Ein Projektsponsor ist ein wichtiges Bindeglied zwischen einem Projektteam und anderen Interessengruppen, einschließlich höherer Führungskräfte. Wir haben bereits angesprochen, wie man einen Projektsponsor identifiziertDaher werden wir uns hier darauf konzentrieren, was ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sind. Diese können je nach Branche und Art des Projekts variieren, lassen sich aber im Allgemeinen wie folgt zusammenfassen:
- Projektförderung
- Den Business Case vorlegen
- Sicherstellung von Finanzierung und Ressourcen
- Festlegung des Projektumfangs
- Genehmigung und Autorisierung für Projektschritte
- Beaufsichtigung der Projektgesundheit
- Andere Akteure über den Fortschritt informieren
- Bewertung der endgültigen Arbeitsergebnisse
Auch wenn ein Projektsponsor nicht täglich mit dem Projekt, seinen Teammitgliedern oder Aktivitäten zu tun hat, so spielt er doch eine sehr wichtige Überwachungsrolle, die als Sicherheitsnetz für Risiken, als Kommunikationskanal für externe Projektbeteiligte und als informierte Quelle der Unterstützung für den Projektmanager fungiert.
Wer ist ein Projektsponsor und was ist seine Aufgabe?
- Projektförderung
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektsponsors ist die Unterstützung und Förderung der Bedeutung des Projekts bei den relevanten Interessengruppen. Dies ist notwendig, um dem Projekt auf höheren Ebenen Sichtbarkeit zu verleihen und ein menschliches Gesicht zu geben, um Fragen zu beantworten, warum das Projekt durchgeführt werden muss.
- Den Business Case vorlegen
Jemand, der als Projektsponsor fungiert, muss von der Notwendigkeit des Projekts überzeugt sein, um aufrichtig dafür zu plädieren. Sie unterstützen den PM und die Teamleiter bei der Ausarbeitung des Business Case, so dass dieser ein schlagkräftiges Argument für die Durchführung des Projekts liefert.
- Sicherstellung von Finanzierung und Ressourcen
Der Projektsponsor trägt auch dazu bei, dass das Projekt alles hat, was es braucht, um erfolgreich zu sein. Sie unterstützen den PM bei Weiterverfolgung der Haushaltsvorschläge und die Aufrechterhaltung der Finanzierung des Projekts, sowie die Einstellung von Personal und die Einführung neuer Technologien.
- Festlegung des Projektumfangs
In der anfänglichen Sondierungs- und Projektplanungsphase wird der Projektsponsor häufig aufgefordert, seine Erfahrungen mit den Möglichkeiten und Grenzen früherer Projekte, an denen er gearbeitet hat, einzubringen.
- Genehmigung und Autorisierung für Projektschritte
Um die Berichterstattungsstrukturen für ein Projekt zu straffen, wird dem Projektsponsor häufig die Verantwortung für die Überprüfung und Genehmigung von Projektaktivitäten übertragen. Das bedeutet, dass ein PM schneller eine Antwort erhalten kann, als wenn er sich an Führungskräfte oder Stakeholder wenden muss.
- Beaufsichtigung der Projektgesundheit
Auch wenn sie nicht täglich mit dem Projekt zu tun haben, sollten Projektsponsoren regelmäßige Fortschrittsberichte erhalten so dass sie ein Verständnis für den allgemeinen Gesundheitszustand des Projekts haben, während es fortschreitet.
- Information der Interessengruppen über die Fortschritte
Der Projektsponsor spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Informationen über das Projekt zu erhalten und diese dann an die relevanten Interessengruppen weiterzugeben. Dies geschieht, um eine kontinuierliche Unterstützung für das Projekt zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden.
- Bewertung der endgültigen Arbeitsergebnisse
In den letzten Phasen eines ProjektsDie Person, die als Projektsponsor fungiert, sollte die endgültigen Ergebnisse überprüfen und abzeichnen, bevor sie an den Kunden übergeben werden. Dies ist eine abschließende Prüfung, die von jemandem durchgeführt wird, der genügend Abstand zu dem Projekt hat, um es fair beurteilen zu können.
