Im Zeitalter des digitalen Geschäfts kann die Führung von Teams durch Projekte ohne angemessene Planung eine Herausforderung sein. Es kann sich oft so anfühlen, als ob Sie versuchen, Menschen durch verschiedene Arten von Arbeit, sich ständig ändernde Bedingungen und begrenzte Sichtbarkeit und Ressourcen zu führen - denn so ist es wirklich. Wenn Planungsdefizite bestehen, werden sie sich mit zunehmender Komplexität und dem Bedürfnis nach Schnelligkeit nur noch verstärken, was in der heutigen Arbeitswelt garantiert weiterhin der Fall sein wird. Heutzutage müssen Planungsprozesse integriert und kontinuierlich ablaufen, damit Sie in der Lage sind, sich anzupassen und auf neue Informationen zu reagieren sowie aufkommende Chancen zu nutzen. Es kann jedoch ziemlich schwierig sein, den Punkt der kontinuierlichen Planung zu erreichen, eine Herausforderung, die durch die richtige Projektplanvorlage gemildert werden kann.
Bevor wir uns mit den Projektplanvorlagen beschäftigen, sollten wir uns zunächst einmal genauer ansehen, was Planung eigentlich ist. Per Definition:
"Das Ziel der Planung ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Strategie umsetzt, indem es die richtigen Investitionsentscheidungen trifft und diese kontinuierlich mit den strategischen Zielen, den finanziellen Beschränkungen und der Ressourcenkapazität abgleicht."
Einfacher ausgedrückt: Pläne müssen dynamisch sein, denn sie müssen es den Unternehmen ermöglichen, sich auf der Grundlage der neuesten Daten zu verändern, während die Ressourcen jederzeit auf die Erreichung der Ergebnisse ausgerichtet und abgestimmt bleiben. Diese Flexibilität ist der Schlüssel zu effektiven Planungsprozessen, da sie die Fähigkeit fördert, die Strategie mit der Umsetzung zu verbinden.
Nachdem Sie nun mehr über die Vorteile einer kontinuierlichen und dynamischen Planung erfahren haben (weitere Informationen über die verschiedenen Planungsarten finden Sie im eBook "Planning Deconstructed"), lassen Sie uns nun einen Blick auf die verschiedenen Projektplanvorlagen werfen, um herauszufinden, wie Sie damit beginnen können.
Finden Sie die für Sie perfekte Projektplanvorlage.
Wenn Sie unseren Blog verfolgen, erinnern Sie sich vielleicht an unsere früheren Beiträge zu den einzelnen Projektplanvorlagen, die wir weiter unten beschrieben haben. Wenn nicht, klicken Sie sich durch die Links, um mehr Details über die Projektplanvorlage Ihrer Wahl zu erfahren.
Wir haben diese Reihe von Anwendungsfällen für die Vorlagen mit dem Beitrag "Einführung in die Workspace Template Library begonnen." In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die unten aufgeführten Anwendungsfälle, auf die wir nun näher eingehen werden.
- Öffentlichkeitsarbeit. Mit einem kollaborativen Arbeitsbereich, in dem Sie Ihre Arbeit erledigen können, erzielen Sie diese Vorteile:
- Kommunizieren Sie direkt mit den Verantwortlichen für bestimmte Aktivitäten und geben Sie dem gesamten Team einen Überblick über die Verantwortlichkeit für einzelne Aufgaben.
- Es ist einfach, Statusberichte einzusehen, da die Teammitglieder leicht erkennen können, was bereits erledigt wurde und wo die Engpässe liegen.
- Standardisierung von Prozessen. Mit einer Checklistenfunktion können Sie standardisierte Aufgaben für einen Auftrag erstellen, ohne dass Sie eine überwältigende Anzahl von Karten haben.
- Personalwesen. Die Mitarbeiter der Personalabteilung werden vielleicht nicht oft als Projektmanager betrachtet, aber sie sind es. Sie sind "zufällige Projektmanager", die immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten sind, die Arbeitseffizienz zu verbessern. Die Verwendung von Kanban-Boards für die Planung ermöglicht es Teams, einen Arbeitsablauf zu erstellen und alle Schritte zu identifizieren, die beispielsweise vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters bis zum Ende der ersten Arbeitswoche erledigt werden müssen.
- Blog Management. Es ist von unschätzbarem Wert, einen Überblick über das Arbeitspensum jedes Einzelnen und den Fortschritt jedes Blogs zu haben, aber die wichtigste Funktion eines einzigen Kollaborationstools wäre die Möglichkeit, die gesamte Kommunikation über einen bestimmten Inhalt an einem Ort zu halten. Karten und Kanban-Boards machen E-Mails und Tabellenkalkulationen überflüssig, zwei Dinge, die man keineswegs vermisst.
- Abteilungsübergreifende Kommunikation [Interview]. Die Möglichkeit, Aufgaben auf einem Kanban-Board in Karten aufzuteilen, trägt am meisten zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation bei. So kann jeder im Arbeitsbereich sehen, wer wofür zuständig ist, und es schafft Verantwortlichkeit.
- Demand Generation Marketing . Ein klarer Überblick über anstehende Aufgaben und Kampagnen ist oft schwierig, aber mit einem konsolidierten Tool für die Zusammenarbeit ist es einfach, den Versand von E-Mails zu planen. Kalenderansichten helfen bei der Planung von erneuten Versendungen und bei der Schaffung von Konsistenz in E-Mails, ohne die Zielgruppe zu überfordern.
- Ereignisverwaltung . Beim Veranstaltungsmanagement gibt es viele bewegliche Teile und der Versuch, den Überblick zu behalten, kann kompliziert und herausfordernd sein. Die kollaborative Arbeitsverwaltung vereinfacht jedoch den Prozess, indem sie alle beweglichen Teile an einem zentralisierten, organisierten und kollektiven Ort zusammenführt.
- Digitales Marketing. Ohne ein effektives kollaboratives Arbeitsmanagement mangelt es an Transparenz, was die Koordination und Kommunikation erschwert. Mit dem richtigen Tool ist die Planung für jeden Sprint einfach, und die Möglichkeit, Unteraufgaben unter jeder größeren Aufgabe zu planen, sorgt dafür, dass alles organisiert und leicht zu finden ist.
- Kundenverlängerungen. Organisieren Sie wichtige Informationen für einen Kunden auf einer "Karte" auf einer virtuellen Kanban-Tafel und fügen Sie mühelos Dokumente, Links, Statusaktualisierungen und mehr an jede Karte an.
- RFP Projektplanung. Im Rahmen der Angebotsanfrage (RFP) müssen oft Antworten von mehreren Fachleuten eingeholt werden, um ein vollständiges Ergebnis für den Interessenten zu erzielen, und diese Projektplanung kann schnell unübersichtlich werden. Die richtige Lösung für die Zusammenarbeit macht den Prozess jedoch viel reibungsloser und ermöglicht eine einfache Visualisierung der laufenden Arbeiten.
- Zusammenarbeit im Verkaufsteam. Vertriebsprofis stehen oft vor der Herausforderung, mit ihrem Team zusammenzuarbeiten - sie wollen Informationen schnell zur Hand haben, und zwar dann, wenn sie sie brauchen. Die CWM-Tools verbessern Prozesse durch Funktionen für die Zusammenarbeit und soziale Konversation und vieles mehr.
- Kundenerfahrung. Die kollaborative Arbeitsverwaltung macht alles effizienter, indem sie die Möglichkeit bietet, Projekte zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und Dokumente hochzuladen, die bearbeitet werden können - alles an einem Ort.
- Lösungen Marketing. Mit dem richtigen CWM-Tool haben die Teammitglieder Zugriff auf die aktuellsten Dokumente, da alle Bearbeitungen und Kommentare auf einer einzigen Karte auf einer Kanban-Tafel gespeichert werden.
- Verkauf Projektleitung. Bei jedem Verkauf gibt es viele bewegliche Teile und damit auch Faktoren, die falsch kommuniziert oder verwechselt werden können. Das kollaborative Arbeitsmanagement vereinfacht den Prozess, indem es die Verwaltung von Vertriebsprojekten, die Besprechungen von Vertriebsteams in Unternehmen und die regionalen Benutzergruppen für Kunden verbessert.
Wenn Sie mehr über die Vorlagen erfahren möchten, registrieren Sie sich für den On-Demand-Webcast Jumpstart Your Planning with the ProjectPlace Template Library und melden Sie sich dann unbedingt unter für eine kostenlose Testversion an, damit Sie das perfekte Projekt für sich und Ihr Unternehmen entdecken können.
