Das Enterprise Project Management Office (EPMO) unterstützt das Management bei der Entscheidung, wo die Organisation ihre finanziellen Mittel und ihre Mitarbeiter einsetzt. Dieser Auftrag steht über jeder einzelnen Abteilung. Darin wird dargelegt, welche Investitionen finanziert werden, ob diese Zusagen auch zwei Quartale später noch der Strategie entsprechen und welche Rendite das Portfolio erzielt, sobald die Aktivität angelaufen ist.
Der Erfolg in dieser Rolle lässt sich klar definieren: Investitions- und Umsetzungsentscheidungen in allen Unternehmensbereichen tragen konsequent zur Verwirklichung der Unternehmensprioritäten bei, wobei das Management die Gründe dafür darlegen kann.
Das ist die entscheidende Frage bei dieser Aufgabe: Wie sorgt ein EPMO dafür, dass diese Entscheidungen aufeinander abgestimmt bleiben, während sich Strategie, Annahmen und verfügbare Kapazitäten ständig ändern?
Die Antwort liegt in drei miteinander verbundenen Aufgabenbereichen:
- Empfehlung von Investitionen, die den Prioritäten des Unternehmens dienen
- Eine konsequente Umsetzung gewährleisten, die auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen stets mit der Strategie im Einklang steht
- Eine ehrliche Performance erstellen, die als Grundlage für die nächste Entscheidung dient
In diesem Beitrag werden alle diese Aufgaben sowie der Maßstab, anhand dessen sie bewertet werden, behandelt.
Entscheiden Sie, wo das Unternehmen investiert
Der erste Beitrag des EPMO besteht in einer Empfehlung, die nur wenige andere in der Organisation abgeben können: eine unternehmensweite Einschätzung darüber, welche Investitionen der Strategie am besten dienen und worauf das Unternehmen durch deren Auswahl verzichtet.
Diese Empfehlung muss auf Portfolioebene greifen.
Eine Rangliste von Business Cases, die jeweils für sich genommen überzeugend sind, gibt dem Management kaum Aufschluss darüber, ob die Gesamtheit der Entscheidungen ein stimmiges Ganzes bildet. Erfolg bedeutet, das Portfolio als Ganzes zu erläutern.
In einer Empfehlung, hinter der das Management stehen kann, heißt es:
- Wie die finanzierten Optionen abteilungsübergreifend zusammenwirken, anstatt um dieselben knappen Kapazitäten zu konkurrieren
- Was die einzelnen Vorhaben an Personal, Budget und Abhängigkeiten beanspruchen und wo dieser Bedarf miteinander kollidiert
- Welche Ergebnisse würden die Investition rechtfertigen, und wann sollte das Unternehmen vernünftigerweise mit diesen Ergebnissen rechnen können?
Die Frage, die hinter all dem steht, lässt sich einfach formulieren. In was sollte das Unternehmen derzeit investieren, und warum ist dies die richtige Entscheidung im Hinblick auf seine strategischen Prioritäten?
Investitionsnachweise, Kapazitätsmodelle und Abhängigkeitsdiagramme geben Aufschluss über diese Frage. Sie sind von Bedeutung, weil sie Finanzierungsentscheidungen treffen, die das Management im Gremium verteidigen und später erneut prüfen können, ohne von vorne beginnen zu müssen.
Stellen Sie sicher, dass die Verpflichtungen auch bei Strategieänderungen weiterhin im Einklang stehen
Mit der Genehmigung beginnt die Aktivität des EPMO erst – sie endet damit nicht.
Prioritäten ändern sich, Annahmen werden auf die Probe gestellt, und die verfügbaren Kapazitäten verschieben sich. Diese fortlaufende Verantwortung hilft dem Unternehmen dabei, neu zu bewerten, ob seine derzeitigen Verpflichtungen nach wie vor den bestmöglichen Weg zur Erreichung seiner Ziele darstellen.
Erfolg bedeutet in diesem Zusammenhang ein anpassungsfähiges Portfolio. Die Entscheidungen hinsichtlich Investitionen und Umsetzung bleiben über alle Geschäftsbereiche hinweg konsistent, auch wenn sich die Rahmenbedingungen, die zu diesen Entscheidungen geführt haben, ändern.
Eine Verschiebung an einer Stelle wird so interpretiert, dass sie sich auf alle anderen Stellen auswirkt.
Anpassungsfähigkeit spiegelt sich in den Unternehmensergebnissen wider. Im „ 2025 Strategy Execution Benchmark“ von Planview wurden folgende Organisationen als Vorreiter bei der Strategieumsetzung identifiziert: 9.5 -mal eher als Nachzügler in der Lage, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen, und 91% dieser Gruppe verzeichneten Umsatzwachstum, während dies bei 61% der Nachzügler der Fall war.
Der Zusammenhang ist richtungsgebunden, nicht kausal. Dennoch liefert dies einen nützlichen Anhaltspunkt für das EPMO:
Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Verpflichtungen bewusst zu überdenken, sind in der Regel diejenigen, die ihre Ziele weiterhin erreichen.
Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, welche Verpflichtungen dienen dann weiterhin der Strategie? Was sollte das Management noch einmal überdenken?
Ein Vergleich der verschiedenen Handlungsoptionen und ihrer Folgen trägt zur Beantwortung dieser Frage bei. Dadurch erhält das Management einen Überblick darüber, welche Kosten mit den einzelnen Vorgehensweisen verbunden wären und welche Möglichkeiten diese bieten würden, noch bevor eine Entscheidung getroffen werden muss.
Die Rolle des EPMO bleibt während des gesamten Prozesses aktiv:
- Machen Sie die Auswirkungen auf das Unternehmen deutlich
- Empfehlen Sie die Maßnahme, die durch die Beweislage gestützt wird
- Unterstützen Sie das Management dabei, die Umsetzung anhand des Geschäftsergebnisses zu bewerten, das mit der Investition erzielt werden sollte
Nutzen Sie die Performance als Grundlage für die nächste Entscheidung
Die dritte Aufgabe besteht darin, zu verstehen, was im gesamten Portfolio vor sich geht – sowohl während die Aktivität noch läuft als auch nachdem genügend Zeit vergangen ist, um die Geschäftsergebnisse beurteilen zu können.
Der Fortschritt bei der Lieferung und die Geschäftsergebnisse geben Aufschluss über unterschiedliche Aspekte.
Ein Programm kann zwar alle Meilensteine erreichen, dennoch aber daran scheitern, das zu leisten, wofür es finanziert wurde.
Gerade durch die klare Unterscheidung dieser Inputs ist es dem EPMO möglich, dem Management Informationen zu liefern, die aus einer Statusübersicht nicht hervorgehen.
Eine ehrliche Einschätzung bietet dem Management drei Vorteile:
- Was durch die Investition voraussichtlich bewirkt werden sollte, und zwar so klar formuliert, dass dies anhand der Ergebnisse überprüft werden kann
- Was die aktuellen Erkenntnisse belegen – unter anderem, in welche Richtung sich die Lieferung entwickelt und wo die Geschäftsergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben
- Was weiterhin ungewiss ist und was zutreffen müsste, damit die Zusage Bestand hat
Was sagt uns die Performance des Portfolios über die Entscheidungen, die das Unternehmen als Nächstes treffen sollte?
Das Aufzeigen der Lücken ist Teil des Werts und stellt keine Schwäche der Berichte dar. Das Management kann auf der Grundlage einer Einschätzung handeln, die zwischen dem, was durch Beweise bestätigt ist, und dem, was noch nicht nachgewiesen wurde, unterscheidet. Diese Disziplin führt im Laufe der Zeit zu einer fundierten Einschätzung des Portfolios.
Eine Rolle, drei Aufgabenbereiche
Der Leitstern für diese Rolle bleibt unverändert:
- Unterstützen Sie das Unternehmen dabei, fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen
- Stellen Sie sicher, dass die Umsetzung auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen stets mit der Strategie im Einklang steht
- Nutzen Sie ein fundiertes Verständnis der Performance und der Geschäftsergebnis als Grundlage für die nächste Entscheidung
Diese verstärken sich gegenseitig. Die Wahl der Anlageformen bestimmt, wie die Umsetzung aussieht. Die Erkenntnisse aus der Umsetzung dienen als Grundlage für die Anpassungen, die das Management im Laufe des Prozesses vornimmt. Sobald die Ergebnisse ausgewertet werden können, beeinflussen sie die nächsten Investitionsentscheidungen.
Ein EPMO, das diesen Kreislauf gut umsetzt, bietet dem Unternehmen etwas Beständigeres als einen Governance-Prozess. Dies bietet dem Management eine verlässliche Grundlage für die Entscheidungsfindung.
Der Wert des EPMO besteht darin, das Unternehmen dabei zu unterstützen, zu entscheiden, wo investiert werden soll, diese Verpflichtungen mit der Strategie in Einklang zu bringen und die gewonnenen Erkenntnisse für bessere Entscheidungen zu nutzen.
Erfahren Sie, wie EPMO-Führung die Investitionen und die Umsetzung im Unternehmen auch bei sich ändernden Prioritäten und Kapazitäten weiterhin an der Strategie ausrichten können. Werfen Sie einen Blick in unser „Strategieumsetzung Playbook“.
Führen Sie Investitionsentscheidungen, die Ausrichtung der Umsetzung und Einblicke in die Performance in einer übersichtlichen Gesamtdarstellung des Unternehmensportfolios zusammen. Erfahren Sie mehr auf unserer Seite für EPMO-Führung.
