über IMs und E-Mails. In anderen Fällen entstehen sie in Fluren, auf Parkplätzen, in der Mittagspause oder als Ergebnis von - wie Google es nennt - spontanen "informellen Zusammenstößen" zwischen funktionsübergreifenden Personen und Teams.

Diese Gespräche - die ständig, auf allen Ebenen und mit allen Interessengruppen, einschließlich der Kunden, stattfinden - sind oft voller relevanter, reichhaltiger Informationen, die Unternehmen erfassen und nutzen sollten, um die Arbeitsreise voranzutreiben. Warum in aller Welt tun sie es dann nicht? Das liegt nicht daran, dass sie nicht wollen, sondern daran, dass ihre Software sie ironischerweise nicht lässt!

"Öffnen Sie die Türen der Pod-Bucht, Hal"

Weil es einfacher ist, definiert herkömmliche Projektmanagement-Software Gespräche, die außerhalb der formalen Kanäle stattfinden, im Wesentlichen als irrelevante, oberflächliche, marginale und letztlich bedeutungslose Gespräche, bei denen es nicht "um die Arbeit" geht - und als solche werden sie ignoriert. Mit anderen Worten: Wenn die Kommunikation nicht formell von der Software erfasst wird, dann existiert sie nicht.

Das Einzige, was noch bemerkenswerter ist als die Absurdität dieses Aspekts, sind die offenkundig inakzeptablen Auswirkungen: Unternehmen, die mit einer solchen Software arbeiten, entgeht effektiv ein riesiges Volumen an arbeitsbezogener Kommunikation, und zwar nicht wegen des Inhalts des Austauschs, sondern lediglich wegen des Ortes und der Art und Weise, wie die Kommunikation stattfand.

Um bei unseren Filmreferenzen zu bleiben, haben wir Cool Hand Luke hinter uns gelassen und sind bei 2001 angekommen: A Space Odyssey, in dem sich der hilfreiche Computer Hal als gefährlich entpuppt. Nein, es war keine herkömmliche Projektmanagement-Software, aber wenn Hollywood ein Remake macht, wird herkömmliche Projektmanagement-Software sicherlich beim Casting dabei sein.

Behebung des Kommunikationsdefizits

Zum Glück gibt es eine Möglichkeit, die fehlende Kommunikation zu beheben. Dazu müssen Sie sich von herkömmlicher Projektmanagement-Software verabschieden und ein zentralisiertes kollaboratives Arbeitsmanagement System einführen, das die Realität widerspiegelt, anstatt sie abzulehnen, indem es 3 wichtige Dinge tut:

Macht es intuitiv, einfach und praktisch mühelos, informelle, unstrukturierte Unterhaltungen zu erfassen, die über IM, E-Mail, Video, Chat usw. entstehen.
Verbindet die erfasste Kommunikation automatisch mit dem entsprechenden strukturierten Arbeitselement, z. B. einem Projekt, einer Aktivität, einem Dokument usw.
Stellt sicher, dass das gesamte relevante Wissenskapital im Unternehmen - sei es in der Vorstandsetage oder am sprichwörtlichen Wasserspender - effektiv und effizient genutzt wird, um die Arbeit voranzutreiben und zum Abschluss zu bringen.

Wenn die oben genannten Punkte zu den Kernmerkmalen der täglichen Arbeitserledigung werden, erhalten Unternehmen endlich die Belohnungen, die ihnen seit langem von herkömmlicher Projektmanagement-Software versprochen wurden: mehr Transparenz als je zuvor, so dass sie schneller vorankommen können, als sie es sich je vorstellen konnten.

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