Auswirkungen der Projektabweichung
Nennen Sie es Scope Creep, Drift oder Shift. Wie auch immer wir es nennen, es ist nicht gut und wird oft als eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten angeführt. In seinem 2018 Pulse of the Profession beschreibt das Project Management Institute dieses Phänomen als die unkontrollierte Ausweitung des Produkt- oder Projektumfangs ohne Anpassung von Zeit, Kosten und Ressourcen.
Die PMI-Umfrage ergab, dass 52% der PMs eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs oder unkontrollierte Änderungen des Projektumfangs erlebten und, was nicht überrascht, als Hauptgründe für das Scheitern von Projekten "Änderung der Prioritäten des Unternehmens", "Änderung der Projektziele" und "ungenaue Anforderungserfassung" angaben. All dies trägt zu einer ungezügelten Ausweitung des Umfangs bei.
Zu berücksichtigende Faktoren
Schauen wir uns einige der Gründe an, warum die Projektabweichung zu weit verbreitet ist, und was man dagegen tun kann:
- Wenn ein Projektportfolio zu groß wird, werden die Ressourcen zu sehr beansprucht. Die richtige Ressourcenzuweisung und -abstimmung ist für den Projekterfolg entscheidend. Einem Problem einfach mehr Ressourcen zuzuweisen, löst das Problem in der Regel nicht.
- Wenn Sie sich zu sehr auf bestimmte Schlüsselpersonen verlassen, kann dies zu Problemen im Projekt führen. Diese Abhängigkeit von Schlüsselexperten führt zu einem Mangel an Projektflexibilität und eingeschränkter Zusammenarbeit.
- Es ist von entscheidender Bedeutung, bereits in der frühesten Planungsphase realistische Erwartungen an Projekte zu stellen. Oft werden KPIs und andere Metriken ausgewählt, die sowohl intern als auch von Kunden als unangemessen oder willkürlich erscheinen. Dies kann eine Quelle für eine schleichende Ausweitung des Umfangs oder eine Abweichung sein.
- Vertrauen - oder ein Mangel daran - ist oft ein Grund für Projektabweichungen. Die Mitarbeiter sind nicht in der Lage, die Wahrheit zu sagen, wenn sie an der Macht sind, z.B. gegenüber Kunden oder Führungskräften der C-Suite. Dies führt dazu, dass man nicht offen und ehrlich sein kann, wenn man Vorgesetzten Bericht erstattet, von denen die Teammitglieder - ob zu Recht oder nicht - glauben, dass sie nicht von Problemen hören wollen, sondern nur von Lösungen.
- Ein weiterer Punkt ist, dass viele Führungskräfte keine realistische Vorstellung davon haben, ob ein Unternehmen wirklich bereit ist, und Perfektion verlangen, wodurch ein Projektteam überfordert werden kann.
Wie Sie es verhindern können
Die meisten Experten sind sich darin einig, dass man sich im Vorfeld ausreichend Zeit für die Planung nehmen und überlegen muss, was ein Projekt erreichen soll und was nicht. Ein gewisser zeitlicher Spielraum und Mittel für Unvorhergesehenes sollten in die Projekte eingebaut werden, um "unerwartete" Anforderungen zu berücksichtigen, die unweigerlich mitten im Projekt auftauchen.
Selbst Wasserfall-Projekte können - ähnlich wie beim agilen Ansatz - in kleinere Teile aufgeteilt werden, wobei eine gründliche Planung in kleinerem Maßstab hoffentlich zu einer genaueren Definition des Umfangs führt.
Wir haben kürzlich mit dem CIO eines globalen Technologieunternehmens gesprochen und erfahren, wie dieses Unternehmen globale Vorlagen einsetzt, um die Stabilität der PM-Kultur weltweit zu erhöhen und weit verstreute Teams besser aufeinander abzustimmen. Der CIO hat hart daran gearbeitet, den ständigen Kampf zwischen dem Unternehmen und der IT zu lösen. Für eine reibungslose Zusammenarbeit war es wichtig, die Arbeitsstile und bevorzugten Kommunikationsmittel der globalen Teams kennenzulernen.
Drift und Kriechen können minimiert werden, indem man sich im Vorfeld mehr Zeit nimmt, um das mit einem Projekt verbundene Risiko zu ermitteln. Werfen Sie Ihr Netz weit aus, um sicherzustellen, dass Sie alle Bereiche abdecken. Sprechen Sie in der ersten Planungsphase mit allen Beteiligten. Gehen Sie so weit, dass Sie Sitzungen mit Endbenutzern veranstalten und versuchen, deren Erkenntnisse zu nutzen, um Risiken zu beseitigen.
Ein letztes Wort
Die Ausweitung des Projektumfangs kann sich verheerend auf das Projekt auswirken, wenn sie unkontrolliert bleibt. Anfragen von Kunden und anderen Beteiligten nach Änderungen oder zusätzlichen Funktionen müssen in Echtzeit gemeldet und ebenso schnell bearbeitet werden. Der PM und die Teammitglieder müssen schnell die Absicht oder Notwendigkeit der Änderung verstehen, die Konsequenzen mit dem Kunden besprechen - jede Änderung kostet Zeit und Budget - und sobald eine Änderung genehmigt ist, muss sie mit der PPM-Software verfolgt und verwaltet werden, die eine nahtlose Zusammenarbeit und 360-Grad-Echtzeitansichten des Projektstatus unterstützt.
