Die Wochen, Monate oder sogar Jahre, in denen ein Projekt geplant und durchgeführt wird, stellen eine Fülle von Arbeit und Dokumentation dar, darunter Verträge, Planung, Kommunikation, Ergebnisse und Berichte. Wenn Sie das Ende eines Projektlebenszyklus erreicht haben, werden Sie feststellen, dass noch einige weitere Schritte erforderlich sind, um das Projekt abzuschließen.
Die Abschlussphase eines Projekts umfasst die Übergabe der Ergebnisse, die Archivierung von Dokumenten, die Beendigung von Verträgen und die Zuweisung von Ressourcen zu neuen Projekten. Die Abschlussphase des Projektmanagements ist ein notwendiger Teil des Projektlebenszyklus. Wenn diese Phase nicht abgeschlossen wird, kann es zu Problemen kommen, wenn beispielsweise die Ergebnisse nicht beim Kunden ankommen oder die rechtlichen Dokumente nicht unterzeichnet werden. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren für die letzten Phasen des Projektmanagements.
Übertragung von Projektleistungen
Die Übergabe der Ergebnisse für ein Projekt kann die Übergabe der versprochenen Waren und der zugehörigen Dokumentation sowie die Bereitstellung der vereinbarten Dienstleistungen wie Demos, Schulungen usw. umfassen. Sie möchten sicherstellen, dass der Kunde mit allen Phasen des Projektmanagements, einschließlich des Endprodukts, zufrieden ist, und das erfordert, dass Sie alles einhalten, was im Rahmen des Vertrags versprochen wurde. Die Übergabe der Ergebnisse kann während des gesamten Projektlebenszyklus erfolgen, abhängig von den Meilensteinen und den Bedingungen des Vertrags. Bevor jedoch der endgültige Abschluss erfolgen kann, müssen Sie alles liefern, was der Kunde braucht, um mit dem von Ihnen versprochenen Produkt voranzukommen.
Fertigstellung von Verträgen
Der vielleicht wichtigste Teil der Projektmanagement-Abschlussphase besteht darin, alle Beteiligten dazu zu bringen, den Abschluss der Verträge zu unterzeichnen. Dies bedeutet, dass alle Beteiligten damit einverstanden sind, dass alle Arbeiten geliefert und alle Rechnungen bezahlt wurden, dass alle Ziele erreicht wurden und dass jede Partei zufrieden ist, dass der Vertrag erfüllt wurde. Wenn Verträge nicht ausgefüllt und abgezeichnet werden, könnte dies zu einem späteren Zeitpunkt zu Klagen führen, vielleicht von Kunden, die behaupten, dass sie nicht zufrieden waren oder nicht alles erhalten haben, was ihnen versprochen wurde. Aus diesem Grund ist ein Projekt erst dann abgeschlossen, wenn dieser entscheidende Schritt vollzogen ist.
Projektanalyse und Archivierung
Dieser Teil der Abschlussphase des Projektmanagements kann den Kunden einbeziehen, muss es aber nicht. Bei der Analyse werden die einzelnen Phasen des Projektmanagements überprüft, um festzustellen, wie die Arbeit fortgeschritten ist, was richtig gemacht wurde und welche Fehler gemacht wurden. Dies hilft Projektmanagern und Teams, Prozesse zu rationalisieren, Verschwendung zu reduzieren, aus Fehlern zu lernen und die Leistung kontinuierlich zu verbessern. Sie können Ihre Kunden auch um Feedback zu dem Projekt im Allgemeinen oder zu bestimmten Anliegen bitten.
Von dort aus sollten Sie die gesamte Dokumentation sinnvoll ordnen, sie angemessen beschriften, einen kurzen Überblick über den Inhalt geben und sie archivieren, für den Fall, dass das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt zu Referenzzwecken oder als Grundlage für künftige Projekte mit einem Kunden wieder aufgegriffen werden muss.
Neupriorisierung der Ressourcen
Sobald Sie die Abschlussphase abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihre Ressourcen neu zu verwenden. Mit anderen Worten: Sie müssen Teammitglieder auf neue Projekte ansetzen. Das kann bedeuten, dass Mitarbeiter in bestehende Projekte versetzt werden oder dass ein ganzes Team neu priorisiert wird, um ein neues Projekt zu starten. So oder so wollen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht auf der Strecke bleiben, wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Mit den Projektmanagement-Lösungen von Clarizen haben Sie die Transparenz und Integration, die Sie brauchen, um Ressourcen nahtlos umzuwidmen.
