Was ist Risikomanagement bei Projekten?
Alle Projekte - unabhängig davon, ob sie relativ kurz und einfach oder lang und komplex sind - sind mit einem gewissen Risiko verbunden. Denn während viele Faktoren bekannt, etabliert und vorhersehbar sind, gibt es einige Aspekte und Variablen, die unbekannt oder iterativ sind (d.h. es wird im Laufe des Projekts mehr bekannt). Das Projektmanagement ist ein Ansatz, bei dem es darum geht, diese Risiken zu identifizieren, zu managen, abzumildern und manchmal sogar zu nutzen, um die Chancen auf einen Projekterfolg zu erhöhen.
Risikomanagement-Prozesse für Projekte
Nach dem Project Management Institute's Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixth Edition [2017]) gibt es sieben Prozesse für das Risikomanagement von Projekten
Risikomanagement für Projekte
der Prozess der Festlegung, wie die Risikomanagement-Aktivitäten in einem Projekt durchgeführt werden sollen.
Identifizierung von Risiken
den Prozess der Identifizierung und Dokumentation der einzelnen Projektrisiken sowie der Quellen des Gesamtprojektrisikos.
Qualitative Risikoanalyse
der Prozess der Kategorisierung und Priorisierung spezifischer Projektrisiken, um eine tiefere Analyse durchzuführen und die Wahrscheinlichkeit des Eintretens und der Auswirkungen (zusammen mit anderen relevanten Merkmalen) zu bewerten.
Quantitative Risikoanalyse
der Prozess der Zuweisung numerischer Werte für die kumulativen erwarteten Auswirkungen von Projektrisiken und anderen Quellen der Unsicherheit.
Planung von Reaktionen auf Risiken
der Prozess der Identifizierung von Möglichkeiten, der Festlegung von Strategien und der Erzielung eines Konsenses über die besten Wege zur Bewältigung von Projektrisiken (Einzel- und Gesamtrisiken).
Implementierung von Risikoreaktionen
den Prozess der Durchführung geplanter Risikoreaktionen.
Risiko überwachen
der Prozess der Risikobewertung, der Analyse neuer Risiken (einschließlich potenziell positiver Risiken) und der Evaluierung der Gesamteffektivität des Risikomanagements im gesamten Projekt.
Risikomanagement-Plan
Die gesamte risikobezogene Dokumentation, die durch diese Prozesse erstellt wird, bildet den gesamten Risikomanagementplan des Projekts. Es ist wichtig, dass neue Projektmanager begreifen, dass Risikomanagement eine ständige Aufgabe ist - keine einmalige Leistung.
So kann es beispielsweise während der Durchführung eines Projekts erforderlich sein, die Risikoidentifizierung zu überprüfen und Änderungen vorzunehmen, was wiederum andere Prozesse wie die qualitative und quantitative Risikoanalyse auslösen würde. Deshalb ist bei komplexen Projekten oder in Organisationen, die sich auf projektbezogene Initiativen konzentrieren (auch bekannt als projektorientierte Organisationen) oder in Umgebungen mit hoher Variabilität (z.B. Agiles Projektmanagement) kann das Risikomanagement eines Projekts von einer bestimmten Person oder Gruppe geleitet werden und muss nicht allein in der Verantwortung des Projektmanagers liegen.
Bewertung des Projektrisikomanagements
Normalerweise wird das Wort "Risiko" mit etwas Negativem assoziiert. Wir lesen und hören zum Beispiel von gesundheitlichen Risiken wie falscher Ernährung, von finanziellen Risiken wie schlechten Spar- und Ausgabegewohnheiten, von Risiken im Bereich der Cybersicherheit wie dem Versäumnis, unsere Online-Konten und -Geräte zu schützen, und so weiter.
Bei der Bewertung von Risiken im Projektmanagement ist es jedoch wichtig zu bedenken, dass nicht alle Risiken automatisch negativ sind. Einige können positiv sein und dazu beitragen, dass Projekte die Unternehmensziele erreichen. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, dass in einigen Monaten wichtige Spezialisten, die derzeit anderweitig eingesetzt sind, für ein neues Projekt zur Verfügung stehen. Dies wiederum würde es wahrscheinlich ermöglichen, das Projekt vor dem Zeitplan und unter dem Budget abzuschließen.
Auch wenn der Projektmanager (und andere Teammitglieder, die an der Bewertung des Projektrisikos beteiligt sind) realistischerweise nicht davon ausgehen kann, dass dies geschehen wird, sollten sie dennoch darauf vorbereitet sein, die Gelegenheit schnell zu ergreifen, falls sie eintritt.
Arten des Risikomanagements im Projektmanagement
Es gibt mehrere Arten (oder Ebenen) des Risikomanagements im Projektmanagement, und jede Art muss durch die oben beschriebenen Prozesse geregelt werden - andernfalls könnte die Gesundheit oder sogar das Überleben des Projekts gefährdet sein. Zu diesen Arten von Risiken gehören:
Einzelne Projektrisiken
dies sind Ereignisse oder Probleme, die sich negativ oder positiv auf die Projektziele auswirken würden, wenn sie eintreten.
Allgemeine Projektrisiken
dies sind Ereignisse oder Fragen, die sich negativ oder positiv auf das Projekt als Ganzes auswirken würden. Diese Risiken ergeben sich aus allen Quellen der Unsicherheit, einschließlich einzelner Projektrisiken.
Risiken der Variabilität
diese beziehen sich auf Ereignisse oder Themen, bei denen Unsicherheit bezüglich einer Schlüsselvariablen besteht. Einige Unternehmen verwenden Monte-Carlo-Analysen , um Variabilitätsrisiken anzugehen.
Mehrdeutigkeitsrisiken
Diese beziehen sich auf Ereignisse oder Fragen, bei denen Ungewissheit über die Zukunft besteht und die Auswirkungen auf die Fähigkeit eines Projekts haben könnten, seine Ziele zu erreichen.
Projekt-Resilienz-Risiken
Diese beziehen sich auf Ereignisse oder Probleme, die im Voraus einfach nicht realistisch bestimmt werden können, das Projekt aber dennoch zu größeren Änderungen zwingen. Aus diesem Grund werden die Risiken der Projektresilienz manchmal auch als "unknown unknowns" bezeichnet.
Beispiele für Risikomanagement in Projekten
Hier finden Sie einige Beispiele für die oben beschriebenen Arten des Projektrisikomanagements:
Beispiele für einzelne Projektrisiken
wichtige Projektmitarbeiter sind während eines bestimmten Zeitraums nicht verfügbar; die Anforderungen für eine bestimmte Softwarefunktion sind möglicherweise nicht vollständig definiert.
Beispiele für allgemeine Projektrisiken
Der NPS kann sinken und der Ruf auf dem Markt kann beschädigt werden; das Projekt kann 20% teurer werden als die ursprüngliche Kostenbasis.
Beispiele für Variabilitätsrisiken
Produktivität über oder unter dem Zielwert; unzeitgemäße Wetterbedingungen.
Beispiele für Ambiguitätsrisiken
künftige Entwicklungen und Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen; übermäßige systemische Komplexität eines Projekts.
Beispiele für Risiken der Projektresilienz
Pandemie; Terroranschläge.
Eine dieser Arten von Risiken - die Projektresilienz - lässt sich nicht im Voraus abschätzen. Daher ist es nicht möglich, sie proaktiv zu verwalten und abzumildern. Unternehmen sollten jedoch über Strategien, Richtlinien und Arbeitsabläufe verfügen, die sie in die Lage versetzen, in dem sehr seltenen - aber dennoch möglichen - Fall, dass ein Risiko für die Projektresilienz auftritt, umzuschwenken. Während beispielsweise Unternehmen aller Branchen und Sektoren von der Geschwindigkeit und Schwere der COVID-19-Pandemie schockiert waren, erging es denjenigen, die über die Kapazitäten und Systeme zur Anpassung verfügten, im Allgemeinen viel besser als denjenigen, die dies nicht taten.
Software für das Risikomanagement von Projekten
Risikobewertung und -kontrolle sind entscheidend für den Projekterfolg. Für Unternehmen ist es wichtig, eine leistungsstarke und dennoch einfach zu bedienende Software für das Risikomanagement von Projekten zu verwenden:
- Ist Cloud-basiert und kann sicher von jedem Gerät innerhalb oder außerhalb des Büros genutzt werden.
- Zentralisiert und organisiert die Risiken und Pläne zur Risikominderung direkt in den Projektansichten.
- Verfolgt, protokolliert und verwaltet alle Arten von Risiken und Problemen.
- Verwendet ein Risikoregister, um proaktiv eine Strategie zur Risikominderung zu entwickeln.
- Ermöglicht internen und externen Interessengruppen (z.B. Kunden, Sponsoren usw.), um in bestimmten Online-Arbeitsbereichen zusammenzuarbeiten und Dokumente auszutauschen, anstatt sie per E-Mail zu versenden.
Best Practices für das Risikomanagement im Projektmanagement
Teams und Organisationen werden ermutigt, die folgenden Best Practices für das Risikomanagement von Projekten zu übernehmen:
- Beginnen Sie mit dem Risikomanagementprozess so früh wie möglich.
- Erstellen Sie einen soliden, realistischen und vereinbarten Plan, wie Risiken während des gesamten Projekts identifiziert und überwacht werden sollen.
- Legen Sie bei der Identifizierung von Risiken fest, welches Teammitglied bzw. welche Teammitglieder für die Verfolgung der Risiken und die Berichterstattung darüber verantwortlich sein werden.
- Priorisieren Sie die Projektrisiken auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit und des Schweregrads, aber vernachlässigen Sie, wie oben beschrieben, nicht, auch potenziell positive Risiken einzubeziehen.
- Halten Sie die Kommunikationswege offen! Es ist wichtig, dass alle auf derselben Seite stehen und dieselben Ziele verfolgen.
- Wie bereits erwähnt, sollten Sie bewährte und hoch bewertete Software für das Risikomanagement verwenden.
Das letzte Wort zum Risikomanagement bei Projekten
Es gibt zwar viele Wege zum Projekterfolg, aber der gemeinsame Nenner aller Projekte, die die Ziellinie pünktlich und innerhalb des Budgets erreichen und alle Geschäftsziele verwirklichen, ist, dass sie ein starkes, effektives Risikomanagement aufweisen. Natürlich ist das Risikomanagement eines Projekts nicht der einzige Faktor. Aber sie ist sicherlich eine der wichtigsten, wenn es darum geht, zu entscheiden, ob ein Projekt zu einer inspirierenden Erfolgsgeschichte wird - oder zu einer entmutigenden abschreckenden Erzählung.
