Das Letzte, was ein Projektmanager hören möchte, ist, dass sein Team nicht ausreichend kommuniziert oder gar nicht. Ein Zusammenbruch eines Teamgesprächs ist in der Regel das erste Anzeichen für ein Scheitern des Projekts. Es gibt keine Möglichkeit, Aufgaben zu erfüllen, wenn Ihr Team auf eine totale Dysfunktion zusteuert, und wenn Sie einmal dort sind, ist es ein tiefes Loch, aus dem Sie herauskriechen müssen.
Zum Glück gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie diesen Crashkurs erkennen können, bevor es zum Zugunglück kommt. Kommunikationsprobleme müssen sofort angegangen werden , um das Auftreten von Kernproblemen zu verhindern - und es ist Aufgabe des Projektmanagers, die Dinge schnell wieder in Ordnung zu bringen.
Dazu müssen Sie in der Lage sein, einige der üblichen Warnzeichen zu erkennen, die darauf hindeuten, dass die effektive Kommunikation im Team gestört ist und das Projekt in Schwierigkeiten steckt.
Mangel an Vertrauen
Die Grundlage für jedes erfolgreiche Unternehmen, ob groß oder klein, ist Vertrauen. Ihr Team muss ein grundlegendes Vertrauen zueinander haben, sonst wird es schwer sein, von den Mitarbeitern Rechenschaft zu verlangen. Wo es an Vertrauen mangelt, kann man darauf wetten, dass es auch an Kommunikation mangelt.
Teams, die einander nicht vertrauen, zeigen sich in der Regel durch eine Reihe von Verhaltensweisen, wie z.B.:
- Vermeiden Sie es, Zeit miteinander zu verbringen
- Sich nicht gegenseitig um Hilfe bitten
- Zu spät zu Meetings kommen
- Mangelnde Moral der Mitarbeiter
- Angenommene negative Absichten
Projektmanager können Vertrauen aufbauen, indem sie eine Kultur der Verletzlichkeit schaffen, in der es in Ordnung ist, Fragen zu stellen, ohne dafür bestraft zu werden, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen und, was am wichtigsten ist, indem sie Menschen belohnen, wenn sie ehrlich sind.
Ungelöste Fragen
Kontinuierliche Verbesserung kann nicht ohne laufende Kommunikation im Team erfolgen. Wenn dies der Fall ist, gibt es keinen Grund, warum es innerhalb des Teams ungelöste Probleme geben sollte. Konflikte zwischen Teammitgliedern sind normal und sollten erwartet werden, wenn Sie eine Mischung von Persönlichkeiten und Verhaltensweisen haben. Es ist jedoch nicht normal, dass ein Projektmanager dies ohne Lösung weitergehen lässt.
Es ist Ihre Aufgabe als oberste Führungskraft des Teams, für Ruhe und Ordnung zu sorgen und dafür, dass jeder gleichermaßen gehört wird. Ressentiments unter den Teammitgliedern können zu Leistungseinbußen führen, und Sie sollten in der Lage sein, diese Herausforderungen zu bewältigen, bevor es so weit kommt. Einige häufige Anzeichen dafür, dass Ihr Team Kommunikationsprobleme im Zusammenhang mit Konflikten hat, sind:
- Mitarbeiter verpassen Fristen oder erledigen Aufgaben nicht
- Es bilden sich Cliquen oder Untergruppen
- Klatsch und Tratsch findet am Rande statt
- Unterdurchschnittliche Qualität der Arbeit und schlechte Leistung
In einigen extremen Fällen kann es sogar zu Mobbing unter den Teammitgliedern kommen und an diesem Punkt ist Ihr Projekt in ernsten Schwierigkeiten. Lassen Sie nicht zu, dass Verhaltensweisen die Leistung beeinträchtigen. Sorgen Sie dafür, dass alle professionell arbeiten und sich wohl fühlen, wenn sie ihre Probleme offen und jederzeit mitteilen können.
Vermeiden Sie Gruppendenken
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Kommunikation im Team auch in die andere Richtung gehen kann. Wenn Teams sich zu sehr aneinander gewöhnen, anstatt unterschiedlich zu denken und Rollen zu beanspruchen, erfolgt die Kommunikation oft in Form des so genannten "Gruppendenkens".
Produktive Teams brauchen mehrere Perspektiven, und manchmal, wenn Teams ein wenig zu gut miteinander auskommen, verschwimmen die Rollen und eine effektive Teamkommunikation geht verloren. Wenn Probleme auftauchen, will niemand Wellen schlagen und jeder ist mit allem einverstanden, so dass im Grunde eine Echokammer entsteht. Um wieder auf den richtigen Weg zu kommen, müssen die Teams ihre festgelegten Rollen verstehen und sich gegenseitig herausfordern. Projektmanager können Teams dabei helfen, sich zu fokussieren, indem sie die Ziele jeder einzelnen Rolle überprüfen und überlegen, wie sie innerhalb der Gruppe am besten arbeiten können.
Ein erfolgreicher Projektmanager weiß, dass er sein Team nicht ignorieren darf, wenn es am meisten Hilfe braucht. Dies sollte nicht erst dann geschehen, wenn der Umsatz oder der Gewinn bereits einbricht, sondern schon viel früher. Ein dysfunktionales Team wird schon früh Anzeichen dafür zeigen, dass es nicht das Beste aus sich herausholt. Teammitglieder, die sich gegenseitig ignorieren, sich weigern, zusammenzuarbeiten oder ineffektiv kommunizieren, müssen sofort und unvoreingenommen von der Führung behandelt werden. Die Arbeitsbelastung sollte immer so gleichmäßig wie möglich sein, und der Projektleiter sollte dafür sorgen, dass jeder eine Stimme hat.
Umgekehrt sollte der Projektmanager auch dafür sorgen, dass das Team es sich nicht zu bequem macht und seine individuelle Rolle vergisst und in Gruppendenken verfällt. Wenn ein Projektmanager die Anzeichen frühzeitig erkennt, sollte es kein Problem sein, den Zug auf das richtige Gleis zu setzen, bevor es überhaupt zum Crash kommt.
