Es gibt eine Vielzahl von Dokumenten, mit denen sich ein Projektmanager im Laufe seiner Karriere vertraut machen muss. Einige von ihnen gelten nur für bestimmte Projekte oder für bestimmte Branchen. Andere hingegen sind fast universell für alle Projekte, wie z.B. ein Projektplan oder die Projektcharta. Ein weiteres dieser gängigen Dokumente ist das Statement of Work (SoW), aber was genau ist ein SoW?
Was ist ein SoW?
Wenn Sie Umgang mit Verkäufern oder externen Auftragnehmern ein Statement of Work ist ein wichtiges Element, um sicherzustellen, dass sie ihren Teil der Vereinbarung einhalten. Es legt die Parameter für Ihre zukünftige Beziehung fest und definiert, was von ihnen erwartet wird.
Ein SoW wird oft zuerst eingereicht, wenn sich ein Auftragnehmer um einen offenen Auftrag oder eine Ausschreibung bewirbt. Die Beschaffungsbeauftragter oder Entscheidungsgremium für das Projekt wird das Statement of Work überprüfen, um zu beurteilen, ob der potenzielle Anbieter in der Lage ist, die geforderte Arbeit im Rahmen des Umfangs des Projekts auszuführen, und ob er für das Unternehmen geeignet ist. Dies gilt insbesondere bei der Bewerbung um staatliche Ausschreibungen, da SoWs eines der bevorzugten Formate für die Einreichung von Arbeitsprojekten und Anforderungen sind.
Woraus besteht ein Statement of Work?
Es gibt mehrere Details, die eine Leistungsbeschreibung ausmachen. Einige sind immer vorhanden, andere können je nach Art der geforderten Arbeit oder der Branche ein- oder ausgeschlossen werden. Hier sind die wichtigsten, die Sie berücksichtigen sollten:
Zweck des Projekts: Der Business Case, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird.
Umfang der Arbeit : This is an overall statement on everything the contractor will provide, including a basic overview of the deliverables, time-frame, cost and requirements. For example, IMG Graphics will deliver five poster designs within three weeks, for $12.000 and will need to be given access to our graphics and image catalogue and marketing briefs.
Ort der Arbeit: Für viele Auftragnehmer, insbesondere in den Bereichen Technologie oder digitales Marketing, ist der Standort viel flexibler, ohne dass sie sich um die Transportkosten kümmern müssen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wo die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten werden und wo sich die Geräte, die Software und sogar die Cloud-basierten Systeme befinden.
Ecktermine: Hier vereinbaren die beiden Parteien ein Datum, bis zu dem der Auftragnehmer bestimmte Punkte erreichen oder Leistungen abliefern soll.
Ergebnisse: Dies sind die tatsächlichen Endergebnisse des Projekts, d.h. das, was der Anbieter dem Unternehmen liefern soll.
Zeitplan: Eine Übersicht über den Projektverlauf, einschließlich Sondierungsgespräche, Starttermin, Fälligkeit von Meilensteinen und Leistungen sowie Zeitpunkt der Projektabnahme und des Projektabschlusses.
Anwendbare Normen: Hier werden die gesetzlichen oder branchenüblichen Standards beschrieben, die bei der Ausführung der Arbeiten eingehalten werden müssen. Dazu gehört beispielsweise die Einbeziehung der Datenschutzgrundverordnung für Technologieprojekte mit Bezug zu Europa oder die Beschaffung von Fairtrade-Zutaten für einen ethischen Lebensmittelhersteller.
Kriterien für die Akzeptanz: Welche Faktoren bestimmen den Erfolg des Projekts.
Zahlungszeitplan: Wie und wann der Auftragnehmer bezahlt wird, d.h. nach bestimmten Terminen oder nach dem Erreichen bestimmter Meilensteine oder der Übergabe von Leistungen.
Abschluss: Wie die Arbeitsergebnisse angenommen werden und der den Vertrag abzeichnet und beendet.
